Buzz
Trong một tổ chức hay doanh nghiệp, Back Office và Front Office là hai phần quan trọng cùng hỗ trợ nhau, góp phần vào sự phát triển của tổ chức. Vậy Back Office là gì? Sự khác biệt giữa Back Office và Front Office là gì? Hãy cùng Mytour khám phá thêm chi tiết trong bài viết này nhé!
Định nghĩa về Back Office:
Thuật ngữ Back Office thường chỉ đến các bộ phận không trực tiếp tạo ra doanh thu. Hiện nay, một số công ty đã cho thấy sự phân tách Back Office ở những địa điểm có chi phí văn phòng và lao động thấp hơn, hoặc tuyển dụng nhân sự từ xa để quản lý nhờ vào công nghệ.
Ngoài ra, có những công ty chọn thuê bên ngoài hoặc cộng tác viên làm việc từ xa để quản lý Back Office. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng năng suất cho công ty.
Xem thêm:
- Chức vụ nhân viên kinh doanh là gì? Tất cả thông tin chi tiết tại HR Insider
- Nhân viên thu mua có nghĩa là gì? Tất cả về mức thu nhập
- Chuyên viên dịch vụ khách hàng doanh nghiệp là gì? Thách thức, khó khăn và cơ hội
- Chuyên viên quảng cáo là gì và những kỹ năng cần có
Tại sao Back Office quan trọng đối với doanh nghiệp?
Là phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Back Office đảm nhận các vai trò quan trọng sau:
- Là hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp: Do Back Office bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban để xử lý nhiều mặt công việc như trả lương, tuyển dụng, v.v.
- Thúc đẩy năng suất làm việc của công ty: Trách nhiệm của Back Office là cung cấp thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả hơn. Nhờ đó, nhân viên có thể tự chủ hơn trong công việc.
- Bảo vệ dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp và khách hàng: Là bộ phận hậu cần, Back Office hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức và bảo vệ dữ liệu, thông tin quan trọng.
Back Office và Front Office khác nhau như thế nào?
Để hiểu rõ hơn về Back Office, Mytour sẽ giải thích sự khác biệt giữa vai trò và nhiệm vụ của Back Office và Front Office trong một doanh nghiệp như sau:
Trong phần Back Office:
- Thực hiện các nhiệm vụ nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Các công việc này có thể là chuẩn bị phòng họp, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong công ty,…
- Ngoài ra, phòng này còn tiếp nhận phản hồi, yêu cầu từ khách hàng rồi chuyển giao cho phòng Front Office để xử lý.
Trong phòng Front Office:
- Front Office thực hiện các công việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đối tác và liên kết khách hàng với công ty.
- Khi khách hàng gặp vấn đề cần giải quyết, phòng này sẽ đề xuất các giải pháp cho các vấn đề đó.
Những vị trí phổ biến trong Back Office
Nhân viên kế toán
Nhiệm vụ của nhân viên kế toán là:
- Tạo ra các tài liệu liên quan đến nguồn vốn và hoạt động của công ty.
- Ghi nhận chi phí phát sinh trong báo cáo tài chính và biên soạn báo cáo tài chính.
- Xác định và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cho ban giám đốc.
- Phân tích biến động của tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn.
Nhân viên nhân sự
Phòng nhân sự có trách nhiệm với các công việc sau:
- Thực hiện việc lập các quy định, quy chế cho nhân viên trong công ty.
- Quản lý nhân sự trong công ty.
- Tiến hành tuyển dụng và bổ sung nguồn nhân lực cho công ty.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm và lương thưởng.
Nhân viên công nghệ thông tin
Nhiệm vụ của phòng công nghệ thông tin bao gồm:
- Quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ thống quản lý và các mạng khác nhau trong công ty.
- Hỗ trợ kỹ thuật cho các phòng ban khác khi cần thiết.
Phân tích dữ liệu
Công việc phân tích dữ liệu trong phòng Back Office là gì? Đó chính là:
- Diễn giải, phân tích dữ liệu và triển khai các hệ thống thu thập dữ liệu cho công ty.
- Báo cáo và hỗ trợ quản lý dữ liệu. Để thực hiện công việc này, bạn cần có kiến thức vững về toán học, kỹ năng phân tích và xử lý số liệu.
Quản lý điều hành
Vai trò của quản lý điều hành đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo, hiểu biết về chính sách và quy định pháp lý. Công việc của họ bao gồm:
- Hợp tác với các bộ phận quản lý khác để phát triển và thực hiện chính sách và thủ tục liên quan.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong tuyển dụng để đảm bảo năng suất công ty.
Chuyên viên phân tích rủi ro
Đối với vị trí chuyên viên phân tích rủi ro, bạn cần có kỹ năng phân tích chiến lược và đàm phán mạnh mẽ để thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Giám sát các dự án và xác định rủi ro tiềm ẩn.
- Đề xuất các giải pháp để giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
Những yêu cầu cơ bản của công việc Back Office
Đối với kỹ năng
Yếu tố quan trọng đầu tiên về kỹ năng là sự tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc, vì đây là bộ phận nắm giữ thông tin quan trọng và có trách nhiệm truyền đạt một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cần có tinh thần học hỏi không ngừng, sẵn lòng tiếp thu kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau mỗi ngày.
Mỗi bộ phận sẽ đòi hỏi các kỹ năng riêng biệt, nhưng chủ yếu là kỹ năng quản lý công việc và giải quyết vấn đề.
Về mặt chuyên môn
Khi quyết định tham gia vào bộ phận nào, bạn cần có kiến thức vững về lĩnh vực đó, hiểu rõ trách nhiệm của bộ phận Back Office và cải thiện kỹ năng liên quan. Đồng thời, bạn cũng cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác để làm việc một cách hiệu quả hơn. Điều quan trọng nhất là có đam mê và sự quyết tâm lớn đối với công việc của mình.
