Assistant Manager là ai và đảm nhận những nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp?

Assistant Manager là một vị trí quan trọng, đứng sau các lãnh đạo cấp cao, chịu trách nhiệm hỗ trợ trực tiếp cho họ. Đây là công việc rất đáng mơ ước đối với những ai muốn làm việc trong môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để trở thành một Assistant Manager, ứng viên cần có chuyên môn vững vàng và nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Cùng Mytour khám phá những điều thú vị về công việc này!

I. Assistant Manager là gì?

Hãy cùng Mytour khám phá những thông tin cơ bản về nghề trợ lý giám đốc ngay dưới đây!

1. Định nghĩa về Assistant Manager

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là người hỗ trợ đắc lực cho giám đốc điều hành, với trình độ chuyên môn cao, kỹ năng quản lý và nhiều kinh nghiệm. Mỗi giám đốc đều cần một Assistant Manager chuyên nghiệp để làm việc hiệu quả hơn.

Assistant Manager đóng vai trò là cầu nối giữa các nhà lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới, chuyên phụ trách công việc đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, cũng như mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác.

2. Sự khác biệt giữa Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc

II. Vai trò và nhiệm vụ chính của Trợ lý giám đốc

Nhiều người có thể thắc mắc về những công việc mà Assistant Manager thực hiện, cụ thể là nhiệm vụ của họ như thế nào, có khó khăn gì không... Nhìn chung, Assistant Manager sẽ đảm nhận nhiều công việc khác nhau, nhưng có thể tóm gọn lại thành ba nhiệm vụ chính.

1. Hỗ trợ Giám đốc điều hành (CEO)

Assistant Manager sẽ luôn đóng vai trò hỗ trợ CEO trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Họ là người giám sát, chỉ đạo các quản lý cấp dưới và báo cáo tiến độ công việc lên cấp trên. Không những thế, Assistant Manager còn thay mặt giám đốc để trực tiếp điều hành và chỉ đạo công việc giao cho cấp dưới một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Assistant Manager đôi khi bị nhầm lẫn với Thư ký giám đốc. Mặc dù công việc của họ có một số điểm chung, nhưng ngoài việc hỗ trợ giám đốc, Assistant Manager còn phải chủ động đưa ra các đề xuất, tham mưu và sáng tạo ý tưởng nhằm đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Giám sát và theo dõi tiến độ công việc

Các quản lý cấp dưới sẽ báo cáo tiến độ các dự án cho Assistant Manager, người sẽ rà soát, tổng hợp và trình bày lại thông tin cho lãnh đạo cấp cao. Đồng thời, họ cần theo dõi sát sao tiến độ và chất lượng dự án. Nếu có bất kỳ sai sót nào, Assistant Manager sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn, vì vậy công việc này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và khả năng kiểm soát cao đối với các dự án được giao.

3. Triển khai dự án theo chỉ đạo của cấp trên

Khi cấp trên giao nhiệm vụ triển khai dự án, Assistant Manager cần tiếp nhận và thực hiện các công việc một cách rõ ràng, chi tiết và hiệu quả, đảm bảo mọi công việc được giao cho các cấp dưới được thực hiện suôn sẻ, mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ đặc trưng của Assistant Manager, phân biệt rõ với vị trí Thư ký giám đốc.

Trong trường hợp dự án gặp phải sự cố trong quá trình thực hiện, Assistant Manager sẽ là người đầu tiên bị lãnh đạo cấp cao yêu cầu giải trình. Vì vậy, họ phải luôn thận trọng mỗi khi được giao nhiệm vụ triển khai dự án mới. Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, cần phải hỏi lại cấp trên để nắm rõ mọi thông tin trước khi triển khai cho đội ngũ cấp dưới.

III. Những phẩm chất và kỹ năng cần có của Trợ lý giám đốc

Không thể phủ nhận rằng Assistant Manager là một công việc mơ ước, tuy nhiên để đạt được vị trí này, ứng viên phải sở hữu những kỹ năng cực kỳ quan trọng. Vậy những kỹ năng cần thiết để trở thành một Assistant Manager chuyên nghiệp là gì? Hãy cùng tìm hiểu tiếp dưới đây!

1. Kỹ năng lãnh đạo

Với vai trò đứng ngay sau giám đốc điều hành, Assistant Manager là người quản lý cấp cao, có trách nhiệm chỉ đạo hàng trăm nhân viên khác. Vì vậy, khả năng lãnh đạo là một yếu tố không thể thiếu. Assistant Manager sẽ cần phải dẫn dắt đội ngũ của mình, từ việc xây dựng đội nhóm, tổ chức công việc cho đến việc thúc đẩy các thành viên hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Ngoài khả năng lãnh đạo, Assistant Manager cũng cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề vượt trội, vì trong quá trình làm việc nhóm sẽ luôn xuất hiện những vấn đề mới. Đặc biệt, không phải lúc nào cũng có giải pháp cũ để áp dụng, vì vậy Assistant Manager cần phải linh hoạt và sáng tạo, sử dụng kinh nghiệm để tìm ra các phương án giải quyết tối ưu nhất.

