Buzz
Mỗi người trong một ngày có nhiều công việc cần hoàn thành. Sự khác biệt là họ biết lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chưa? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước sau.
7 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên? Dưới đây là 7 cách để bạn thực hiện
Dành 10 phút để liệt kê tất cả các công việc
Ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra giấy là bước đầu tiên bạn cần thực hiện. Dù là đi mua đồ ăn hay họp với sếp và đồng nghiệp, đều cần được liệt kê trên cùng một danh sách. Sau khi đã liệt kê hết công việc, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng, khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mang lại từ mỗi công việc.
Đánh dấu những công việc quan trọng và cấp bách
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ thời hạn cho từng mục. Chỉ khi làm như vậy, bạn mới biết được công việc nào cần phải hoàn thành ngay và có thể lập kế hoạch cho các thời hạn sau này. Đặt thời hạn cho mọi công việc, ngay cả khi chúng không yêu cầu, cũng rất quan trọng; nếu không, bạn có thể trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không cấp bách.
Sắp xếp ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng
Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân và diễn giả hàng đầu Stephen Covey khuyên chúng ta nên phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách.
- Cấp bách và quan trọng: Những công việc này cần hoàn thành đầu tiên
- Quan trọng nhưng không cấp bách: Xếp lịch trước cho những công việc này và không để chúng bị gián đoạn
- Cấp bách nhưng không quan trọng: Giao cho người khác thực hiện
- Không cấp bách và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc
Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo công việc quan trọng nhất được ưu tiên hơn cả những yêu cầu nóng bỏng hay yêu cầu 'khẩn cấp'. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn chỉ cần chọn ba công việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày. Khi chọn, hãy dựa trên mức độ quan trọng trước tiên, sau đó mới đến mức độ cấp bách. Việc xác định không khó, chỉ cần bạn đặt mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả cuối cùng? Hôm nay, bạn nên làm gì để đạt được mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
Xem xét thời gian và năng lượng cần thiết cho mỗi công việc hoàn thành
Nhìn vào danh sách công việc dài loạt có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp với lượng công việc cần phải làm, điều này có thể dẫn đến trì hoãn và giảm năng suất. Để tinh thần được tỉnh táo, hãy đánh giá mức độ công sức cần thiết cho từng công việc.
Khi danh sách công việc quá dài, hãy ưu tiên những công việc đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất để hoàn thành trước. Việc làm này sẽ giúp bạn cảm thấy nhẹ nhàng hơn và tạo động lực cho công việc tiếp theo.
Đặt hạn chế thời gian hoàn thành công việc
Bạn có thể xác định ưu tiên cho công việc bằng cách đặt deadline cụ thể cho từng công việc khi bạn muốn tập trung vào chúng. Nếu bị gián đoạn bởi công việc không cấp bách hoặc cuộc trò chuyện, hãy thông báo với người khác để có thời gian tập trung vào công việc.
Thêm một cách để ưu tiên thời gian hoàn thành công việc là sẵn sàng trước thông báo email để trả lời vào thời gian nhất định trong ngày. Điều này giúp tránh bị gián đoạn và tập trung tốt hơn vào công việc chính.
Đánh giá mục tiêu và công việc vào cuối ngày
Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để xem xét các công việc đã hoàn thành trong ngày và mức độ hoàn thành của chúng. Điều này giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn, đánh dấu những công việc chưa hoàn thành và ưu tiên những công việc quan trọng cho ngày tiếp theo.
Gạch bỏ các công việc đã hoàn thành trong danh sách
Chúc mừng bạn! Khi duyệt qua danh sách công việc, hãy thưởng cho bản thân bằng việc gạch bỏ từng công việc đã hoàn thành, xóa chúng khỏi danh sách hoặc cắt tờ giấy đó và bỏ vào lửa một cách trang trọng. Hãy dành thời gian tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nhỏ đã đạt được!
Tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
Viết ra mục tiêu và công việc
Điều quan trọng nhất khi sắp xếp công việc hiệu quả là viết xuống mục tiêu và công việc cần hoàn thành. Đảm bảo ghi chú tất cả công việc cá nhân và công việc vào cùng một danh sách để không bỏ sót công việc nào trong ngày.
Hãy viết ra tất cả công việc cần làm trong ngày, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất như đi chợ, rửa xe, hoặc gặp mặt khách hàng. Khi đã liệt kê đầy đủ công việc, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng hoàn thành chúng.
Lên lịch công việc để tránh quên
Hãy viết ra tất cả công việc cần hoàn thành trong tháng và xác định thứ tự ưu tiên. Đặt ra các công việc hàng ngày, hàng tuần, và hàng tháng để có cái nhìn tổng quan về công việc cần làm.
Sử dụng bảng tính để viết ra công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong lịch làm việc. Đặt deadline cho từng công việc để biết khi nào cần hoàn thành, giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
Đặt deadline rõ ràng cho công việc
Đặt deadline chặt chẽ cho mọi công việc, ngay cả khi không có deadline chính thức từ lãnh đạo hoặc khách hàng. Điều này giúp bạn tự giữ discipline để hoàn thành công việc đúng hạn.
Loại bỏ sự sao nhãng
Đừng lo lắng nếu bạn bị phân tâm khi làm việc, hãy xem đó là thời gian cần thiết để nghỉ ngơi trong ngày.
Khi chấp nhận những yếu tố gây phân tâm, hãy lên lịch để quản lý công việc của mình. Tạo thời gian nghỉ ngơi, ví dụ như dành 15 phút đi dạo, 10 phút nghỉ ngơi uống cà phê giữa buổi.
Chúng tôi hy vọng qua những mẹo này bạn đã hiểu cách ưu tiên công việc một cách thông minh. Biết cách sắp xếp công việc sẽ giúp bạn tránh được tình trạng 'nước đến chân mới nhảy' và tăng hiệu suất làm việc.
