Adam Savage về Danh sách, Danh sách Hơn nữa, và Sức Mạnh của Ô vuông kiểm tra

Khi tôi còn trẻ, nếu bạn bảo tôi tạo danh sách công việc trước khi bắt đầu một dự án, tôi đã từ chối ý tưởng đó ngay lập tức. Việc tạo danh sách là cái chết của sự sáng tạo! Tôi nghĩ nhiều người sáng tạo đều nhìn nhận về danh sách như vậy. Nhưng ở đây là điều: Chúng là một phần tự nhiên của bất kỳ dự án quy mô nào, và một danh sách hợp lý kết hợp với hệ thống ô vuông kiểm tra sẽ đưa ra trật tự ngay cả cho dự án phức tạp và hỗn loạn nhất.

Việc tạo ra những danh sách hữu ích đã là quá trình làm tốt suốt đời. Quá trình bắt đầu sớm, với sức mạnh thô bạo của sự hăng hái trẻ trung, tôi thu thập càng nhiều thông tin về một chủ đề cụ thể càng tốt. Khi tôi lớn lên một chút, tôi thêm một lớp tinh tế quý giá vào việc làm danh sách của mình nhờ vào vài năm làm việc trong lĩnh vực thiết kế đồ họa. Công việc của thiết kế đồ họa là truyền đạt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Nếu tôi muốn danh sách của mình cung cấp thông tin tôi cần, khi tôi cần, và không làm cho tôi bị áp đảo trong quá trình đó, thì chúng cần phải rõ ràng và ngắn gọn.

Thiết kế đồ họa giúp tôi tập trung vào danh sách theo dạng đại ý và dưới dạng sơ đồ với hình ảnh tham chiếu để dọn dẹp mớ hỗn độn của những xu hướng tạo danh sách sơ bộ của tôi trước đây. Đừng hiểu lầm, những danh sách lộn xộn đầu tiên đó vẫn hữu ích, vì bất kỳ danh sách nào cũng tốt hơn là không có danh sách nào. Nhưng chúng càng sạch sẽ, chúng càng tốt, và tôi trở nên hiệu quả hơn. Sau đó, vào năm 1998, tôi gia nhập Industrial Light & Magic để làm người làm mô hình cho Star Wars: Episode I—The Phantom Menace, và cách tôi tạo danh sách đã bước lên một tầm cao mới. Tôi khám phá ô vuông kiểm tra.

Khi tôi đến ILM, ô vuông kiểm tra đã là một phần của thực hành tổ chức. Một ngày nào đó, ở giai đoạn đầu làm việc của tôi, tôi nhìn qua vai ông chủ tôi, Brian Gernand, khi ông ấy xem danh sách công việc của mình cho tôi ngày hôm đó. Bên cạnh mỗi mục trong danh sách, ở phía bên trái, ông ấy đã vẽ những hộp nhỏ. Một số hộp trống, một số đã tô màu, những cái khác chỉ được tô một phần. Tôi hỏi ông về nó khi chúng tôi kết thúc và ông giải thích nó rất đơn giản:

• Nếu một công việc đã hoàn thành, ông tô màu vào hộp tương ứng trong danh sách.
• Nếu một công việc đã hoàn thành một nửa hoặc hầu hết, ông tô màu một nửa ô vuông kiểm tra theo đường chéo.
• Nếu một công việc chưa bắt đầu hoặc tiến triển có thể đo được chưa đạt được, ông để hộp đó trống.

Brian là một trong những giám đốc giỏi nhất mà tôi từng làm việc. Tôi đã thấy ông quản lý từ một nửa đến hàng trăm người làm mô hình trong cửa hàng mô hình ILM. Trong một dự án lớn như một bộ phim, mỗi người làm mô hình đều làm việc theo danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần và đôi khi là hàng tháng, trong thời gian sản xuất kéo dài đôi khi lên đến một vài năm. Số lượng chi tiết nhỏ được ghi lại trong những danh sách đó là khổng lồ. Trong một bức tranh Star Wars, nó thậm chí còn to lớn hơn. Dễ thấy rằng một giám đốc như Brian, người có công việc là giám sát tất cả những điều đó, có thể chìm đắm trong chi tiết. Và tuy nhiên, kỹ thuật ô vuông kiểm tra ba phần này cho phép ông ấy nhìn thấy ngay lập tức ông ấy đang ở đâu trong bất kỳ dự án nào, tại bất kỳ thời điểm nào, vào bất kỳ ngày nào.

