Buzz
Việc gắn kèm chữ ký email ấn tượng ở cuối mỗi email giúp bạn tỏ ra chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt người nhận. Chữ ký này còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và xây dựng hình ảnh thương hiệu của bạn. Vậy, chữ ký email là gì và làm thế nào để tạo một chữ ký chuyên nghiệp cho email? Hãy cùng Mytour khám phá qua bài viết dưới đây!
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email được xem như một loại danh thiếp điện tử (dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh) được thêm vào cuối mỗi email gửi đi. Chữ ký này thường được sử dụng bởi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp để cung cấp các thông tin cơ bản như:
- Họ và tên.
- Chức vụ, nghề nghiệp.
- Tên công ty hiện tại.
- Thông tin liên lạc: email, số điện thoại, Zalo, địa chỉ,…
- Liên kết mạng xã hội: Đính kèm link Facebook, Zalo, Skype…
- Hình ảnh: Tùy chọn, nhưng nếu có sẽ tăng tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
- Câu khẩu hiệu yêu thích và chữ ký cá nhân: Tùy ý.
Chữ ký email là một phần mở rộng và không bắt buộc phải có trong từng email, nhưng khi sở hữu một chữ ký email ấn tượng, bạn có thể xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt người nhận, đặc biệt khi giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc gửi CV qua email.
Vai trò của chữ ký email
Như đã nêu ở trên, chữ ký email không phải là một yếu tố bắt buộc trong mỗi email. Tuy nhiên, nếu biết cách sử dụng chữ ký email, bạn sẽ thu được nhiều lợi ích lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang thúc đẩy chiến lược marketing nhắm vào hình ảnh thương hiệu.
Tầm quan trọng chung
Đặc biệt, chữ ký email đảm nhận những nhiệm vụ sau:
Tác động đến doanh nghiệp
Như vậy, chữ ký email không chỉ giúp truyền tải thông điệp qua email mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong chiến lược marketing. Bằng cách tạo ra một chữ ký ấn tượng, doanh nghiệp sẽ trông chuyên nghiệp, đáng tin cậy và để lại ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Đồng thời, chữ ký này còn được coi là một công cụ quảng cáo hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
2 tiêu chí cần có của chữ ký email chuyên nghiệp
Chữ ký email của doanh nghiệp cần đáp ứng hai tiêu chí cơ bản: thu hút sự chú ý của người đọc và truyền tải thông tin một cách hiệu quả từ người gửi đến người nhận. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chữ ký của họ có đủ các nội dung sau:
Hướng dẫn tạo chữ ký email đơn giản và nhanh chóng
Bạn nên sử dụng các công cụ có sẵn để tạo chữ ký email (thường được tích hợp trong các trình gửi email bạn đang dùng). Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động đính kèm vào cuối mỗi email bạn gửi đi.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo chữ ký thư điện tử trên bốn trình gửi email phổ biến nhất hiện nay: Gmail, HTMLSIG, Outlook và Hubspot.
Outlook
- Bước 1: Truy cập vào outlook.com, sau đó chọn New Email để viết email mới.
- Bước 2: Trong danh sách Message, chọn Signature. Một bảng thông báo sẽ hiện ra, chọn “New…” để tạo chữ ký mới.
- Bước 3: Đặt tên cho chữ ký và nhấn OK.
- Bước 4: Điền thông tin cơ bản vào khung Edit Signature. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm logo/hình ảnh của công ty.
- Bước 5: Kiểm tra lại thông tin và nhấn OK để hoàn tất.
- Bước 6: Để sử dụng chữ ký vừa tạo, vào mục Signature và chọn chữ ký để đính kèm vào cuối mỗi email gửi đi.
Gmail
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó ở góc phải màn hình, bấm vào biểu tượng răng cưa và chọn Xem tất cả cài đặt.
- Bước 2: Trong mục Chung (General), cuộn xuống đến phần Chữ ký (Signature), sau đó chọn Tạo mới nằm dưới No Signature và nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm hình ảnh theo ý muốn.
- Bước 3: Nhấn Lưu thay đổi để hoàn tất việc tạo chữ ký cho email. Bây giờ, bạn có thể thử gửi một email để kiểm tra xem chữ ký đã được đính kèm vào thư hay chưa.
HTMLSIG
- Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG để bắt đầu tạo chữ ký email. Tại đây, bạn có thể lựa chọn chữ ký miễn phí hoặc chữ ký có phí dựa trên nhu cầu của mình. Tuy nhiên, chữ ký có phí sẽ có nhiều tính năng hơn, trong khi chữ ký miễn phí cũng đủ để đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng.
- Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết vào các mục như Main, Social, Disclaimer, Banner, Apps/Buttons, Style.
- Bước 3: Chọn Tạo chữ ký để hoàn tất quá trình tạo chữ ký cho email của bạn.
Hubspot
- Bước 2: Nhập các thông tin cơ bản, tải lên ảnh (nếu có) và chỉnh sửa phong cách chữ theo gu của bạn.
- Bước 3: Kiểm tra lại thông tin và chọn Tạo chữ ký để hoàn tất quá trình tạo chữ ký trên Hubspot.
Yếu tố quan trọng khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Để tạo chữ ký thư điện tử chuyên nghiệp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, bạn cần chú ý đến 4 yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến sự nhận thức của người đọc, bao gồm:
Hình ảnh
Mặc dù hình ảnh không phải là yếu tố bắt buộc trong chữ ký thư điện tử, nhưng để thu hút người đọc và gây ấn tượng mạnh trong các chiến dịch marketing, bạn nên thêm hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty vào chữ ký email của mình.
