Ai nói làm việc tại nhà trong mùa dịch là… thoải mái?

'Làm việc từ xa' đã trở nên quen thuộc với mọi người hiện nay. Tất cả chúng ta đều đồng ý rằng đây là một phương pháp hữu ích cho sức khỏe cá nhân và doanh nghiệp. Nhưng liệu mọi người có thực sự ao ước điều này không?

Mọi người thường chỉ nhìn vào những điều tích cực của việc 'làm việc từ nhà', bao gồm không cần phải đến công ty, có thể cân bằng được thời gian giữa công việc và cuộc sống, cũng như tăng năng suất và chất lượng công việc. Tuy nhiên, đây chỉ là góc nhìn tích cực mà không phản ánh được sự thực. Có những nghiên cứu gần đây đã chỉ ra 6 vấn đề mà không ai muốn phải đối mặt từ hiện tượng này.

Số lượng cuộc 'meeting' luôn tăng dần theo thời gian

Trước khi có đại dịch, một nhân viên trung bình tham dự khoảng 62 cuộc họp mỗi tháng. Và để tổ chức một cuộc họp, cần phải gửi ít nhất 8 email. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng số lượng cuộc họp mà nhân viên tham gia tăng đáng kể sau khi làm việc trực tuyến.

Theo Báo cáo Trạng thái Công việc Từ xa của Owl Labs năm 2019, trước khi có đại dịch, những người làm việc từ xa tham dự nhiều cuộc họp hơn so với những người làm việc tại văn phòng. Chỉ có 3% nhân viên tại văn phòng tham gia hơn 10 cuộc họp mỗi tuần, trong khi đó con số này ở nhân viên làm việc từ xa lại gấp 5 lần.

Việc sắp xếp lịch họp thật sự tốn thời gian, và việc điều chỉnh theo lịch bận rộn của mỗi người càng khó khăn hơn. Khi bạn phải theo ý kiến của mọi người, bạn dần mất đi sự sáng suốt và kế hoạch công việc của bạn trở nên trì trệ hơn. Điều này khiến bạn đánh giá nhẹ nhàng hơn về các mục tiêu dài hạn, vì tâm trí của bạn giờ đây trở nên hạn hẹp hơn.

Ở nhà, bạn có nhiều thời gian… làm việc hơn!

Có thể nhận thấy rằng những người làm việc từ xa thường có hiệu suất làm việc cao hơn so với đồng nghiệp tại văn phòng. Nguyên nhân chính là họ dành nhiều thời gian hơn cho công việc. Theo Báo cáo về Tình trạng Làm việc Từ xa của Owl Labs năm 2019, những người này thường làm việc trên 40 giờ mỗi tuần, cao hơn 43% so với những người làm việc tại văn phòng. 

Sức khỏe tinh thần tụt dốc không ngừng

Trong một nghiên cứu vào tháng 4, 67% nhân viên cho biết họ đã trải qua mức độ căng thẳng cao gấp nhiều lần bình thường, 57% trong số họ gặp vấn đề về lo lắng, và 53% cảm thấy kiệt sức kéo dài. Nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng tỷ lệ trầm cảm, PTSD, bạo lực gia đình và lạm dụng chất kích thích đều tăng cao. Với 69% nhân viên tham gia khảo sát, đây là khoảng thời gian căng thẳng nhất trong sự nghiệp của họ.

Mặc dù COVID-19 gây ra nhiều căng thẳng, nhưng có bằng chứng cho thấy việc làm việc từ xa cũng tăng cảm giác cô đơn và buồn chán. Ngoài ra, làm việc từ xa có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Nhiều khi, họ không biết liệu họ đang làm việc để sống hay sống để làm việc.

Số phận của phụ nữ: làm việc nhiều hơn để kiếm… ít hơn

Phân tích chiều sâu và thống kê cho thấy việc làm việc từ xa trong thời đại COVID-19 gây ra bất công cho phụ nữ lao động, vạch rõ sự không công bằng giới tính hiện nay. Khi con cái cần học ở nhà, và cả bố lẫn mẹ đều phải làm việc full-time, phụ nữ thường phải chịu trách nhiệm chăm sóc, giáo dục, dọn dẹp… để chồng có thể tập trung vào công việc của mình.

Nhiều phụ nữ đối mặt với việc không đủ thời gian để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Họ thường phải làm việc vào ban đêm hoặc sáng sớm để hoàn thành mọi thứ. Vì vậy, nhiều người đã phải từ bỏ hoàn toàn công việc của họ.

Điều này có ảnh hưởng lớn đến sự đa dạng giới tính trong doanh nghiệp. Sự đa dạng này thúc đẩy hiệu suất lao động, và các tổ chức với sự cân đối giới tính sẽ thường có lợi nhuận cao hơn so với những nơi thiếu sự công bằng giới tính.

