Buzz
Backlog là một khái niệm quan trọng trong quản lý sản phẩm. Hãy cùng Fastdo khám phá chi tiết về Backlog và 3 cách quản lý backlog hiệu quả trong doanh nghiệp.
1. Khái Quát về Backlog
Hãy cùng Fastdo khám phá thông tin tổng quan về backlog với nội dung sau:
1.1. Backlog là gì?
Backlog – Danh sách công việc chờ giải quyết là tập hợp các nhiệm vụ cần được thực hiện để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn hơn. Trong quá trình phát triển sản phẩm, backlog bao gồm các công việc ưu tiên được nhóm thống nhất để thực hiện trong các bước tiếp theo.
Không có quy tắc cố định cho việc tổ chức các công việc trong backlog. Tùy thuộc vào đặc thù của từng dự án, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách trình bày khác nhau để đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp. Quan trọng là doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu của dự án để tổ chức backlog một cách hiệu quả nhất.
1.2. Các yếu tố cơ bản của một Backlog là gì?
Các yếu tố cơ bản của một danh sách công việc chờ giải quyết có thể thay đổi tùy thuộc vào từng dự án. Tuy nhiên, sau khi xây dựng backlog, quan trọng là đảm bảo có những yếu tố sau:
- Nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Thời gian dự kiến hoàn thành từng nhiệm vụ.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ đó.
1.3. Cách Áp Dụng Backlog
Thường được áp dụng trong các phương pháp Agile như Scrum hoặc Kanban, Backlog đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản lý xác định và nắm bắt được tất cả các nhiệm vụ. Ngoài ra, Backlog cũng giúp đảm bảo sự phù hợp giữa từng nhiệm vụ với người phụ trách.
Hơn nữa, Backlog còn được sử dụng như một công cụ giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Thông qua Danh sách công việc chờ giải quyết, tiến độ của từng dự án được thể hiện rõ ràng. Không chỉ vậy, công cụ này còn giúp phát hiện và quản lý những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
2. Ý Nghĩa của Backlog
Trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là sản xuất và xây dựng, backlog thường được sử dụng để chỉ sự tích tụ của công việc vượt quá khả năng sản xuất của công ty. Điều này có thể mang nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể. Ví dụ: Backlog có thể xuất hiện do tăng doanh số hoặc giảm hiệu suất sản xuất.
Ngoài ra, đối với từng đối tượng cụ thể, backlog mang ý nghĩa như sau:
2.1 Về Agile
Ưu điểm chính của Agile là tốc độ mang lại giá trị cho khách hàng. Việc lặp lại quy trình và cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Việc xây dựng các kế hoạch Sprint thường dựa trên Backlog về phạm vi, quy mô, và nhiệm vụ phát triển, cùng với tài liệu tham khảo. Thiếu thông tin này có thể gây khó khăn cho nhóm phát triển trong việc đánh giá tình hình và rủi ro, cũng như không thể xác định lộ trình chính xác cho kế hoạch.
Ngoài ra, backlog còn giúp nhóm kỹ thuật dự đoán và lập kế hoạch cho các biến thể có thể xảy ra, giúp họ trở nên tự chủ hơn và giảm thiểu xung đột trong quá trình sản xuất. Điều này cũng giúp họ tích lũy kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề tương tự trong tương lai.
2.2 Đối với Quản Lý Sản Phẩm (PM)
Quản lý sản phẩm cần tập trung vào mục tiêu chiến lược để giải quyết các vấn đề cho thị trường mục tiêu của họ. Họ thu thập thông tin từ nghiên cứu thị trường, dữ liệu người dùng và trò chuyện với người bán hàng, khách hàng. Những thông tin này sẽ được PM sắp xếp và xây dựng một kế hoạch chiến lược cao cấp về sản phẩm.
Với sự hỗ trợ của Backlog, các PM nhận ra luôn có hàng loạt nhiệm vụ tiếp theo mà họ cần thực hiện. Điều này giúp quá trình phát triển sản phẩm của họ được cải thiện liên tục, mang lại chất lượng cao hơn.
