8 Sai Lầm Khi Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Tổ Chức Sự Kiện Đòi Hỏi Bạn Phải Có Tầm Nhìn Tổng Quát Nhưng Đôi Khi Vẫn Mắc Phải Nhiều Sai Lầm Khi Lập Kế Hoạch Tổ Chức. Bizfly Sẽ Chia Sẻ Với Bạn Những Lỗi Thường Gặp Khi Xây Dựng Quy Trình Và Nội Dung Tổ Chức Sự Kiện Một Cách Chi Tiết Tỉ Mỉ.

Truyền Thông Sai Mục Đích Của Sự Kiện

Tùy Tính Chất Mỗi Sự Kiện Mà Mục Đích Có Thể Là Truyền Tải Thông Điệp, Giá Trị Thương Hiệu Của Doanh Nghiệp, Tổ Chức Sự Kiện Ra Mắt Sản Phẩm Mới, Kết Nối Khách Hàng Tiềm Năng Hay Gây Quỹ Từ Thiện... Dù Lý Do Nào Thì Mục Đích Của Sự Kiện Cần Phải Được Truyền Tải Chính Xác Và Nhất Quán Xuyên Suốt Toàn Bộ Sự Kiện. Việc Truyền Thông Sai Mục Đích Sự Kiện Là Một Sai Lầm Nghiêm Trọng, Gây Hiểu Nhầm Cho Khách Mời Và Ảnh Hưởng Đến Kết Quả Toàn Bộ Sự Kiện.

Truyền Thông Đúng Mục Đích Tạo Nên Thành Công Của Sự Kiện

Một điều cần nhớ khác là không nên tham lam khi muốn truyền đạt quá nhiều thông điệp cùng một lúc. Hành động này có thể gây ra sự rối loạn trong thông tin, làm cho mục đích chính của sự kiện trở nên mờ nhạt và không thể tạo ra ấn tượng sâu sắc trong tâm trí của khách mời.

Đọc thêm: Danh sách các mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết kèm theo phụ lục, việc thanh lý

Không biết cách tạo ra điểm nhấn cho sự kiện

Việc không tạo ra điểm nhấn cho sự kiện là một trong những sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Các tiết mục điểm nhấn hoặc khoảnh khắc chính trong sự kiện giúp làm cho không khí trở nên sôi động, để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khách hàng. Để tạo ra các khoảnh khắc đó, người tổ chức cần phải thật sự sáng tạo, và luôn điều chỉnh để phù hợp với ý tưởng chính của sự kiện.

Các tiết mục đặc biệt tạo ra ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời

Một sự kiện luôn cần một điểm nhấn đặc biệt, là điều quan trọng để thu hút sự chú ý của khán giả và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng họ.

Việc không chuẩn bị đội ghi âm, ghi hình trước sự kiện là một lỗi lầm đáng tiếc, dẫn đến việc thiếu đi sự chuyên nghiệp và không đạt được hiệu quả mong muốn.

Không kiểm soát được lượng khách mời có thể dẫn đến những rủi ro không đáng có trong tổ chức sự kiện, và điều này thường xảy ra khi người tổ chức thiếu kinh nghiệm.

Một sự kiện thành công cần có sự cân nhắc và kiểm soát cẩn thận về số lượng khách mời, đảm bảo rằng mọi điều chuẩn bị sẽ diễn ra một cách suôn sẻ.

Là người tổ chức, việc lên kế hoạch và yêu cầu khách mời xác nhận tham gia sự kiện là điều vô cùng quan trọng, giúp bạn kiểm soát được lượng khách tham dự và chuẩn bị kế hoạch phù hợp.

Việc không kiểm soát được số lượng khách mời có thể dẫn đến nhiều vấn đề bất ngờ xuất hiện trong sự kiện.

Điều này có thể dẫn đến tình trạng đông đúc hoặc vắng vẻ không mong muốn trong ngày sự kiện, gây ra nhiều vấn đề như thiếu thức ăn, không gian chật chội, không thoải mái cho khách tham dự...

Việc phân bổ thời gian không hợp lý là một sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch sự kiện.

Lập một bảng timeline theo thứ tự ưu tiên thực hiện từng công việc là cách hiệu quả để tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng.

Xác định mục tiêu của sự kiện và tập trung nguồn lực để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.

Việc không chú trọng đến MC của sự kiện có thể làm mất đi sự chuyên nghiệp và cuốn hút của chương trình.

Làm mới trong nghề tổ chức sự kiện thường gặp phải sai lầm này. Vai trò của MC trong một sự kiện rất quan trọng, họ là người truyền đạt thông điệp một cách súc tích, làm cho trải nghiệm của khách hàng trở nên tốt nhất.

MC là trái tim của sự kiện, họ truyền tải thông điệp đến khách mời.

Khi tổ chức sự kiện, không chỉ cần chú ý đến trang trí sân khấu mà còn cần tăng trải nghiệm cho khách hàng. MC là người cầu nối giữa chương trình, tạo ra trải nghiệm liền mạch và ấn tượng cho khách hàng.

Việc vượt quá ngân sách dự kiến là một sai lầm phổ biến khi tổ chức sự kiện. Đôi khi, quá mải mê với việc tạo trải nghiệm cho khách mời mà quên đi ngân sách. Sự kiện cần được kiểm soát trong ngân sách để đảm bảo lợi ích kinh tế nhưng vẫn đạt được mục tiêu.

Một sai lầm khác khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là chi tiêu quá mức. Đôi khi, sự quyết tâm trong việc tạo trải nghiệm cho khách mời có thể làm mất kiểm soát về ngân sách.

Lập kế hoạch tài chính, phân bổ ngân sách và dự trù chi phí tổ chức sự kiện là chìa khóa để kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Việc hiểu biết về công nghệ, âm thanh, ánh sáng là quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Đôi khi muốn tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp chỉ thuê thiết bị và tự vận hành trong sự kiện mà không hiểu biết sâu về công nghệ. Điều này có thể dẫn đến những sự cố không mong muốn.

Hy vọng danh sách các sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện đã chia sẻ sẽ giúp bạn tránh lặp lại những sai lầm của người khác và tạo ra một sự kiện thành công.

Sự kiện thành công bắt đầu từ việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách cẩn thận và hiệu quả, giúp gây ấn tượng sâu sắc với khách tham dự.