Sự thanh lịch và hiệu quả của hệ thống lập kế hoạch này khiến tôi kinh ngạc, đặc biệt là khi đánh giá tình trạng của một dự án khi nó đi xa hơn. Giá trị của một danh sách là nó giúp bạn suy nghĩ sáng tạo hơn, bằng cách xác định phạm vi và quy mô của một dự án cho bạn trên trang, để não của bạn không cần phải giữ lại quá nhiều thông tin. Điều đẹp đẽ của ô vuông kiểm tra là nó làm điều tương tự đối với tiến triển, cho phép bạn theo dõi tình trạng của dự án mà không cần phải theo dõi tất cả trong tâm trí.

Tôi ngay lập tức tích hợp ô đánh dấu vào quy trình làm việc của mình và điều đó đã thay đổi cách làm việc của tôi tại ILM ngay lập tức. Mỗi ngày từ đó, tôi sẽ tạo một danh sách mới với những mục tiêu kèm theo ô đánh dấu, đồng thời luôn theo dõi cách mục tiêu của ngày đó phù hợp với bức tranh lớn hơn. Tôi tạo danh sách mục tiêu của ngày đó bằng cách nhìn vào danh sách của ngày hôm qua và chỉ chuyển những mục chưa bắt đầu hoặc đã thực hiện một phần sang danh sách của ngày hôm nay. Đó là một cách tuyệt vời giúp tôi hiểu rõ về ngày, tuần, tháng và công việc của mình nói chung. Thực tế, tôi nổi tiếng với việc theo dõi tiến triển của mình thông qua danh sách đến mức mở ra cho tôi những trò đùa đôi khi từ đồng nghiệp. Buổi sáng, khi tôi vào cửa hàng, sẵn sàng tạo danh sách công việc cho ngày, chỉ để phát hiện những mục 'chưa hoàn thành' được thêm vào danh sách của ngày hôm trước: 'Mua bữa trưa cho Mike Lynch'; 'Cho Brian G $10'. Har har.

Sức mạnh và quan trọng của ô đánh dấu đối với tôi không thể được nhấn mạnh quá. Một mặt, nó nói đến sự hoàn thiện trong tôi. Phần tốt nhất của việc tạo danh sách là, bạn đoán đúng rồi, là đánh dấu chéo những điều đó. Nhưng khi bạn đánh dấu chúng một cách vật lý, như với bút, bạn có thể làm cho chúng khó đọc hơn, điều này phá hủy giá trị thông tin của chúng ngoài dự án đó và, ít nhất đối với tôi, làm cho mọi thứ trở nên chưa hoàn chỉnh. Ô đánh dấu cho phép tôi đánh dấu một cái gì đó trong danh sách của mình, nhìn rõ ràng rằng tôi đã đánh dấu nó, và đồng thời giữ lại tất cả thông tin của nó mà không tăng thêm gánh nặng nhận thức khi đọc danh sách.

Ô đánh dấu cũng giải quyết một số mất cân đối có trong cách tiếp cận vật lý của tôi đối với sự sáng tạo. Trong tâm trí tôi, một danh sách là cách tôi mô tả và hiểu khối lượng của một dự án, kích thước tổng thể và trọng lượng nó chiếm trong thế giới, nhưng ô đánh dấu cũng có thể mô tả đà của dự án. Và đà là chìa khóa để hoàn thành bất cứ điều gì.

