Agenda là gì? Bí quyết để thực hiện một Agenda hiệu quả

Agenda là gì? Có thể bạn đã nghe đến thuật ngữ Agenda trong các chương trình truyền hình, nhưng chưa hẳn hiểu rõ ý nghĩa của nó. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về Agenda trong bài viết dưới đây của Mytour để không gặp khó khăn khi cần chuẩn bị Agenda cho cuộc họp hay sự kiện của công ty.

Agenda là gì?

Agenda là gì? Đây là thuật ngữ chỉ chương trình nghị sự (hoặc chương trình làm việc). Trong một số ngữ cảnh khác, agenda cũng có thể chỉ đến nhật ký công tác. Cụ thể, chương trình nghị sự là danh sách các công việc cần làm, được sắp xếp theo thứ tự thực hiện, chẳng hạn như các công việc cần giải quyết trong một cuộc họp hay các nhiệm vụ trong một chương trình công tác,...

Hướng dẫn cách soạn lịch trình cuộc họp (Agenda)

Trước khi tổ chức một cuộc họp, sự kiện hay chương trình, việc chuẩn bị một agenda chi tiết là điều cần thiết để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ. Dưới đây là một số bước quan trọng để giúp bạn chuẩn bị agenda một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:

Thu thập thông tin trước khi lập kế hoạch

Để tạo ra một kịch bản chương trình đúng đắn, phù hợp với ngữ cảnh, bước nghiên cứu thông tin là vô cùng quan trọng. Nắm bắt chính xác các thông tin về sự kiện sẽ giúp kịch bản mang lại ý nghĩa rõ ràng, truyền tải đúng mục đích của chương trình. Điều này sẽ góp phần vào sự thành công của sự kiện hoặc cuộc họp.

Để xác định nội dung kịch bản, bạn cần trả lời những câu hỏi sau đây:

• What: Thông điệp chính của sự kiện là gì?
• Who: Đối tượng tham gia của sự kiện là ai?
• Where: Địa điểm tổ chức sự kiện là ở đâu?
• When: Thời gian diễn ra sự kiện là khi nào?
• Why: Lý do tổ chức sự kiện là gì?
• How: Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào?

Phân loại các loại kịch bản

Kịch bản có thể được chia thành nhiều loại, nhưng nhìn chung có thể phân loại theo những nhóm chính như sau:

Phân loại theo loại hình chương trình

Mỗi loại hình chương trình đều có những đặc điểm và mục tiêu riêng biệt. Ví dụ, chương trình họp báo ra mắt sản phẩm sẽ khác với sự kiện khởi động chiến dịch kinh doanh, hay lễ khai trương khác với hội nghị tri ân khách hàng. Các sự kiện kỷ niệm 5, 10, 20 năm cũng có tính chất riêng biệt.

Phân loại theo mục đích sử dụng

Ngoài việc phân loại theo loại hình chương trình, mục đích sử dụng cũng là yếu tố quan trọng để phân chia các agenda, cụ thể như sau:

• Kịch bản sự kiện tổng quan: Đây là mẫu kịch bản bao quát toàn bộ thông tin của một chương trình sự kiện, bao gồm nội dung chính, thời gian cụ thể và người phụ trách. Người tổ chức sẽ dùng mẫu kịch bản này để giám sát và điều phối toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.
• Kịch bản kỹ thuật âm thanh, ánh sáng: Mẫu kịch bản này dành cho đội ngũ kỹ thuật viên xử lý ánh sáng và âm thanh. Mục đích là giúp đội ngũ nắm bắt quy trình tổ chức sự kiện và điều chỉnh âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp với từng giai đoạn của chương trình.
• Kịch bản dành cho MC: Đây là kịch bản dành cho người dẫn chương trình (MC). Nội dung kịch bản cần phải có lối viết mượt mà, trang trọng và lịch sự, giúp MC thể hiện vai trò dẫn dắt sự kiện một cách chuyên nghiệp.

