Buzz
Mỗi người mỗi nơi đều phải đối mặt với nhiều công việc hàng ngày. Sự khác biệt là ở chỗ họ có kế hoạch và tổ chức công việc một cách thông minh để tận dụng thời gian hiệu quả. Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chưa? Hãy để VNWs hướng dẫn bạn qua các bước sau đây.
7 bước để tổ chức công việc theo thứ tự ưu tiên
Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chưa? Dưới đây là 7 cách bạn có thể thực hiện
Dành 10 phút để liệt kê tất cả công việc
Ghi chép mọi việc công và việc riêng cần làm trong ngày ra giấy là bước quan trọng nhất. Dù là việc mua sắm hay họp với sếp và đồng nghiệp, hãy ghi chú chúng vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê đủ, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng, khẩn cấp, thời gian và giá trị mà mỗi công việc mang lại.
Đánh dấu công việc quan trọng và cấp bách
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ thời hạn cho mỗi mục. Điều này giúp bạn biết công việc nào cần hoàn thành ngay và có thể lên kế hoạch cho các thời hạn sau này. Đặt deadline cho mọi công việc, ngay cả khi chúng không yêu cầu, cũng rất quan trọng để tránh trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không cấp bách.
Sắp xếp ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng
Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt được phát hành năm 1989, doanh nhân và diễn giả hàng đầu Stephen Covey khuyên chúng ta nên phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách.
- Cấp bách và quan trọng: Những công việc này cần hoàn thành đầu tiên
- Quan trọng nhưng không cấp bách: Xếp lịch trước cho những công việc này và không để chúng bị gián đoạn
- Cấp bách nhưng không quan trọng: Giao cho người khác thực hiện
- Không cấp bách và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc
Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo công việc quan trọng nhất được ưu tiên hơn cả những yêu cầu khẩn cấp. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn chỉ cần chọn ba công việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày. Khi chọn, hãy dựa trên mức độ quan trọng trước, sau đó mới đến mức độ cấp bách. Việc xác định không khó, chỉ cần bạn đặt mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả cuối cùng? Hôm nay, bạn nên làm gì để đạt được mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
Xem xét thời gian và công sức cần thiết cho mỗi công việc
Nhìn vào danh sách công việc dài loạt có thể làm bạn choáng ngợp bởi lượng công việc cần phải làm, và điều này thường dẫn đến trì hoãn và giảm năng suất. Để lấy lại tinh thần, hãy đánh giá mỗi công việc theo thời gian và công sức cần bỏ ra.
Khi danh sách công việc quá nhiều, ưu tiên những công việc mất ít thời gian và công sức nhất để hoàn thành trước. Việc này không chỉ giúp giảm áp lực mà còn tạo cảm giác thành tựu, tăng động lực cho công việc phía trước.
Đặt thời hạn hoàn thành công việc
Bạn có thể ưu tiên công việc bằng cách đặt deadline cụ thể cho từng việc, giúp tập trung hơn vào công việc. Nếu bị làm phiền bởi các yếu tố ngoại vi như công việc không quan trọng hoặc trò chuyện với đồng nghiệp, hãy thông báo rõ bạn cần tập trung và sẽ trò chuyện sau.
Thêm một cách để ưu tiên thời gian hoàn thành công việc là soạn sẵn email thông báo bạn sẽ trả lời mail vào thời gian nào trong ngày. Điều này giúp tránh bị làm phiền và tập trung tốt hơn vào công việc chính.
Xem xét mục tiêu, công việc vào cuối ngày
Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để xem xét những công việc đã hoàn thành trong ngày và mức độ hoàn thành của chúng. Điều này giúp bạn tự kiểm soát tốt hơn, đánh dấu những công việc chưa hoàn thành và ưu tiên công việc cho ngày tiếp theo.
Gạch bỏ các công việc đã hoàn thành trong danh sách
Khi bạn hoàn thành một công việc, hãy thưởng cho bản thân bằng cách gạch bỏ nó khỏi danh sách, hoặc thậm chí hãy xóa nó đi. Điều này giúp tạo động lực và cảm giác thành tựu sau mỗi công việc hoàn thành.
Mẹo sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
Viết ra mục tiêu và công việc của bạn
Việc đầu tiên để sắp xếp công việc hiệu quả là viết xuống mục tiêu và công việc cần làm. Đặc biệt, việc cá nhân và công việc nên được ghi chép ở cùng một nơi để không bỏ sót công việc nào trong ngày.
Hãy viết tất cả các công việc cần làm trong ngày, kể cả những việc nhỏ nhất như rửa xe, đi chợ, làm báo cáo, gặp khách hàng. Khi danh sách công việc được ghi chép đầy đủ, bạn chỉ cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng hoàn thành hơn.
Lên lịch cho công việc để không quên
Hãy ghi chép tất cả các công việc cần hoàn thành trong tháng tới và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Xác định công việc hàng ngày, hàng tuần và cuối tháng để dễ quản lý.
Sử dụng bảng tính để ghi chép công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Đặt deadline cho từng công việc để lên lịch làm việc, giúp tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
Đặt deadline rõ ràng
Đặt deadline rõ ràng cho mọi công việc, kể cả khi không có deadline chính thức từ lãnh đạo hay khách hàng. Điều này giúp bạn tự giác và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Loại bỏ sự sao nhãng
Đừng quá lo lắng nếu bạn bị sao nhãng khi làm việc, hãy tạo thời gian để thư giãn trong ngày.
Chấp nhận các phiền nhiễu xảy ra và lên lịch để xử lý chúng trong công việc hàng ngày. Tạo thời gian để nghỉ ngơi, đi bộ, hoặc giải lao để tăng hiệu suất làm việc.
Thông qua các tips mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng bạn đã nắm được cách sắp xếp công việc theo đúng thứ tự ưu tiên. Sắp xếp công việc một cách hợp lý giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà không cảm thấy quá tải.