Đà không chỉ là vật lý, mà còn là tâm lý, và đối với tôi nó còn là cảm xúc. Tôi thu được nhiều năng lượng từ việc nhìn vào một loạt các ô đánh dấu được tô màu ở phía bên trái của một danh sách, đến mức tôi đã được biết đến thêm những việc tôi đã làm để thêm vào danh sách, chỉ để có thêm nhiều ô đánh dấu tối hơn là trống. Cảm giác tiến triển làm cho tôi luôn hăng hái tiếp tục công việc cơ bản, nhàm chán cũng như các dự án lớn có vẻ như sẽ không bao giờ kết thúc — và có rất nhiều trong thời gian của tôi tại Industrial Light & Magic. Từ cần cẩu có chiều cao sáu feet, to lớn như một tòa nhà cho một quảng cáo ngân hàng mà bao gồm 80 giờ cắt laser và tuần lắp ráp để truyền đạt quy mô không thể tin được của nó, đến việc xây dựng một trạm đậu Thermian cho Galaxy Quest bao gồm hàng trăm cửa sổ sáng sau, mỗi cái có một tấm nhỏ của Thermians đằng sau.

Có điều gì đó không chỉ là việc bắt kịp và điều khiển đà trong một dự án, mà còn là việc xây dựng thêm nó, giữ cho tôi luôn đua về cửa hàng của mình mỗi sáng, ngày sau ngày, với đôi chân đặt chặt trên mặt đất, và tâm trí cũng như dự án của tôi hướng về hướng đúng. Nghe có vẻ buồn cười khi nói, nhưng tôi đã tự rèn mình thành máy propaganda đà của chính mình theo cách đó. Đó là điều mà mọi người làm nghệ nhân nên học cách kích hoạt cho chính họ, tôi nghĩ, vì bạn không thể dựa vào nguồn động viên bên ngoài khi bạn gặp vấn đề với một dự án, hoặc bạn đang trong những ngày giữa chừng chết. Bạn sẽ cần tạo ra động lực của chính mình để tiếp tục, và đà mà phát sinh từ một danh sách có nhiều ô được điền hơn có thể là thứ chất xúc tác cho ngọn lửa của bạn.

Cách Tôi Tạo Danh Sách

Có một tục ngữ Haiti nổi tiếng về vượt qua các trở ngại: Phía sau núi, lại là núi. Người ta có thể dễ dàng áp dụng sự khôn ngoan đó vào việc làm: Trong mỗi danh sách, lại có thêm danh sách. Điều này đúng cho mọi dự án, từ đơn giản nhất đến phức tạp nhất. Điều này đặt ra một câu hỏi quan trọng đối với nhiều nghệ nhân khi công việc của họ trở nên phambitious hơn. Nếu một danh sách được thiết kế để kiểm soát dự án của bạn, làm thế nào bạn có thể kiểm soát một danh sách có thể được chia thành càng sâu và sâu không ngừng? Sau một đời cố gắng để làm cho con ngựa hoang này và đưa nó vào chuồng, đây là điều tôi đã nghĩ ra.

Bước 1: Dồn Óc

Phương pháp tạo danh sách của tôi không phải là tạo một danh sách duy nhất cho mỗi dự án, mà là tạo một loạt các danh sách giúp tôi xác định nó khi nó tiến triển. Loạt đầu tiên là quá trình làm rõ khi tôi bắt đầu hiểu rõ quy mô của dự án phía trước. Quá trình hiểu rõ toàn bộ bắt đầu với một đống thông tin lớn. Tôi sẽ ngồi tại bàn làm việc ở nhà hoặc bàn làm việc tại cửa hàng và viết ra tất cả mọi thứ ngay từ đầu, một cách ngẫu nhiên. Bất cứ điều gì tôi có thể nghĩ đến, thậm chí liên quan một cách gián tiếp đến dự án, đều được ghi vào trang giấy. Đó là một danh sách lộn xộn, và đó là mục tiêu.

