Buzz
Trong môi trường công sở, để tạo ra mối quan hệ hài hòa với cả cấp trên và cấp dưới là điều cực kỳ quan trọng.
Thay đổi cách giao tiếp là quan trọng, và hiểu rõ 4 phong cách giao tiếp này sẽ giúp bạn tiếp cận với đồng nghiệp một cách hiệu quả.
1. Kiểu người giao tiếp “dạng phân tích”
Một nhóm người phổ biến ở văn phòng là những người thích giao tiếp theo kiểu phân tích. Họ sẽ sẵn lòng chia sẻ thông tin nếu bạn cần.
2. Kiểu người thích giao tiếp cá nhân
Những cá nhân này yêu thích tạo ra mối quan hệ dựa trên sự hỗ trợ, chia sẻ, không tỏ ra kiểu cách và không gây xung đột. Họ ưa thích các cuộc trò chuyện ngắn gọn, mô tả chính xác trạng thái cảm xúc hiện tại (như tức giận, buồn bã, vui vẻ...). Đặt câu hỏi về người khác cũng là một thói quen của họ, như là “Có ai liên quan không?”
Những người ưa thích trò chuyện cá nhân sẽ là một thách thức lớn đối với bạn nếu họ muốn thảo luận về các vấn đề kỹ thuật, chuyên môn - một điều mà nhiều người muốn tránh. Thực hành thường xuyên và kiên nhẫn sẽ giúp bạn vượt qua những cuộc trò chuyện như vậy.
3. Kiểu người giao tiếp trực quan
Những cá nhân này thường không thích làm vòng vo, họ thích tiếp cận ngay vấn đề cốt lõi. Họ thường xuất hiện và đưa ra ý kiến một cách đột ngột, thúc đẩy về thời gian. Đối với những người như vậy, bạn nên đề xuất các giải pháp công nghệ để thu hút sự chú ý của họ trước khi đi vào phân tích và làm rõ ý kiến của bạn để họ có thể bình tĩnh lắng nghe điều bạn muốn truyền đạt.
4. Kiểu người giao tiếp thực tế
Những cá nhân này thích đặt ra câu hỏi từ A đến Z để làm sáng tỏ vấn đề. Họ thường hỏi “Cái gì sẽ xảy ra tiếp theo?” và điều này yêu cầu bạn tổ chức thông tin một cách khoa học, có logic cũng như có kế hoạch dự phòng. Họ sẽ rất hài lòng nếu bạn có thể trả lời câu hỏi của họ một cách tức thì và mạch lạc.
Nếu bạn chưa hiểu rõ phong cách giao tiếp của các đồng nghiệp xung quanh, đây là một gợi ý cho bạn. Bạn có thể hỏi: “Hôm nay tôi có thể giúp bạn như thế nào?” hoặc “Điều gì quan trọng nhất đối với bạn?”, “Bạn muốn nghe điều gì nhất?”. Câu trả lời sẽ giúp bạn nhận biết họ thuộc nhóm người nào.
Ví dụ: Nếu họ hỏi “Dữ liệu này từ đâu?” – họ thuộc nhóm người giao tiếp theo kiểu phân tích, “Chốt lại là gì?” – là người giao tiếp trực quan, “Quy trình là như thế nào?” – người giao tiếp thực tế và “Có ai liên quan nữa không?” là từ những người thích giao tiếp cá nhân.
Một điều lưu ý nữa khi trò chuyện là tránh đặt ra những câu hỏi rủi ro hoặc sử dụng từ ngữ tiêu cực như “vấn đề”, “bất trắc”… Thay vào đó, hãy sử dụng câu hỏi mở hoặc làm chúng “nhẹ nhàng” hơn như:
– Tôi không chắc liệu có thể tự hoàn thành hết chỗ này không… Anh/chị có thể chia sẻ ý kiến được không?
– Tôi rất cảm ơn những gì bạn đã chia sẻ… Tôi cảm thấy có chút khác biệt… Tôi có thể chia sẻ quan điểm của mình được không?
– Bạn có thể giải thích quy trình dẫn đến quyết định này được không?
– Dường như có những điểm tương đồng và khác biệt giữa chúng ta. Tại sao chúng ta không bắt đầu từ những điểm tương đồng trước?
– Hiểu được phong cách giao tiếp của từng người là cách giúp bạn xây dựng mối quan hệ công việc vững chắc và đạt được sự tin cậy từ đồng nghiệp. Vì vậy, đừng coi thường nó và chỉ tập trung vào cách làm của bạn mà không quan tâm đến người khác nhé.