2. Kỹ năng ra quyết định

Trong công việc, Assistant Manager sẽ thường xuyên phải đối mặt với những tình huống cần ra quyết định. Nếu không phải là vấn đề quá lớn, giám đốc sẽ không cần phải can thiệp mà Assistant Manager sẽ là người trực tiếp xử lý.

Kỹ năng ra quyết định yêu cầu Assistant Manager phải có khả năng đánh giá vấn đề một cách khách quan và chi tiết. Họ cần phân tích các tình huống có thể xảy ra và chọn ra phương án phù hợp nhất. Bên cạnh đó, sự quyết đoán là yếu tố quan trọng, vì đôi khi cần phải đưa ra quyết định nhanh chóng trong các tình huống khẩn cấp mà vẫn phải đảm bảo tính chính xác và chiến lược lâu dài.

3. Tinh thần trách nhiệm

Mỗi công việc đều đòi hỏi người thực hiện phải làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất. Đặc biệt, khi đảm nhận vị trí Trợ lý giám đốc/Trợ lý điều hành, phẩm chất này lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Khi bạn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm, luôn sẵn sàng hi sinh thời gian và công sức, đồng thời chịu trách nhiệm cho mọi hành động của mình, sự tín nhiệm của bạn từ đồng nghiệp và cấp trên sẽ được củng cố, tạo ra cơ hội thăng tiến rộng mở trong tương lai.

Hơn nữa, khi là một nhà lãnh đạo đáng tin cậy, bạn sẽ giúp nhân viên cảm thấy yên tâm và làm việc hiệu quả hơn. Họ cũng sẽ nhiệt tình phấn đấu, cống hiến nhiều hơn, không chỉ cho công việc của mình mà còn cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.

4. Kỹ năng giao tiếp xuất sắc

Trong quá trình tuyển dụng, kỹ năng giao tiếp luôn được các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Đặc biệt đối với ứng viên cho vị trí Assistant Manager, yêu cầu về giao tiếp còn cao hơn nữa. Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp bạn tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, mang lại lợi ích cho cả đội ngũ.

Trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, những người có khả năng giao tiếp khéo léo sẽ nhận được sự tín nhiệm lớn từ đồng nghiệp và cấp trên. Đây là yếu tố then chốt giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp, đạt được những vị trí cao hơn và thành công lớn hơn.

5. Sử dụng thành thạo ngoại ngữ

Khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo là một yếu tố không thể thiếu đối với một Assistant Manager. Kỹ năng này giúp bạn giao tiếp hiệu quả với các đối tác quốc tế, khách hàng và đồng nghiệp từ các nền văn hóa khác nhau. Đồng thời, bạn cũng sẽ dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các tài liệu, hợp đồng, báo cáo được viết bằng ngoại ngữ.

Kỹ năng ngoại ngữ không chỉ giúp Assistant Manager giao tiếp hiệu quả mà còn mở rộng khả năng tiếp cận các cơ hội và xu hướng toàn cầu. Chính từ đó, bạn có thể đề xuất các chiến lược, kế hoạch kinh doanh phù hợp để giúp công ty phát triển và cạnh tranh. Thành thạo ngoại ngữ sẽ là chìa khóa để bạn nâng cao cơ hội nghề nghiệp và đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.

6. Tính chủ động trong công việc

Sự chủ động luôn là yếu tố then chốt giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với các lãnh đạo. Đặc biệt đối với một Trợ lý giám đốc, tính chủ động còn quan trọng hơn, vì nó giúp bạn dự đoán, chuẩn bị sẵn sàng cho các nhiệm vụ và thử thách phía trước. Điều này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho giám đốc mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ.

Khi bạn chủ động trong công việc, tự mình tìm tòi, đưa ra quyết định và thực hiện mà không cần chờ đợi sự chỉ đạo chi tiết từ lãnh đạo, bạn sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho họ. Điều này cho phép họ tập trung vào những chiến lược lớn hơn. Đây cũng là cơ hội để bạn xây dựng mối quan hệ tốt với lãnh đạo, tạo dựng niềm tin và được xem trọng trong sự nghiệp.

IV. Mức lương của Trợ lý giám đốc

Mức lương của Assistant Manager rất hấp dẫn, đi kèm với đó là nhiều khoản phúc lợi và cơ hội tăng trưởng trong sự nghiệp.

