Bảo trợ truyền thông là gì và làm thế nào để tối ưu hóa hoạt động bảo trợ truyền thông hiệu quả?

Bảo trợ truyền thông là gì? Trong thời đại số, truyền thông trở thành yếu tố quan trọng giúp các chương trình đạt được thành công. Bảo trợ truyền thông là công cụ mạnh mẽ giúp thương hiệu tiếp cận gần hơn với khán giả. Vậy bảo trợ truyền thông là gì và làm thế nào để triển khai chiến dịch hiệu quả? Cùng Mytour khám phá ngay!

I. Bảo trợ truyền thông là gì?

Trước tiên, chúng ta cùng khám phá bảo trợ truyền thông là gì. Đây là hoạt động mà các phương tiện truyền thông như báo chí, website tin tức giúp đỡ các nhãn hàng bằng cách cung cấp thông tin trên các chuyên trang của họ về các sự kiện hoặc chiến dịch. Mục tiêu của bảo trợ truyền thông là nâng cao uy tín và độ tin cậy của nhãn hàng đối với khách hàng và người tiêu dùng.

Quá trình bảo trợ truyền thông diễn ra qua một thỏa thuận giữa công ty báo chí và nhãn hàng. Tùy vào quy mô và yêu cầu của sự kiện, các bên sẽ thống nhất các hình thức và phương thức truyền thông như tin đăng độc quyền, bài viết, video quảng cáo, v.v.

II. Tầm quan trọng của bảo trợ truyền thông là gì?

Ngoài việc hiểu bảo trợ truyền thông là gì, các vai trò mà nó mang lại cũng thu hút sự quan tâm lớn. Dưới đây là chi tiết về những vai trò quan trọng của bảo trợ truyền thông.

1. Đối với các nhà bảo trợ truyền thông

Vai trò của bảo trợ truyền thông là gì đối với các nhà bảo trợ? Các nhà bảo trợ trong các chiến dịch, chương trình sẽ thu được nhiều lợi ích về thương hiệu, bao gồm những điểm nổi bật như:

• Tăng cường uy tín của truyền thông và các đơn vị bảo trợ.
• Giúp cộng đồng có cái nhìn tích cực hơn về các chương trình truyền thông.
• Bảo trợ truyền thông là công cụ hiệu quả để tự quảng bá đơn vị thông qua các hoạt động, kế hoạch triển khai.
• Tăng hiệu quả hoạt động của các chiến dịch quảng bá, truyền thông, nâng cao mức độ nhận diện và nhận thức về chương trình.
• Giúp các đơn vị bảo trợ gia tăng doanh thu từ việc bán tài liệu báo chí, bài viết và tin đăng khi có sự kiện truyền thông thu hút độc giả.

2. Vai trò đối với doanh nghiệp nhận bảo trợ truyền thông

Sau khi hiểu về vai trò của bảo trợ truyền thông đối với các nhà bảo trợ, giờ chúng ta cùng khám phá vai trò của bảo trợ đối với doanh nghiệp được bảo trợ. Các sự kiện, chương trình và chiến dịch được bảo trợ truyền thông mang lại nhiều lợi ích đáng chú ý, bao gồm:

• Doanh nghiệp được bảo trợ truyền thông có thể tiết kiệm chi phí quảng cáo hiệu quả.
• Sự uy tín của các hoạt động và chương trình của doanh nghiệp sẽ được nâng cao trên thị trường.
• Doanh nghiệp được bảo trợ sẽ gia tăng khả năng tiếp cận và mức độ phổ biến, mở rộng tầm ảnh hưởng tới khách hàng qua các đơn vị bảo trợ truyền thông.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng với khách hàng và thúc đẩy doanh thu hiệu quả.

III. Những yếu tố giúp bảo trợ truyền thông đạt hiệu quả cao

Hiệu quả của bảo trợ truyền thông phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng nhất chính là chất lượng nội dung bài viết và tần suất xuất hiện của chúng. Dưới đây là các phương pháp giúp bảo trợ truyền thông đạt được hiệu quả tối ưu.

1. Xây dựng kế hoạch viết và gửi bài chi tiết

Lập kế hoạch viết và gửi bài một cách chi tiết là một trong những chiến lược quan trọng giúp bảo trợ truyền thông hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng chiến dịch bảo trợ.

Do đó, khi các dự án hoặc chương trình nhận bảo trợ truyền thông, việc lập kế hoạch bài đăng chi tiết về nội dung là điều vô cùng cần thiết.

Thông thường, khoảng thời gian hợp lý để lên kế hoạch viết bài và gửi bài trước khi sự kiện hoặc chương trình được bảo trợ truyền thông diễn ra là từ 7 đến 10 ngày làm việc. Kế hoạch bài đăng cần bao gồm đầy đủ các thông tin như:

• Nội dung chi tiết của bài đăng.
• Thời gian dự kiến đăng bài.
• Vị trí của bài đăng trên các kênh truyền thông.
• Đơn vị tiếp nhận và phản hồi các ý kiến từ khán giả, khách hàng.

