Bảng chấm công siêu tiện lợi trên Excel

Ban đầu, nhiều người coi Bảng chấm công trên Excel là một công cụ tẻ nhạt và không có ích; tuy nhiên, họ dần nhận ra lợi ích của nó trong công việc. Bảng chấm công trên Excel có thể thay thế cho các phần mềm chấm công phức tạp, với hiệu suất và độ chính xác cao, cùng nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng bảng chấm công sớm nhất có thể.

Xem thêm: Cách tạo bảng trong Excel

Bảng chấm công Excel 2021 linh hoạt theo giờ, sáng chiều, hàng ngày

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, các mẫu bảng chấm công có đa dạng về bố cục, cách trình bày. Bạn có thể tham khảo một số mẫu bảng chấm công Excel đẹp tại đường link dưới đây.

Tải xuống các mẫu bảng chấm công sau đây:

- Bảng chấm công Excel
- Bảng chấm công Word
- Bảng chấm công Tiếng Anh
- Bảng chấm công Tăng ca
- Bảng chấm công Theo tuần
- Bảng chấm công Làm thêm giờ
- Bảng chấm công Theo ca
- Mẫu bảng chấm công theo giờ trên Excel
- Bảng chấm công Nhân viên
- Bảng chấm công Ngày

Lợi ích của việc sử dụng mẫu bảng chấm công Excel

1. Đánh giá giá trị sản phẩm
Một trong những lý do quan trọng mà một công ty cần theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là để đánh giá giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp. Điều này giúp xác định thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm và ước lượng giá thành của sản phẩm - mức giá mà khách hàng sẽ phải trả.

2. Kiểm soát chi phí của dự án
Thời gian làm việc của mỗi người có thể được quy đổi thành chi phí nhất định, bao gồm cả lương hàng giờ của công nhân và tổng chi phí nhân công của doanh nghiệp. Chi phí của một dự án bao gồm cả chi phí mua nguyên vật liệu và chi phí nhân công (bao gồm cả chi phí nội bộ).

Chi phí nội bộ là một phần khó kiểm soát nhất, vì nhân viên thường phải tham gia đồng thời vào nhiều dự án và thực hiện nhiều công việc khác nhau, bao gồm cả đào tạo và công việc hành chính nhân sự. Dù bạn đang thực hiện một dự án nội bộ hay hợp tác với một công ty khác, việc kiểm soát chi phí của dự án là rất quan trọng để tránh rủi ro phá sản.

Trong trường hợp dự án của bạn chỉ diễn ra trong nội bộ công ty, bạn cần biết chi phí thực tế của dự án là bao nhiêu. Nếu không có bảng chấm công, bạn sẽ không biết chính xác chi phí và tiền đã mất ở đâu trong quá trình thực hiện.

3. So sánh kế hoạch và thực tế triển khai
Khi ghi chép chi tiết thời gian cần thiết cho từng công việc, bạn có thể so sánh kế hoạch với thực tế. Điều này giúp bạn phân tích sự khác biệt, học hỏi và cải thiện kế hoạch tương lai.

4. Dự đoán tiến độ dự án

Dựa trên kinh nghiệm từ các dự án trước, bạn có thể dự đoán thời gian cần thiết cho các dự án tương tự trong tương lai. Mặc dù có nhiều yếu tố khác ảnh hưởng, nhưng kinh nghiệm từ các dự án trước vẫn quan trọng để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn.

5. Tối ưu thời gian làm việc không hiệu quả
Thời gian bỏ ra cho các công việc không mang lại giá trị kinh tế như kỳ nghỉ, đào tạo, công việc hành chính là thời gian vô ích. Mục tiêu không phải là cắt giảm hoàn toàn thời gian cho những công việc này mà là tìm ra những hoạt động quan trọng nhất để tập trung.

Ví dụ, nếu một công ty nhận ra rằng khoảng 50% thời gian thực hiện dự án không tạo ra năng suất, họ cần phải tìm nguyên nhân và tăng tỉ lệ thời gian cho những công việc quan trọng. Nếu thời gian cho các thủ tục nội bộ quá lớn, bạn có thể cắt giảm công việc hành chính để giảm áp lực cho nhân viên và hoàn thành dự án nhanh chóng.

6. Đánh giá năng suất lao động của nhân viên
Việc sử dụng bảng chấm công không chỉ để kiểm soát nhân viên mà còn để đánh giá năng suất lao động của họ. Bằng cách này, bạn có thể xác định những nhân viên bị quá tải và đưa ra biện pháp hỗ trợ kịp thời.

Nếu nhân viên phải tăng ca liên tục, điều này có nghĩa là họ chưa biết cách quản lý công việc hoặc công việc của họ quá nhiều. Từ đó, bạn có thể tìm hiểu nguyên nhân để phân chia công việc một cách hợp lý, đảm bảo tài nguyên dự án được tận dụng hiệu quả mà nhân viên không phải làm việc quá sức.

Tuy nhiên, việc sử dụng bảng chấm công để theo dõi hoặc kiểm soát nhân viên thường không đem lại kết quả tích cực. Cảm giác bị giám sát liên tục có thể làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Mặt khác, việc để nhân viên có tự do và tự chủ trong công việc thường tạo ra sự hài lòng và năng suất cao hơn, đồng thời giảm áp lực cho họ.

May mắn khi mục đích của việc sử dụng mẫu bảng chấm công bằng Excel không phải là để kiểm soát nhân viên mà để trực quan hóa các yếu tố như chi phí, lợi nhuận và công việc cần làm. Tất nhiên, việc ghi chép thời gian làm việc của nhân viên là quan trọng, nhưng điều này không nên là lý do chính khi sử dụng bảng chấm công. Một môi trường làm việc thoải mái và đáng tin cậy thường mang lại hiệu suất cao hơn nhiều.