Lần đầu tiên làm bất kỳ điều gì luôn sẽ là một mớ hỗn độn khó hiểu. Nhà làm phim thiên tài Andrew Stanton, người đồng sáng tác cho các bộ phim Toy Story và Monsters, Inc. và đạo diễn cả Finding Nemo và Finding Dory cho Pixar, đã nói với tôi về lần đầu tiên làm danh sách các thành phần của một dự án. Anh ấy đã tư vấn với một nhóm gần đây, và họ đang làm việc ở giai đoạn sớm của một dự án khi anh ấy nói với họ, “Chúng ta có thể đồng ý ngay bây giờ, điều này sẽ là một thất bại? Bất kỳ điều gì chúng ta đang nói về bây giờ, dù chúng ta có phấn khích đến đâu, hãy đơn giản nhất hiểu rằng nó sẽ là một mớ hỗn độn.” Họ bị sốc, tự hỏi liệu anh ấy có đang mỉa mai dự án chính mình không. Anh ấy giải thích rằng không, anh ấy chỉ muốn cho họ biết rằng trong một dự án với bất kỳ độ phức tạp nào, giai đoạn sớm sẽ không giống chút nào so với giai đoạn sau, và anh ấy muốn giảm áp lực cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm có thể đã nghĩ rằng chất lượng là mục tiêu ở giai đoạn sớm.

Điều này cũng áp dụng cho bất kỳ dự án làm nghệ thuật nào. Mark Frauenfelder, biên tập sáng lập trưởng của tạp chí Make, khẳng định rằng “bạn phải thực hiện ít nhất sáu phiên bản, tối thiểu, của bất kỳ dự án nào trước khi nó trở nên đủ tốt để chia sẻ với người khác.” Phiên bản đầu tiên đó, cái mà tôi gọi là dồn óc, Mark gọi là “những thứ nhanh và bẩn.”

Dưới đây là cái mà những thứ nhanh và bẩn trong đống thông tin của tôi có thể trông giống như nếu chúng ta đang tạo, ví dụ, một súng tia:

Đây chủ yếu là một danh sách hy sinh, vì không có một sắp xếp bao quát, hoặc sự nhận ra về nhiều thành phần trong mỗi mục trên danh sách, nó luôn sẽ là một mớ lộn xộn, không đầy đủ. Giống như điều đang xảy ra trong đầu tôi. Nhìn vào danh sách dồn óc như thế này mang lại cho tôi cảm giác giống như khi tôi đã đi xa và con cái tôi đã ở nhà, và lần đầu tiên tôi bước vào nhà bếp. Đó là một khu vực thảm họa. Nó không phải là không khả thi, tôi biết điều gì cần phải làm, nhưng nhìn vào tổng thể công việc trước mặt tôi... Tôi bị áp đảo bởi sự lớn lao của nó. Dồn óc vẫn là một danh sách hữu ích, đừng hiểu lầm, chỉ không phải ở dạng hiện tại của nó. Nó đơn giản chỉ là bước đầu tiên của quy trình.

Bước 2: Nhóm Lớn

Bước 2 là để lấy danh sách khổng lồ đó và bắt đầu chia nó thành các phần quản lý được. Nhìn vào danh sách dồn óc cho súng tia của chúng ta, tôi đã có thể thấy có một số danh mục rộng để tách ra và sau đó phân chia: súng, hộp đựng, ốp đựng, để kể vài. Vì vậy bây giờ, ngay sau khi viết ra toàn bộ danh sách dồn óc, tôi bắt đầu viết lại nó, lần này theo hình thức đề cương hơn.

Bước 3: Các Phần Trung Bình

Với những phần lớn đã được xếp ra và sơ bộ liệt kê, tôi sắp xếp lại các thành phần thành các phần trung bình theo từng phụ loại. Hãy xem xét phần lớp đầu “Súng”, ví dụ. Tôi có thể thấy ngay bây giờ, sau khi nó đã được phân chia, có ba phụ loại chính mà những nhiệm vụ riêng lẻ này có thể được nhóm lại. Có (1) chính thân súng, (2) các linh kiện điện tử đi vào nó, và (3) đồ họa xung quanh nó.

