Trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự của một giấy tờ, tài liệu để sử dụng ở nước ngoài, có nhiều thuật ngữ gây hiểu lầm như Chứng thực, Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự, Chứng nhận Apostille. Vậy các thuật ngữ này có tương đồng không? Khi nào chúng được sử dụng?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ khái niệm về Apostille và cách phân biệt Apostille và Legalization – quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu!

1. Apostille là gì?

Apostille là gì? So sánh Apostille và Legalization trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự. Tìm hiểu điểm tương đồng và khác biệt của 2 khái niệm này.

Về lý thuyết, để một tài liệu được cấp bởi một quốc gia chấp nhận và sử dụng ở quốc gia khác, tài liệu này phải trải qua một số thủ tục ở cả nước cấp và nước sử dụng để xác thực tính hợp pháp của nó. Quy trình này gọi là hợp pháp hóa lãnh sự.

Apostille, từ tiếng Pháp, là hình thức chứng nhận giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền thuộc một trong các quốc gia ký kết Công ước LaHay. Khi có Tem Chứng nhận Apostille, giấy tờ, tài liệu đó sẽ được công nhận, sử dụng hợp pháp tại tất cả các quốc gia thành viên còn lại.

Hiện nay, Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước LaHay (Hague) nên chưa áp dụng được Apostille.

Các giấy tờ được áp dụng Apostille

Apostille chỉ áp dụng đối với các giấy tờ công của các nước thành viên Công ước LaHay.

Giấy tờ công được định nghĩa như sau:

• Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ, tài liệu được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại (huissier de justice)
• Văn bản công chứng
• Giấy tờ hành chính
• Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định cụ thể và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

Tuy nhiên, Công ước không áp dụng với:

• Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao
• Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quản hoặc thương mại.

Lợi ích của Chứng nhận Apostille

Lợi ích của Chứng nhận Apostille là giúp các quốc gia thành viên Công ước Apostille rút ngắn một nửa quy trình chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức cần sử dụng giấy tờ công của nước họ ở các quốc gia thành viên khác của Công ước này và ngược lại. Điều này đóng góp vào việc tạo ra môi trường thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại, lao động và đầu tư giữa các quốc gia trong Công ước.

Danh sách các nước thành viên của Công ước LaHay

Hiện có 120 quốc gia là thành viên của Công ước LaHay. Xem danh sách đầy đủ các quốc gia thành viên của Công ước Apostille được cập nhật mới nhất tại đây.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là quá trình chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia để giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận, sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác.

Đây là một quy trình gồm nhiều bước, được thực hiện tại các cơ quan ngoại giao có thẩm quyền ở cả quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia sử dụng giấy tờ đó.

3. Phân biệt Apostille và Legalization

Như đã đề cập, giấy tờ của một quốc gia muốn có giá trị pháp lý để sử dụng ở nước ngoài thường phải trải qua quá trình hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) theo một cách nào đó.

Tuy nhiên, đối với các nước đã ký kết Công ước Apostille, yêu cầu hợp pháp hóa ngoại giao hoặc lãnh sự đối với giấy tờ công của nước ngoài đã được loại bỏ.

Tem chứng nhận Apostille được phát hành tại một quốc gia thành viên của Công ước LaHay sẽ được công nhận ở các quốc gia thành viên khác. Giấy tờ, tài liệu có tem chứng nhận Apostille sẽ không cần phải trải qua quá trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng.

Tuy nhiên, nếu giấy tờ/tài liệu của quốc gia thành viên Công ước Apostille muốn được sử dụng tại quốc gia không phải là thành viên của Công ước này thì vẫn cần phải trải qua quá trình hợp pháp hóa lãnh sự. Khi đó, các giấy tờ, tài liệu sẽ được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia sử dụng giấy tờ.

Ví dụ: Giấy tờ của Pháp (France) muốn được sử dụng tại Việt Nam thì sau khi được chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Pháp, cần được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Pháp. Tem mà Đại sứ quán phát hành để hợp thức hóa giấy tờ, tài liệu của nước ngoài thường được gọi là Chứng nhận lãnh sự.

Ngoài một số loại giấy tờ, quốc gia có ký kết miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam, giấy tờ/tài liệu của Việt Nam muốn được sử dụng tại quốc gia khác (là thành viên hoặc không là thành viên của Công ước LaHay) cần phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hoặc theo thỏa thuận pháp luật của hai nước.

Dưới đây là bảng so sánh điểm tương đồng và khác biệt giữa Apostille và Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự):

Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn đã hiểu sâu hơn về Apostille và không còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm Apostille và Legalization.

Vì Việt Nam không là thành viên của công ước LaHay, việc hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc nếu muốn sử dụng tài liệu Việt Nam ở nước ngoài hoặc tài liệu nước ngoài ở Việt Nam. Đây là thủ tục phức tạp liên quan đến pháp luật của cả hai nước. Sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Mytour sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai sót và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Để giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai sót và đảm bảo hoàn thành đúng hạn, hãy sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Mytour.

Mytour cung cấp các gói dịch vụ:

✔️ Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

✔️ Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Để biết thông tin chi tiết về Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng gọi đến Hotline 1900 2083.

Câu hỏi thường gặp