Bảo vệ tài liệu và file trên Macbook

Cách hiệu quả để bảo vệ file và dữ liệu trên Macbook là sử dụng FileVault. Tuy nhiên, đây là quá trình phức tạp và không phù hợp cho người mới sử dụng Macbook. Thay vào đó, bạn có thể dùng cách đơn giản hơn là đặt mật khẩu cho thư mục và file trên Macbook.

Trong hướng dẫn này, Mytour sẽ chỉ cho bạn cách đặt mật khẩu cho thư mục và file trên Macbook.

Bảo vệ thư mục và file trên Macbook bằng mật khẩu

Bảo vệ tài liệu iWork trên Macbook bằng mật khẩu

iWork là một bộ ứng dụng văn phòng của Apple cho Macbook. Nếu các tài liệu Page, Keynote hoặc Numbers của bạn chứa thông tin quan trọng, bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ chúng.

Mở tài liệu mà bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu, truy cập Tệp =>Đặt Mật Khẩu. Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng vào ô Mật khẩu, sau đó nhập lại vào ô Xác nhận để xác nhận. Bạn cũng có thể nhập một gợi ý mật khẩu vào ô Gợi Ý Mật Khẩu để nhớ mật khẩu của bạn. Cuối cùng, nhấn Đặt Mật Khẩu để hoàn tất quá trình.

Khi bạn mở lại tài liệu, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu.

Đặt mật khẩu bảo vệ file PDF trong ứng dụng Preview trên Macbook

Preview là ứng dụng xem file PDF và hình ảnh được tích hợp sẵn trên Mac. Ngoài việc sử dụng làm trình xem PDF, bạn còn có thể tận dụng ứng dụng này để lưu file PDF, ký các tài liệu PDF, gộp nhiều file PDF và thêm ghi chú vào file PDF. Đặc biệt, bạn cũng có thể sử dụng Preview để đặt mật khẩu bảo vệ file PDF.

Mở file PDF cần bảo vệ trong Preview. Trong menu Tệp, nhấn và giữ phím Option, sau đó chọn Lưu Như từ menu Trùng Lặp.

Trong hộp thoại Lưu, tích chọn mục Mã Hóa ở phía dưới cùng. Nhập mật khẩu vào ô Mật Khẩu và Xác Nhận, sau đó nhấn Lưu.

Khi mở tài liệu sau, bạn sẽ phải nhập mật khẩu. Bạn chỉ cần nhập mật khẩu bạn đã đặt.

Để xóa mật khẩu của file PDF, mở file và nhập mật khẩu khi được yêu cầu. Sau đó, nhấn và giữ phím Option để truy cập Lưu Như trong menu Tệp, rồi bỏ chọn Mã Hóa trong hộp thoại Lưu Như. Lưu file mới và xóa các file cũ đã được bảo vệ.

Lưu Ý: Phương pháp này chỉ áp dụng cho file PDF, không thực hiện được với file ảnh. Tính năng Mã Hóa không có sẵn khi lưu ảnh.

Thiết lập mật khẩu cho file PDF trên Macbook bằng cách Lưu dưới dạng PDF

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bảo vệ file PDF trong các ứng dụng bằng cách chọn Lưu dưới dạng PDF từ hộp thoại In ấn. Phương pháp này có thể áp dụng cho các tài liệu văn bản hoặc các loại tệp khác, miễn là tùy chọn Lưu dưới dạng PDF có sẵn trong ứng dụng.

Mở file PDF hoặc tài liệu mà bạn muốn bảo vệ, truy cập Tệp =>In ấn. Chọn Lưu dưới dạng PDF từ menu PDF ở góc dưới cùng của hộp thoại In ấn. Sau đó, nhấn vào Tùy chọn Bảo mật trên hộp thoại Lưu. Đánh dấu vào ô Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu.

Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng vào ô Mật khẩu, sau đó nhập lại vào ô Xác nhận để xác nhận và nhấn OK.

Để xóa mật khẩu đã đặt trên file PDF, chỉ cần mở file PDF trên Preview và xóa mật khẩu đã thiết lập.

Thiết lập mật khẩu bảo vệ file Word trên Macbook

Để đặt mật khẩu bảo vệ cho file Word, bạn làm theo các bước sau:

Mở file Word mà bạn muốn bảo vệ, sau đó chọn tab Review, và nhấn vào Protect Document.

