8 trong 10 công ty Đức vẫn sử dụng máy fax, theo nghiên cứu mới — nhưng, hmm, tại sao vậy nhỉ?

Trong thời đại của giao tiếp số, máy fax trở nên lỗi thời như việc sử dụng điện thoại quay số hoặc băng cassette. Hãy nghĩ về điều này: nếu một đồng nghiệp yêu cầu bạn fax một tài liệu, bạn có lẽ sẽ nhìn họ với ánh mắt ngạc nhiên. Nhưng ở Đức, máy fax vẫn chưa bị đưa vào sách lịch sử, theo nghiên cứu cho thấy.

Nhóm ủng hộ số Bitkom đã thăm dò ý kiến 505 công ty trên khắp đất nước và phát hiện rằng tới 82% trong số họ vẫn sử dụng máy fax. Đáng chú ý, một phần ba số người tham gia nghiên cứu cho biết họ sử dụng công nghệ 180 năm tuổi này "thường xuyên" hoặc "rất thường xuyên."

Mức độ sử dụng, tuy nhiên, đang dần giảm đi. Năm ngoái, nó chỉ còn 40%, giảm từ 62% vào năm 2018. Tương ứng, một nửa số công ty hiện nay chỉ gửi fax ít khi hoặc đôi khi, trong khi 16% đã dừng hoàn toàn. Theo Bitkom, dữ liệu này cho thấy rằng việc gửi fax đang — từ từ nhưng chắc chắn — đến hồi kết của nó trong thế giới kinh doanh.

Gửi fax hay không gửi fax?

Bất kể xu hướng giảm sử dụng, một câu hỏi vẫn còn: tại sao vẫn sử dụng máy fax — vượt xa thời kỳ hoàng kim của chúng — thay vì đơn giản là gửi email hoặc chia sẻ trên đám mây?

“Điều được đánh giá cao nhất ở máy fax cổ điển là trên hết là khả năng theo dõi rõ ràng xem điều gì đã được gửi,” nói Nils Britze, Giám đốc các quy trình kinh doanh số của Bitkom.

Britze chỉ ra một yếu tố khác nữa: “Sau khi một kênh giao tiếp đã được thiết lập, thì thường mất một thời gian trước khi nó hoàn toàn bị thay thế — ngay cả khi có phương tiện giao tiếp thoải mái và an toàn hơn đã xuất hiện.”

Từ góc độ kinh doanh, điều này dịch thành thách thức của quá trình số hóa. Theo nghiên cứu trước đó của Bitkom (nguồn), các công ty lớn cho rằng việc chuyển sang hoàn toàn số hóa dễ dàng hơn so với các công ty nhỏ có ít hơn 100 nhân viên. Cụ thể, 42% trong số các công ty lớn thăm dò ý kiến đã số hóa các quy trình kinh doanh của họ vào năm 2021, trong khi 94% các công ty nhỏ vẫn sử dụng giấy.

Từ góc độ cá nhân, việc trì hoãn việc thay thế máy fax đề cập đến điều mà Jonathan Coopersmith, Giáo sư Lịch sử tại Đại học Texas A&M, gọi là “quen thuộc quá mức.” Đó là, xu hướng của con người giữ vững cái quen thuộc, và lẽ ra, sự do dự của họ trước việc thay đổi công nghệ.

Vì vậy, có vẻ như việc gửi fax cổ điển vẫn còn một số năm tốt lành trước khi trở thành di tích của quá khứ — ít nhất là ở Đức.