Buzz
Mytour / Dennis Madamba
Back Office Là Gì?
Bộ phận back office là phần của một công ty gồm các nhân viên hành chính và hỗ trợ không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Các chức năng của back office bao gồm thanh toán, giải quyết, bảo trì hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính được phân đoạn thành ba phần: văn phòng trước (ví dụ: bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng), văn phòng giữa (quản lý rủi ro) và back office (dịch vụ hành chính và hỗ trợ).
Những điểm nhấn quan trọng
- Back office là phần của một công ty tài chính gồm nhân viên quản lý và hỗ trợ, không phải làm việc trực tiếp với khách hàng.
- Các chức năng back office bao gồm giải quyết, thanh toán, bảo trì hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin.
- Thuật ngữ 'back office' bắt nguồn từ khi các công ty sớm thiết kế văn phòng của họ sao cho phần trước chứa các nhân viên tương tác với khách hàng, và phần sau văn phòng chứa nhân viên không tương tác với khách hàng, chẳng hạn như nhân viên kế toán.
Cách thức hoạt động của Back Office
Back office có thể được coi là phần của một công ty chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng kinh doanh liên quan đến hoạt động của nó. Mặc dù vị thế họ dường như vô hình, nhân viên back office cung cấp các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp. Back office là một phần quan trọng của bất kỳ công ty nào và các chức danh công việc liên quan thường được phân loại dưới 'Hoạt động'. Các vai trò của họ cho phép và trang bị cho nhân viên văn phòng trước để thực hiện nhiệm vụ tương tác với khách hàng của họ. Thuật ngữ back office đôi khi được sử dụng để mô tả tất cả các công việc không trực tiếp tạo ra doanh thu.
Thuật ngữ 'back office' bắt nguồn từ khi các công ty sớm thiết kế văn phòng của họ sao cho phần trước chứa các nhân viên tương tác với khách hàng, và phần sau văn phòng chứa nhân viên không tương tác với khách hàng, chẳng hạn như nhân viên kế toán.
Ví dụ về Back-Office
Hiện nay, hầu hết các vị trí back-office đều được đặt ở xa trụ sở của công ty. Nhiều nơi đặt ở các thành phố có chi phí thuê mặt bằng thấp, chi phí lao động rẻ và có sẵn nguồn lao động đủ.
Một phương án khác, nhiều công ty đã lựa chọn tuyển dụng hoặc chuyển phần công việc back-office ra nước ngoài để giảm chi phí. Công nghệ đã mang lại cho nhiều công ty cơ hội cho phép các hình thức làm việc từ xa, trong đó các nhân viên làm việc tại nhà. Lợi ích bao gồm tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng và tăng năng suất. Ngoài ra, việc tuyển dụng nhân viên back-office làm việc từ xa còn giúp cho các công ty tiếp cận được tài năng ở nhiều khu vực và thu hút một đối tượng ứng viên đa dạng.
Một số công ty cung cấp các động lực cho nhân viên và ứng viên chấp nhận vị trí làm việc từ xa. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính yêu cầu kế toán cấp cao có thể cung cấp một khoản trợ cấp nhà $500 mỗi tháng cho các CPA có kinh nghiệm để làm việc từ nhà. Nếu chi phí thuê mặt bằng là $1,000 mỗi tháng cho mỗi cá nhân, một khoản trợ cấp nhà $500 mỗi tháng sẽ dẫn đến tiết kiệm tổng cộng $6,000 mỗi năm. Tiết kiệm chi phí có thể đáng kể khi tuyển dụng nhiều chuyên gia làm việc từ xa.
Mặc dù điều này tiết kiệm chi phí cho công ty, nhân viên cũng có thể phải chấp nhận mức lương thấp hơn nếu họ chuyển từ vị trí Front Office ở vị trí trung tâm đến một vị trí xa hơn hoặc thậm chí là làm việc tại nhà.
Tương tác giữa Back Office và Front Office
Mặc dù nhân viên back office không tương tác trực tiếp với khách hàng, họ thường tương tác chặt chẽ với nhân viên front office. Ví dụ, một nhân viên bán hàng thiết bị sản xuất có thể yêu cầu sự trợ giúp từ nhân viên back office để cung cấp thông tin chính xác về tồn kho và cấu trúc giá. Các chuyên viên tiếp thị bất động sản thường xuyên tương tác với các đại lý bán hàng để tạo ra tài liệu tiếp thị hấp dẫn và phù hợp. Và các chuyên gia CNTT thường xuyên tương tác với tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách chính xác.
Nhiều sinh viên kinh doanh từ các trường không phải là mục tiêu của các công ty thường xem công việc Back Office là cách để tích lũy kinh nghiệm trong một công ty và có thể tạo mối quan hệ trong các vai trò Front Office. Mặc dù điều này thay đổi từ công ty này sang công ty khác, công việc ở các vai trò Back Office khác biệt đáng kể so với Front Office và, ngoại trừ các vai trò rủi ro tín dụng doanh nghiệp, có thể không cung cấp cho những người hi vọng vào Front Office những kinh nghiệm cần thiết để chuyển sang một vai trò như vậy.
Sự khác biệt giữa front office và back office là gì?
Front office chịu trách nhiệm thu hút khách hàng mới và phục vụ khách hàng hiện tại; nói tóm lại, họ là nhóm tương tác trực tiếp với khách hàng. Ngược lại, back office tồn tại để phục vụ các giao dịch do front office tiến hành và không tương tác với khách hàng của công ty. Tuy nhiên, có thể nói rằng khách hàng của back office là front office.
Các trách nhiệm chính của back office là gì?
Đơn giản, back office tồn tại để hoàn tất các giao dịch được tiến hành bởi front office. Điều này bao gồm xác nhận giao dịch và hướng dẫn thanh toán với back office của bên đối tác. Back office cũng chịu trách nhiệm về giải quyết giao dịch, bảo trì hồ sơ, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin.
Back office thường được đặt vật lý ở đâu?
Trước đây, back office thường được đặt ngay phía sau front office hoặc bàn giao dịch. Những ngày này, nhiều tập đoàn tài chính đã chuyển vị trí back office đến các địa điểm có chi phí thấp, như Florida hoặc North Carolina, nơi chi phí thuê và lương thường thấp hơn so với các thành phố lớn như New York hay Chicago.
Tóm lại
Văn phòng back office đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ front office (như bộ phận bán hàng/bàn giao dịch) bằng cách xử lý các giao dịch được thực hiện bởi khách hàng của ngân hàng hoặc cho các hoạt động giao dịch độc quyền của ngân hàng. Một số chức năng của back office bao gồm xác nhận giao dịch và hướng dẫn thanh toán, giải quyết giao dịch, bảo trì hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin. Không cần phải nói, các hoạt động front office không thể được xử lý mà không có back office, và back office không thể tồn tại nếu không có các hoạt động bán hàng và giao dịch của front office, khiến cho việc làm việc nhóm trở nên cần thiết.
Mặc dù thường không được nhìn thấy, back office thực hiện các nhiệm vụ quan trọng phát sinh từ các hoạt động front desk. Tương tự, hoạt động back office là một trung tâm chi phí, khiến nhiều công ty tài chính đặt văn phòng back office hoặc nhóm hoạt động của họ tại các địa điểm có chi phí thấp như Florida hoặc North Carolina, nơi chi phí bất động sản và lao động thấp hơn so với thành phố mà trụ sở chính có thể đặt, ví dụ như New York hay Chicago.