5 lưu ý để xây dựng một Agenda hiệu quả

• Cấu trúc kịch bản cần bao gồm 3 phần cơ bản: Mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc
• Kịch bản phải đảm bảo đầy đủ thông tin của chương trình, làm nổi bật thông điệp, chủ đề và mục tiêu mà chương trình muốn truyền tải
• Thời gian chương trình cần được tính toán hợp lý: Sự kiện không nên quá dài để tránh gây nhàm chán cho khách mời, nhưng cũng không được quá ngắn để tránh thiếu sót trong việc truyền tải thông điệp
• Kịch bản cần có sự logic rõ ràng: Mỗi phần trong kịch bản cần được sắp xếp hợp lý, liên kết chặt chẽ, tạo ra sự liền mạch trong suốt chương trình
• Sự kiện cần có điểm nhấn đặc biệt: Những yếu tố nổi bật trong sự kiện sẽ giúp khách mời ấn tượng và nhớ lâu hơn về chương trình.

Cấu trúc chuẩn của một Agenda

Tiêu đề cuộc họp

Một tiêu đề hiệu quả là tiêu đề có thể cung cấp đầy đủ thông tin mà người đọc đang tìm kiếm. Mặc dù tiêu đề có thể không cần phải quá cầu kỳ, nhưng nó cần phải đáp ứng hai yếu tố quan trọng sau đây:

• Chương trình nghị sự, cuộc họp này là gì?
• Mục đích của chương trình hoặc cuộc họp này là gì?

Những điều cần lưu ý khi đặt tên tiêu đề cuộc họp:

• Tiêu đề nên được đặt ở đầu văn bản, ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh được nội dung sự kiện. Ví dụ: Agenda cuộc họp, Hoạt động hỗ trợ cộng đồng 2022,...
• Chọn font chữ dễ đọc, rõ ràng và có kích thước lớn hơn so với phần nội dung chính của kịch bản.
• Màu sắc của chữ nên phù hợp với logo công ty, không nên sử dụng quá 3 màu trong một agenda để tránh gây rối mắt cho người đọc. Màu sắc và định dạng bảng biểu trong agenda cần được sử dụng một cách nhất quán để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự

Phần này cần được trình bày ngay dưới tiêu đề. Hãy ghi rõ ngày, tháng, năm tổ chức chương trình/cuộc họp. Bên cạnh thời gian, địa điểm cũng cần được xác định cụ thể, tránh chỉ ghi tên công ty. Ví dụ: Phòng họp số 4, tầng 3, tòa nhà A.

Nội dung chi tiết của chương trình

Nội dung chương trình cần được phân bổ thành các mục rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự thời gian hợp lý. Những hoạt động quan trọng nên được đưa vào đầu chương trình vì đó là lúc khách mời tập trung nhiều nhất, càng về sau sự chú ý sẽ giảm dần.

Thêm một cột ghi rõ người phụ trách để dễ dàng theo dõi và đảm bảo các trách nhiệm trong chương trình được thực hiện tốt hơn

Ngoài ra, việc ước tính thời gian cho từng phần trong chương trình là rất quan trọng. Cần tính toán thời gian cho các phần như giới thiệu, trả lời câu hỏi, và giải quyết các ý kiến trái chiều (nếu có). Dự đoán thời gian trước giúp người điều hành chương trình phân bổ hợp lý, từ đó giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Các cụm từ phổ biến trong Agenda

Agenda sự kiện

Cụm từ này rất quen thuộc trong các sự kiện và cuộc họp. Vậy Agenda sự kiện là gì? Đây là kế hoạch hoặc chương trình chi tiết của một sự kiện, hay còn gọi là Agenda cho sự kiện đó.

Agenda chính trị

Khái niệm này chủ yếu được dùng trong lĩnh vực chính trị, chỉ các cuộc họp, cuộc thảo luận liên quan đến chính trị.

Thiết lập agenda

Khái niệm này ám chỉ việc xây dựng các kế hoạch hoặc chương trình nghị sự, có thể hiểu đơn giản là lập kế hoạch để thực hiện chương trình.