Càng làm nhiều, càng mất niềm tin

Nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng việc thiết lập niềm tin thông qua video conference khó hơn so với gặp mặt trực tiếp. Dựa trên bằng chứng hiện tại, việc thuyết phục thông qua giao tiếp trực tiếp dễ hơn là qua email. Một nghiên cứu mới đây hơn còn cho thấy đa số người không thể phát hiện được sự dối trá qua cuộc gọi video.

Các nhà nghiên cứu Sebastian Boell, Dubravka Cecez-Kecmanovic và John Campbell đã phân tích 239 bài báo về ảnh hưởng của làm việc từ xa và đã trích dẫn một số kết quả tiêu cực tiềm ẩn, bao gồm cả việc làm giảm lòng tin lẫn nhau. Khi các tổ chức tin tưởng nhau ít hơn, thì kết quả kinh doanh cũng sẽ tệ hơn. Vì vậy, hiệu suất làm việc và niềm tin trong mối quan hệ cũng sẽ giảm khi xã hội đang trong tình trạng giãn cách như hiện nay.

Quá trình hợp tác gặp nhiều khó khăn hơn

Theo một số nhà nghiên cứu, những người làm việc từ xa toàn thời gian phải đối mặt với thách thức trong việc giải quyết vấn đề phát sinh và triển khai các ý tưởng sáng tạo so với đồng nghiệp làm việc mặt đối mặt. Nhiều người cho rằng giá trị của các ý tưởng tự nảy sinh và sự kết nối có thể bị bỏ qua khi ở môi trường trực tuyến. Bởi giao tiếp trở nên khó khăn hơn, việc hiểu đúng ý nghĩa đối phương cố gắng truyền đạt cũng trở nên khó khăn hơn nhiều.

Boell, Cecez-Kecmanovic và Campbell cũng chỉ ra rằng làm việc từ xa có thể làm giảm khả năng trao đổi ý tưởng, hợp tác đưa ra quyết định, cũng như việc đặt câu hỏi và nhận câu trả lời. Điều này dẫn đến việc sáng tạo bị suy giảm. Vì các phương thức giao tiếp không hiệu quả, các công ty tiêu tốn khoảng 37 tỷ đô la mỗi năm, đây là một nhược điểm tiềm ẩn lớn trong làm việc từ xa.

Để giảm thiểu ảnh hưởng của 6 vấn đề trên, ta cần chuẩn bị gì?

Thiết lập khung giờ tập trung (focus time)

Để giảm căng thẳng quyết định và sắp xếp thời gian, hãy lên lịch các cuộc họp vào khoảng thời gian tập trung phù hợp nhất cho bạn và nhóm của bạn. Việc này không chỉ tăng năng suất mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không gặp phải sự chỉ trích từ người khác.

Thêm vào các dịch vụ sức khỏe toàn diện

Để giải quyết vấn đề sức khỏe tinh thần cho nhân viên, hãy cung cấp miễn phí hoặc với giảm giá lớn một số dịch vụ sau:

• • Lớp học thiền trực tuyến
  • Ứng dụng thiền
  • Ứng dụng sức khỏe tinh thần
  • Các lớp thể dục / yoga trực tuyến
  • Giảm căng thẳng qua các khóa học trực tuyến
  • Các buổi đào tạo về sức khỏe
  • Trợ cấp hàng tháng cho sức khỏe tinh thần hoặc thể chất

Thiết lập lại cơ cấu tổ chức công ty

Để giải quyết vấn đề bình đẳng giới trong nơi làm việc, hãy đảm bảo phụ nữ đều có cơ hội thăng tiến lên vị trí lãnh đạo cao trong công ty của bạn. Điều này sẽ trở thành hình mẫu cho phụ nữ trẻ và tạo ra các chính sách hỗ trợ cho mẹ đang làm việc. Cân nhắc việc tiến hành cuộc khảo sát và đánh giá về sự công bằng giới tính tại nơi làm việc để tránh tình trạng phân biệt đối xử.

Chỉnh sửa mô hình làm việc

Để hỗ trợ sự hiểu biết và tạo lòng tin từ xa, hãy thử áp dụng các biện pháp cá nhân hóa cho nhân viên mới, tổ chức các sự kiện kỷ niệm các cột mốc quan trọng, và tặng quà sinh nhật.

Làm việc từ xa mang lại nhiều ưu điểm, nhưng cũng đi kèm với một số rủi ro thực sự đối với cả nhân viên và công ty. Nếu quyết định duy trì mô hình này sau đại dịch COVID-19, hãy nhớ những mẹo trên để giảm thiểu nhược điểm.

>>> Xem thêm: Cách tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại mà không gây hiểu lầm