Hình ảnh là yếu tố quan trọng giúp email trở nên chuyên nghiệp hơn đáng kể. Nó cũng giúp khách hàng dễ dàng nhớ và nhận diện thương hiệu của bạn trong số lượng lớn các đối thủ trên thị trường. Lưu ý chọn các hình ảnh sắc nét và dung lượng thấp để không ảnh hưởng đến trải nghiệm người nhận.
Thiết kế
Nên thiết kế chữ ký email theo cấu trúc hierarchy và cung cấp đầy đủ thông tin như họ tên, số điện thoại... Đối với các thông tin quan trọng, nên in đậm, làm nổi bật để thu hút sự chú ý của người đọc.
Bố cục chữ ký nên đơn giản, gọn gàng và dễ nhìn nhất có thể. Tránh đưa quá nhiều thông tin vào chữ ký để không làm rối mắt và gây khó chịu cho người nhìn.
Font chữ
Sử dụng các font chữ dễ đọc và tránh những font gây khó khăn cho việc đọc như calligraphy, script…
Màu sắc
Chữ ký email không nên có quá 3 màu sắc để tránh làm rối mắt người nhìn. Hãy chọn các gam màu phù hợp với thương hiệu và áp dụng tô màu cho những thông tin quan trọng để làm nổi bật chúng.
Các bước thiết kế chữ ký email nhanh chóng
Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với thương hiệu, bạn có thể áp dụng 3 thủ thuật sau:
Bắt đầu từ những gì đơn giản và tập trung vào yếu tố thương hiệu
Đầu tiên, hãy đảm bảo các yếu tố cơ bản như dễ đọc và phù hợp với thương hiệu của bạn.
Để làm điều này, chữ ký của bạn cần đơn giản và chỉ chứa các thông tin cần thiết. Không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin vào chữ ký vì điều này không có lợi ích và có thể gây cảm giác khó chịu cho người đọc. Về thiết kế, từ màu sắc, font chữ cho đến phong cách và bố cục, chữ ký cần phải phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn.
Xác định phong cách thiết kế sớm
Trước khi tạo chữ ký cho thư điện tử, bạn nên xác định ngay phong cách thiết kế chủ đạo, sau đó chọn màu sắc, font chữ, bố cục và hình ảnh phù hợp. Phong cách thiết kế thường được chọn dựa trên ngành nghề, lĩnh vực hoạt động và hình ảnh thương hiệu.
Sử dụng tối đa các tùy chọn có sẵn
Để tạo chữ ký email nhanh chóng và hiệu quả, bạn nên tham khảo các mẫu thiết kế sẵn có và điều chỉnh cho phù hợp với thương hiệu của bạn. Đồng thời, bạn có thể sử dụng các tùy chọn như chèn biểu tượng, hình ảnh, logo, chỉnh sửa file PSD, HTML…
Công cụ nào tạo chữ ký email chuyên nghiệp nhất?
Ngoài các nền tảng phổ biến như Gmail, Outlook,… bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để tạo chữ ký email một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và nhanh chóng nhất. Các công cụ này cung cấp nhiều tính năng hơn và không giới hạn khả năng sáng tạo, ví dụ như:
- Emailsignaturerescue.com: Công cụ cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh chữ ký email từng phần bên trong với hơn 200 mẫu template khác nhau.
- Mail-signatures.com: Phần mềm cung cấp hàng loạt mẫu template chuyên nghiệp với đa dạng phong cách thiết kế, giúp người dùng lựa chọn và chỉnh sửa để tạo chữ ký email phù hợp.
- Canvato.net: Nền tảng Canvato được ưa chuộng với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và hỗ trợ tùy chỉnh linh hoạt. Đây cũng là nơi kết nối với các mạng xã hội như Skype, Facebook, Twitter… Với hơn 43.000 doanh nghiệp sử dụng để tạo chữ ký thương hiệu.
Thắc mắc phổ biến
Bên cạnh các thông tin trên, Mytour sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp khác của độc giả như sau:
Mục đích của việc tạo chữ ký email là gì?
Chữ ký email là công cụ lý tưởng để truyền tải thông điệp marketing và tăng cường nhận diện thương hiệu của bạn. Đối với từng thành viên trong doanh nghiệp, chữ ký này giúp người nhận biết người gửi là ai và vị trí của họ trong công ty. Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy và sự nhất quán trong mỗi email được gửi đi.
Việc có cần thiết phải có chữ ký cho email hay không?
Chữ ký email vẫn là một công cụ mạnh mẽ mà các doanh nghiệp sử dụng để xây dựng danh tính riêng và hỗ trợ cho chiến lược tiếp thị của họ. Tuy nhiên, cần nhớ rằng, mặc dù là một thành phần quan trọng, nhưng không phải email nào cũng cần phải có nó.
Ở trên là cách để tạo chữ ký email chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo. Dù không phải là bắt buộc, nhưng nếu biết cách sử dụng nó, bạn có thể thu được nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là trong chiến dịch Marketing của thương hiệu. Vì vậy, hãy áp dụng theo hướng dẫn trên để tạo chữ ký email một cách chuyên nghiệp và ấn tượng nhất cho doanh nghiệp của bạn!