Nhật ký của tôi

My agenda có thể dịch là ‘nhật ký cá nhân’. Đây là khái niệm quen thuộc, đề cập đến nhật ký ghi chép công việc hoặc cuộc sống hàng ngày.

Agenda bí mật

‘Agenda bí mật’ là thuật ngữ chỉ các cuộc họp nội bộ trong công ty, nơi thảo luận các chiến lược hoặc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề quan trọng. Những cuộc họp này thường xoay quanh các vấn đề như hoạt động kinh doanh, nghiên cứu thị trường và báo cáo tài chính.

Phân biệt giữa Agenda và các thuật ngữ tương tự

Agenda và Lịch trình

Agenda và Lịch trình (Schedule) đều chỉ các công việc cần làm trong một khung thời gian cụ thể, và trong một số trường hợp, chúng có thể hoán đổi cho nhau.

Dù có ý nghĩa tương đồng, nhưng Agenda và Schedule vẫn có sự khác biệt. Có thể phân biệt như sau:

• Agenda dùng để chỉ lịch trình cho một sự kiện lớn với sự tham gia của nhiều người, chẳng hạn như hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, hay cuộc họp.
• Schedule cũng là lịch trình, nhưng thường áp dụng cho những kế hoạch dài hạn hoặc cá nhân, ví dụ như lịch làm việc hằng ngày, lịch học của học sinh, hay kế hoạch thực hiện một dự án.

Agenda và Nhật ký (Diary) có sự khác biệt rõ rệt, mỗi thuật ngữ mang một ý nghĩa riêng biệt trong việc quản lý thời gian và ghi chép.

Agenda là kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hoặc chương trình, trong khi Diary thường được hiểu là nhật ký cá nhân, nơi bạn ghi lại những sự kiện, suy nghĩ vào từng ngày, tháng, năm.

Agenda và Lịch trình (Timetable)

Mặc dù Agenda và Timetable đều liên quan đến việc lên kế hoạch cho các hoạt động trong một khoảng thời gian, nhưng chúng có sự khác biệt nhỏ. Agenda tập trung vào nội dung của các hoạt động trong khi Timetable lại chú trọng vào thời gian chính xác của các hoạt động đó.

Những mẫu Agenda nổi bật và hiệu quả

Mẫu kế hoạch chương trình họp báo

KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP BÁO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI

• Địa điểm: …
• Thời gian dự kiến: Từ 09:00 – 11:00, ngày… tháng… năm 2022

Mẫu kịch bản chương trình họp lớp truyền thống

KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP LỚP KHÓA …

• Địa điểm: …
• Thời gian dự kiến: Từ 11:00 – 14:45, ngày… tháng… năm 2022

Ví dụ thực tế một số mẫu Agenda phổ biến

Mẫu 1: Lịch trình kỳ thi Toán năm 2019 tại Hà Nội

Mẫu 2: Lịch trình chương trình đào tạo phần mềm EDGE

Mẫu 3: Lịch trình hội nghị kết nối doanh nghiệp trong ngành nông sản, đường sắt và hàng không

Mỗi loại chương trình sẽ có những đặc trưng và mục tiêu riêng, không có mẫu nào hoàn toàn giống mẫu nào. Bạn có thể tự thiết kế một agenda phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Agenda là khái niệm chỉ lịch trình của một sự kiện, cuộc họp hay chương trình. Một bản Agenda bao gồm thời gian và nội dung diễn ra theo từng mốc thời gian. Các mẫu Agenda có sự đa dạng, tùy thuộc vào loại chương trình hoặc mục đích sử dụng. Bài viết trên đã cung cấp các thông tin cơ bản giải thích agenda là gì cũng như cách thức xây dựng một agenda hoàn hảo. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên ghé thăm Mytour thường xuyên để đọc thêm những bài viết hữu ích về công việc, kỹ năng,...

__ Hương Martinie __