2. Đảm bảo chất lượng nội dung

Ngoài việc lên kế hoạch chi tiết cho bảo trợ truyền thông, đảm bảo chất lượng nội dung cũng là yếu tố quan trọng giúp chiến dịch bảo trợ đạt hiệu quả cao nhất.

Nội dung chất lượng là những bài viết có thông tin chính xác, nhanh chóng cung cấp đầy đủ chi tiết về sự kiện được bảo trợ truyền thông. Ngoài ra, đơn vị bảo trợ cần cung cấp các bài viết phân tích chuyên sâu, mang đến nhiều góc nhìn và khía cạnh khác nhau về các dự án hoặc chương trình đang được bảo trợ.

Dưới đây là một số loại nội dung mà các đơn vị bảo trợ truyền thông thường xuyên cung cấp:

• Recap – bản tóm tắt các diễn biến quan trọng trong sự kiện, hội thảo, cuộc thi hoặc quá trình khách hàng tiếp cận sản phẩm/dịch vụ.
• Report – cung cấp thông tin tổng quan về các hoạt động, mốc sự kiện trước, trong và sau khi diễn ra chương trình.
• Pictorials – bài tường thuật kèm hình ảnh và video ghi lại các hoạt động của chương trình được bảo trợ.
• Analysis – bài phân tích chuyên sâu về chiến dịch, sự kiện hoặc cuộc thi, đưa ra nhận định và kết luận rõ ràng về kết quả. Interview – phỏng vấn CEO, chuyên gia chương trình, khán giả, các nhà tài trợ,…

Ngoài những bài viết hoàn chỉnh, đơn vị bảo trợ cần xây dựng các câu hỏi phù hợp để làm rõ nội dung và giúp người đọc dễ dàng hiểu được thông điệp.

• Câu hỏi đúng – giúp cung cấp thông tin chính xác và cụ thể cho người đọc.
• Câu hỏi dễ hiểu – nội dung câu hỏi cần rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu để khán giả nắm bắt nhanh chóng.
• Câu hỏi hay – cần sử dụng ngôn ngữ mượt mà, làm nổi bật giá trị nội dung, tạo sự hấp dẫn cho người nghe.
• Câu hỏi ngắn gọn – giúp bài viết súc tích, dễ hiểu nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa.
• Hình ảnh, video của chương trình hoặc sự kiện cần chọn lọc kỹ lưỡng, có giá trị thẩm mỹ cao và liên quan chặt chẽ đến nội dung bài viết.

3. Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận chuyên trách

Để bảo trợ truyền thông đạt hiệu quả cao, việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận chuyên trách là điều không thể thiếu.

Chẳng hạn, việc chụp ảnh và viết bài là những công việc thiết yếu để tạo ra bài viết chất lượng, thu hút sự quan tâm của khán giả. Do đó, việc phân công nhân lực và lên kế hoạch cho các công việc này cần được thực hiện ngay từ trước khi sự kiện hoặc hoạt động diễn ra.

4. Chú ý đến thời gian gửi bài

Một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình bảo trợ truyền thông đạt hiệu quả cao chính là sự chú trọng đến thời gian gửi bài cho chương trình bảo trợ.

Để đảm bảo người đọc nhận được thông tin cập nhật kịp thời về sự kiện hoặc chương trình, đơn vị bảo trợ cần có quy trình rõ ràng. Quy trình này bao gồm các bước như viết bài, duyệt bài, gửi bài, sau đó tiếp tục duyệt lại bài viết. Đồng thời, việc xác định rõ nhân sự và thời gian hoàn thành (deadline) cho từng bước là vô cùng quan trọng.

5. Chia sẻ thông tin qua các kênh truyền thông

Để tăng hiệu quả bảo trợ truyền thông, thông tin về chương trình cần được chia sẻ rộng rãi trên nhiều kênh truyền thông để nhanh chóng tiếp cận đối tượng độc giả.

Những bài viết chất lượng và ấn tượng sẽ được lan truyền nhanh chóng, đặc biệt là trong thời đại mà mạng xã hội đang phát triển mạnh mẽ. Hãy tận dụng mối quan hệ từ đối tác, người nổi tiếng, giám khảo, ban tổ chức và thí sinh để kết nối thương hiệu với chiến dịch truyền thông.

IV. Cách xin bảo trợ truyền thông và những lưu ý cần thiết

Bên cạnh việc hiểu rõ bảo trợ truyền thông, việc xin được bảo trợ cũng yêu cầu một chiến lược cụ thể và cần lưu ý những yếu tố quan trọng.

1. Đối tượng nào cần xin bảo trợ truyền thông?