Đây là nơi mà quy mô thực sự của dự án bắt đầu hiện rõ. Đây cũng là nơi tôi bắt đầu cảm thấy sự thoải mái khiến tôi, khi những điều lộn xộn không rõ ràng mà tôi bắt đầu, nó bắt đầu hợp nhất thành một thứ tự, một quy trình rõ ràng. Tôi làm điều này không chỉ với các dự án xây dựng. Tôi đã làm điều này với cuốn sách này, tôi làm điều này với những thứ như chuyển nhà, tổ chức bữa tiệc, và gửi quà. Tôi thấy việc tạo danh sách là một trong những phương pháp giảm căng thăng tốt nhất ngoài thiền định. Tuy nhiên, hãy cẩn thận, việc liệt kê chi tiết danh sách có rủi ro trở thành một quy trình tự duy trì: Càng nhiều mục bạn nghĩ ra, càng nhiều mục mới sẽ xuất hiện trong đầu bạn. Bạn có thể mất cả cuộc đời mình trong những danh sách này, làm cho chúng trở nên càng chi tiết hơn, nên ở một giai đoạn nào đó là lúc bắt đầu thôi thúc.

Bước 4: Bắt Đầu

Tôi hầu như không bao giờ bắt đầu từ đầu. Thường tôi xem xét danh sách đã được phân loại theo phụ loại và tìm kiếm vấn đề khó nhất. Vấn đề thực sự khó khăn. Vấn đề mà ở đó, tôi gặp khó khăn nhất khi tưởng tượng ra một giải pháp ngay từ cái nhìn đầu tiên. Một khi tôi tìm thấy nó — trong trường hợp của súng tia có lẽ sẽ là quá trình chế tạo của ống ngắm — đó là nơi tôi bắt đầu. Tôi làm điều này vì ba lý do: (1) Tôi không muốn bị bắt gặp ở cuối một dự án với việc giải quyết vấn đề không mong đợi mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến; (2) một khi tôi đã giải quyết vấn đề khó khăn, tôi đã xây dựng được nhiều đà, và tôi đã hạ gục con quái vật có thể giết chết đà của tôi sau này; và (3) Tôi thích trượt đến đích với những công việc dễ dàng. Đó là một trong những cách tôi quản lý căng thẳng của một dự án. Đặt những công việc khó khăn ra khỏi đường trước, sau đó hình ảnh của tất cả những ô đánh dấu trống rỗng trở nên ít đe doạ hơn, vì các công việc trở nên dễ dàng hơn và các ô đánh dấu được điền vào nhanh chóng.

Bước 5. Tạo Thêm Danh Sách

Sau khi bạn đã tạo danh sách chính được nhóm, và bạn đã bắt đầu quá trình tạo ra, bạn chưa xong với việc tạo danh sách. Bạn chỉ ở đầu đường. Khi bạn tiến đi, các vấn đề mới sẽ nảy sinh và danh sách mới sẽ trở nên cần thiết để giải quyết chúng. Thêm vào đó, loại bỏ, và chi tiết mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến sẽ xuất hiện. Làm thế nào bạn đối phó với chúng? Đúng, nhiều và nhiều danh sách hơn nữa.

Tôi tạo danh sách hầu hết mọi ngày cho mỗi dự án mà tôi đang làm việc. Khi tôi tiến qua ngày xây dựng ống ngắm của mình, tôi tiếp tục đánh dấu từng mục theo lượt, và khi danh sách ô đánh dấu bắt đầu có màu sắc, tôi có thể nhìn thấy, dưới một hình thức vật lý, đồ họa, tôi đang làm thế nào.

Luôn luôn sẽ có những điều trên danh sách mà tôi không thể hoàn thành trong ngày, tất nhiên. Sẽ có các mục mà tôi không thể bắt đầu làm cho đến khi các mục khác đã được hoàn thành. Đó là bản chất của một dự án phức tạp. Nhiều phần thường phụ thuộc vào các phần khác. Một danh sách kiểm tra hoàn chỉnh, chi tiết cho từng thành phần giúp bạn nhìn thấy những mối quan hệ đó rõ ràng. Nó giúp bạn hình dung đà của dự án trong khi đồng thời làm nhiệm vụ ngăn chặn sự thất vọng.