3. Vai Trò của Backlog là gì?
Một Backlog có thể phục vụ một số chức năng quan trọng cho một tổ chức như:
3.1 Hỗ trợ phân công nhiệm vụ dễ dàng
Mỗi backlog đều liệt kê và sắp xếp các chức năng, nhiệm vụ một cách rõ ràng và theo mức độ ưu tiên phù hợp. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng trong việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong các kế hoạch làm việc.
3.2 Cung cấp kế hoạch cụ thể cho công việc của nhóm
Một ưu điểm khác của backlog là sự thống nhất về các hạng mục công việc mà nhóm kế hoạch sẽ thực hiện. Vì vậy, với danh sách công việc chờ giải quyết, nhân sự có thể hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện các công việc. Họ sẽ không còn phải băn khoăn không biết nên làm gì trước.
3.3 Tạo điều kiện cho cuộc thảo luận sâu hơn về sản phẩm
Không phải tất cả các nhiệm vụ trong một danh sách công việc chờ giải quyết đều đã hoàn thiện và sẵn sàng để thực hiện. Đôi khi, nhà quản lý sẽ đặt các hạng mục vào cuối danh sách để thể hiện rằng chúng không phải là ưu tiên hàng đầu và cần thảo luận thêm.
Điều này tạo điều kiện cho các thành viên thảo luận sâu hơn về những vấn đề này. Nhờ đó, vấn đề được phân tích chi tiết hơn, giúp nhóm có thêm nhiều cải tiến mới cho các quy trình làm việc tiếp theo.
4. Các Bước Quan Trọng Cần Nắm Khi Tạo Backlog
Danh sách công việc chờ giải quyết là một công cụ hoàn hảo để thông báo tiến độ và trạng thái của dự án cho các bên liên quan. Vì vậy, khi tạo Backlog, nhà quản lý cần nắm rõ một số điều như sau:
- Khi lập kế hoạch để tạo mô tả dự án, Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố: Mục tiêu và Kết quả mong muốn đạt được.
- Sau khi đã xác định, Doanh nghiệp tiến hành xác định các hoạt động chi tiết để đạt được mục tiêu đó.
- Xác định thời gian cần thiết để đảm bảo hoàn thành mỗi hoạt động
- Phân công từng hoạt động cho từng thành viên trong nhóm dự án
- Xác định ý nghĩa và tầm quan trọng của các nhiệm vụ
- Trong quá trình triển khai, cần duy trì Danh sách công việc chờ giải quyết và điều chỉnh khi cần thiết
5. 2 dạng Backlog phổ biến
Hiện nay, Backlog được chia thành 2 loại phổ biến, đó là: Product Backlog và Sprint Backlog.
5.1 Product Backlog là gì?
Các yếu tố để ưu tiên nhiệm vụ trong Product Backlog bao gồm: giá trị kinh doanh, độ phức tạp, độ ưu tiên, yếu tố rủi ro,…
5.2 Sprint Backlog là gì?
Sprint Backlog là danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một phiên sprint tiếp theo. Giá trị kinh doanh và rủi ro là hai yếu tố được ưu tiên trong các nhiệm vụ của Sprint Backlog. Đây được coi là kết quả của mỗi kế hoạch sprint.
5.3 Sự khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog
Product Backlog đại diện cho danh sách các công việc liên quan đến sản phẩm, bao gồm sự thống nhất từ các bộ phận chức năng trong việc phát triển hoặc cải thiện sản phẩm. Các mục này được sắp xếp theo ưu tiên, giúp nhóm biết được công việc tiếp theo cần thực hiện.
Sprint Backlog là một phần của Product Backlog. Các mục trong Sprint Backlog là những nhiệm vụ quan trọng cần được hoàn thành trong phiên sprint tiếp theo.
Dưới đây là những điểm khác biệt cơ bản giữa hai khái niệm này và cách chúng tương tác:
6. 3 cách quản lý Backlog hiệu quả
Có một số phương pháp quản lý Backlog hiệu quả. Trong nội dung này, Fastdo sẽ giới thiệu 3 cách phổ biến nhất để quản lý công việc chờ giải quyết: Sử dụng phương pháp Kanban, sử dụng bảng tính, sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch.