V. Các vị trí Trợ lý giám đốc

Hãy cùng Mytour khám phá chi tiết các công việc cụ thể trong từng vị trí Trợ lý giám đốc dưới đây:

1. HR Assistant Manager

HR Assistant Manager hay còn gọi là Trợ lý nhân sự, Phó giám đốc nhân sự, là vị trí chuyên trách các vấn đề nhân sự cấp cao trong công ty. Người giữ chức vụ này sẽ hỗ trợ giám đốc nhân sự trong việc quản lý, điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.

Đây là một vị trí then chốt trong công ty, bởi vì yếu tố con người luôn là cốt lõi trong mọi hoạt động. Hiện nay, vị trí này đã trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp.

2. Assistant Relationship Manager

Assistant Relationship Manager là trợ lý quản lý mối quan hệ, với nhiệm vụ chính là nâng cao chất lượng các mối quan hệ giữa công ty với đối tác và khách hàng. Vị trí này đang ngày càng trở nên quan trọng và được nhiều công ty chú trọng hơn trong xu thế phát triển hiện nay.

3. C&B Assistant Manager

C&B Assistant Manager, hay còn gọi là trợ lý quản lý tiền lương và phúc lợi, có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc tài chính trong việc xây dựng, quản lý các chính sách lương thưởng, phúc lợi, và các chế độ đãi ngộ cho nhân viên trong toàn công ty.

4. Brand Assistant Manager

Trợ lý giám đốc thương hiệu (Brand Assistant Manager) là người hỗ trợ giám đốc thương hiệu trong việc xây dựng và thực hiện các chiến lược phát triển thương hiệu, đảm bảo việc triển khai các kế hoạch thương hiệu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

5. Accounting Assistant Manager

Trợ lý kế toán tài chính (Accounting Assistant Manager) có trách nhiệm nhận diện và phân tích những rủi ro tài chính có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp và chiến lược tài chính tối ưu nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và giá trị lâu dài cho công ty.

Vị trí này hiện nay thu hút sự quan tâm của nhiều nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội nghề nghiệp rộng lớn cho những ai muốn theo đuổi công việc là Trợ lý kế toán tài chính trong tương lai.

VI. Làm Trợ lý giám đốc học ngành gì?

Hiện tại, các trường Cao Đẳng, Đại Học chưa cung cấp chương trình đào tạo chính thức dành riêng cho nghề Trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn các ngành học liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như quản trị kinh doanh, Marketing, quản lý nhân sự, kinh tế, kế toán, tài chính, ngôn ngữ,… Các ngành này sẽ cung cấp nền tảng kiến thức vững chắc về kinh doanh và một số kỹ năng hỗ trợ công việc Trợ lý giám đốc.

VII. Một số câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc

Để chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn ứng tuyển vị trí Trợ lý giám đốc, bạn có thể tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn phổ biến về công việc này dưới đây.

1. Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn.
2. Trong quan điểm của bạn, Trợ lý giám đốc có vai trò như thế nào?
3. Những kỹ năng nào bạn cho là quan trọng nhất đối với một Trợ lý giám đốc?
4. Vì sao bạn lại nghĩ mình phù hợp với công việc này?
5. Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 2-3 năm tới là gì?
6. Bạn đã từng làm công việc Trợ lý giám đốc trước đây chưa?
7. Trong quá trình làm việc, bạn đã gặp phải khó khăn nào và bạn đã giải quyết như thế nào?
8. Nếu được nhận vào làm, bạn kỳ vọng điều gì từ vị trí này tại công ty chúng tôi?
9. Bạn có thể làm việc ngoài giờ hành chính nếu cần không?
10. Bạn có khả năng làm việc dưới áp lực không? Và bạn giải quyết áp lực như thế nào?
11. Kể về một lần bạn phải điều chỉnh lịch trình công việc do tình huống không lường trước xảy ra?
12. Nếu giám đốc chia sẻ một thông tin mật với bạn, bạn sẽ xử lý ra sao nếu có lãnh đạo cấp trên hỏi về thông tin đó?
13. Nếu giám đốc vắng mặt và có người đến công ty gây rối yêu cầu gặp giám đốc, bạn sẽ giải quyết tình huống này như thế nào?

Trên đây là tất cả những thông tin cần thiết về vị trí Assistant Manager. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích. Nếu bạn đã đọc hết bài viết này, chắc hẳn bạn rất đam mê công việc này. Đừng ngần ngại, hãy bắt đầu ngay hôm nay để biến ước mơ thành hiện thực. Chúc bạn thành công! Và đừng quên ghé thăm Mytour để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích về việc làm, kỹ năng,… nhé!