Bước 6: Đặt Nó Xa Một Chút

Toàn bộ quá trình tạo danh sách mà tôi đã mô tả cho đến nay đều liên quan đến quản lý dự án và đo lường và đà. Nhưng còn một danh sách nữa mà tôi thường xuyên tạo ra và đặt riêng cho những điều đó. Đó là danh sách tôi dành cho khi tôi không ở gần một cửa hàng hoặc bất kỳ công cụ đều quen thuộc của mình — một điều rất phổ biến ngày nay. Tôi thường tạo ra loại danh sách này trên máy bay, và trong phòng xanh, hoặc quán cà phê. Đó là danh sách mà tôi tạo ra khi tôi bỏ một dự án.

Tôi thường xuyên bỏ rơi dự án, vì nhiều lý do khác nhau. Cuộc sống, du lịch, chương trình truyền hình, những dự án quan trọng hơn — có nhiều lý do mà tôi sẽ đặt một số dự án vào kệ. Không phải là vĩnh viễn, nhưng chúng sẽ nằm im lì trong khoảng thời gian từ vài ngày đến đôi khi là vài năm. Trong những trường hợp đó, tôi thấy làm một danh sách về chính xác tôi đứng ở đâu với dự án cụ thể đó: tôi đã làm được gì; tôi đang kế hoạch làm gì tiếp theo; cái gì cần cho các bước tiếp theo. Ô đánh dấu ở đây quan trọng vô cùng, đặc biệt là khi tôi sẵn sàng quay lại với một dự án. Tôi muốn cảm thấy như mình đã đạt được tiến triển có ý nghĩa trước khi thử nghiệm lần thứ hai cái gì đó, và việc nhìn thấy tất cả những ô đánh dấu có màu thực sự giúp ích rất nhiều.

Có lẽ đó là đặc điểm lớn nhất của ô chọn và việc làm danh sách, bởi vì sẽ có những dự án dễ dàng và những dự án khó khăn. Với mỗi dự án, sẽ có những ngày dễ dàng và những ngày khó khăn. Mỗi ngày, sẽ có những vấn đề có vẻ giải quyết mình và những vấn đề đẩy bạn xuống cầu thang và lấy đi tiền trưa của bạn. Tiến triển như một người tạo ra nghệ thuật luôn đồng nghĩa với việc tự đẩy mình qua những thứ làm giảm đà đó. Một danh sách được làm tốt có thể là chiếc góc bạn cần để đẩy bóng và các ô chọn là những nơi đặt chân cho bạn để có độ bám bạn cần để tiếp tục đẩy bóng đó và xây dựng đà đến khi hoàn thành.

Từ Cuốn Sách Mỗi Công Cụ Là Một Cái Búa của Adam Savage. Bản quyền © 2019 bởi Adam Savage. Được tái in theo sự cho phép của Atria Books, một Phần của Simon & Schuster, Inc.

Khi bạn mua một sản phẩm bằng cách sử dụng các liên kết bán lẻ trong câu chuyện của chúng tôi, chúng tôi có thể kiếm được một khoản hoa hồng liên kết nhỏ. Đọc thêm về cách điều này hoạt động.

Những Câu Chuyện Tuyệt Vời Hơn Nữa Từ MYTOUR

• “Những bức tường thường thất bại; chúng mang lại những hậu quả không mong muốn”
• Làm thế nào nếu điều hòa không khí có thể giúp cứu (không phải phá hủy) hành tinh?
• Mẹo chuyên gia để mua sắm an toàn trên Amazon
• “Nếu bạn muốn giết ai đó, chúng tôi là những người đúng”
• Kitty Hawk, ô tô bay, và những thách thức của việc “điều hướng 3D”
• 🏃🏽‍♀️ Muốn có những công cụ tốt nhất để trở nên khỏe mạnh? Kiểm tra các lựa chọn của đội ngũ Gear chúng tôi cho các thiết bị theo dõi sức khỏe tốt nhất, trang thiết bị chạy bộ (bao gồm giày và tất chạy bộ), và tai nghe tốt nhất.
• 📩 Nhận thêm nhiều thông tin nội bộ hơn nữa với bản tin hàng tuần của chúng tôi, Backchannel