Ai là đối tượng cần có bảo trợ truyền thông? Các sự kiện, chương trình sau đây sẽ cần bảo trợ truyền thông để nâng cao chất lượng và sức lan tỏa:

• Các sự kiện quốc gia lớn, có quy mô rộng.
• Các sự kiện quan trọng tại địa phương, khu vực.
• Các sự kiện dành riêng cho một nhóm đối tượng như các cuộc thi.
• Hội nghị chuyên ngành cần được bảo trợ truyền thông.
• Các hội thảo lớn.
• Các lễ hội có ảnh hưởng lớn.
• Các chiến dịch cộng đồng như từ thiện.
• Các buổi diễn thuyết, hội thảo.
• Các sự kiện đặc biệt khác cần bảo trợ truyền thông.

2. Tham khảo ý kiến từ các cá nhân, phòng ban liên quan

Để quá trình xin bảo trợ truyền thông diễn ra thuận lợi, bạn cần tham khảo ý kiến từ các cá nhân hoặc phòng ban có liên quan, ví dụ như:

• Ban cố vấn cộng đồng và bộ phận quan hệ công chúng.
• Phòng quản lý bán hàng và marketing.
• Các đối tác thương hiệu và đối tác cộng đồng.

3. Soạn thảo bản đề xuất bảo trợ truyền thông (Media Sponsorship Proposal)

Để quá trình xin bảo trợ truyền thông diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, các đơn vị cần chuẩn bị bản đề xuất bảo trợ truyền thông, hay còn gọi là Media Sponsorship Proposal.

Bản đề xuất bảo trợ truyền thông sẽ bao gồm các thông tin quan trọng như: 

• Số lượng người tham gia sự kiện? Quy mô các kênh truyền thông và dữ liệu được sử dụng sẽ như thế nào?
• Thông tin về các kênh truyền thông sẽ được dùng để phủ sóng sự kiện.
• Lời mời hợp tác và thông tin chi tiết về việc đàm phán bảo trợ truyền thông?
• Tóm tắt nội dung đã trao đổi trong các cuộc họp và thảo luận giữa các bên liên quan.

4. Cung cấp báo cáo tổng kết sau chiến dịch

Sau khi hoàn tất các chiến dịch, chương trình hoặc sự kiện truyền thông, đơn vị bảo trợ cần nhanh chóng cung cấp một bản báo cáo tổng kết về toàn bộ sự kiện. 

Báo cáo này sẽ trả lời các câu hỏi quan trọng như: Các cam kết trong hợp đồng có được thực hiện đúng theo thỏa thuận không? Những hoạt động truyền thông có góp phần vào sự thành công của chiến dịch bảo trợ không? Các số liệu cần báo cáo bao gồm những chỉ số nào?

V. Những việc nên làm và tránh làm trước và sau khi bảo trợ truyền thông

1. Những điều nên thực hiện

Trong quá trình thực hiện bảo trợ truyền thông, cả các nhà bảo trợ và các đơn vị được bảo trợ cần chú ý một số việc quan trọng nên làm để tối ưu hóa hiệu quả của chiến dịch bảo trợ truyền thông.  

• Nắm vững và hiểu rõ các thông tin, điều khoản trong hợp đồng bảo trợ truyền thông mà các bên cung cấp.
• Phân tích và chỉ ra những điều khoản hợp lý và không hợp lý, hoặc những điều khoản có thể gây bất lợi, từ đó yêu cầu thảo luận thêm.
• Đảm bảo thống nhất và làm rõ các quyền lợi, nghĩa vụ của cả hai bên trong quá trình bảo trợ truyền thông.
• Sử dụng hợp đồng chính thức để xác nhận hiệu lực pháp lý và các thỏa thuận đã đạt được giữa hai bên về quyền lợi và nghĩa vụ.
• Chuẩn bị phương án giải quyết các tình huống nếu bảo trợ truyền thông phải chấm dứt sớm do vi phạm các thỏa thuận ban đầu.

2. Những điều không nên làm

Bên cạnh những việc nên làm để tối ưu hóa hiệu quả bảo trợ truyền thông, cũng có một số điều cần tránh trong quá trình thực hiện, đặc biệt là trong suốt sự kiện diễn ra. Cụ thể như sau:

• Không được lơ là sự hiện diện của đơn vị bảo trợ truyền thông trong mọi giai đoạn.
• Cần minh bạch về chi phí khi nhận tài trợ truyền thông, luôn gửi báo cáo chi tiết về các khoản chi tiêu và nội dung sử dụng.
• Không được bỏ qua các chi tiết quan trọng trong quá trình trao đổi và ký kết hợp đồng bảo trợ truyền thông. Đọc kỹ từng điều khoản để tránh bỏ sót thông tin cần thiết.
• Tránh làm phiền hoặc thúc ép nhà bảo trợ truyền thông quá mức.
• Không nên liên hệ nếu chưa tìm hiểu đầy đủ thông tin về đối tác, để tránh gây mất thời gian cho cả hai bên.
• Luôn đúng giờ trong các cuộc hẹn với đối tác và nhà bảo trợ truyền thông.

Tránh làm những điều trên sẽ giúp quá trình bảo trợ truyền thông diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn rất nhiều.