Trong hộp thoại Bảo vệ bằng mật khẩu, nhập mật khẩu muốn thiết lập vào ô Password dưới mục Đặt mật khẩu để mở tài liệu này. Bạn cũng có thể nhập mật khẩu cho việc sửa đổi tài liệu vào ô Password dưới mục Đặt mật khẩu để sửa đổi tài liệu này, và chọn các tài liệu khác để bảo vệ trong mục Bảo vệ.

Kết thúc bằng cách đánh dấu vào ô Loại bỏ thông tin cá nhân từ tệp này khi lưu.

Để xóa mật khẩu bảo vệ tài liệu, chỉ cần mở tài liệu đó, truy cập Review =>Bảo vệ Tài liệu. Xóa mật khẩu đã đặt trong hộp thoại Bảo vệ bằng mật khẩu và nhấn OK.

Thiết lập mật khẩu bảo vệ file PowerPoint trên Macbook

Việc đặt mật khẩu bảo vệ file Microsoft PowerPoint đôi chút phức tạp hơn so với việc đặt mật khẩu cho file Word.

Trên thanh menu, vào Tệp =>Mật khẩu. Tại mục Mật khẩu để mở, đánh dấu vào Mã hóa bản trình bày này và yêu cầu một mật khẩu để mở. Trong hộp thoại Đặt mật khẩu cho bản trình bày này, nhập mật khẩu vào ô Mật khẩu mới và nhập lại vào ô Xác nhận, sau đó nhấn Đặt mật khẩu và nhấn OK.

Để xóa mật khẩu đã đặt, mở file PowerPoint, sau đó vào Tệp =>Mật khẩu, và bỏ chọn Mã hóa bản trình bày này và yêu cầu một mật khẩu để mở.

Đặt mật khẩu bảo vệ file Excel trên Macbook

Việc đặt mật khẩu cho file Excel tương tự như đặt mật khẩu cho file PowerPoint trên Macbook, chỉ khác nhau ở hộp thoại.

Trên thanh menu, vào Tệp =>Mật khẩu. Trong hộp thoại Mật khẩu tệp, nhập một mật khẩu vào ô Mật khẩu để mở. Nếu muốn, bạn cũng có thể nhập một mật khẩu vào ô Mật khẩu để sửa đổi để ngăn người khác chỉnh sửa bảng tính. Sau đó nhấn OK.

Để xóa mật khẩu bảo vệ bảng tính Excel, mở bảng tính đó lên, sau đó vào Tệp =>Mật khẩu, và xóa mật khẩu trong hộp thoại Mật khẩu tệp.

Đặt mật khẩu cho thư mục trên Macbook bằng Disk Utility

Disk Utility là một công cụ quản lý ổ đĩa miễn phí tích hợp sẵn trong hệ điều hành Mac. Người dùng có thể dùng Disk Utility để xóa, định dạng (format), sửa chữa và tạo phân vùng cho ổ đĩa trên Mac. Đặc biệt, Disk Utility còn cho phép tạo bản sao của bất kỳ ổ đĩa nào trên máy tính hoặc tạo hình ảnh đĩa ISO tương thích với Windows.

Tuy nhiên, ít người biết rằng Disk Utility còn có tính năng tạo disk image mã hóa hoặc tạo file chứa toàn bộ dữ liệu từ ổ đĩa hoặc thiết bị lưu trữ ngoài như USB, CD hoặc DVD.

Bắt đầu bằng việc tạo một thư mục và chuyển tất cả các file bạn muốn bảo vệ vào đó. Sau đó, sử dụng Disk Utility để tạo disk image mã hóa cho thư mục đó. Mở Disk Utility và vào Tệp =>Ảnh mới =>Ảnh từ Thư mục. Chọn thư mục bạn muốn mã hóa và nhấn Chọn.

Đặt tên cho disk image trong hộp thoại Lưu và chọn nơi để lưu trữ file DMG.

Lựa chọn loại mã hóa (128-bit hoặc 256-bit AES). Trên hộp thoại xuất hiện, nhập mật khẩu vào ô Password, sau đó nhập lại mật khẩu vào ô Verify để xác nhận và nhấn Choose.

Từ menu Định dạng Hình ảnh, chọn đọc/ghi, sau đó nhấn Save.

Trên màn hình sẽ hiển thị thanh tiến trình và thông báo hoàn tất. Nhấn Done.

Để truy cập các file trong disk image, nhấp đúp chuột vào file DMG và nhập mật khẩu khi được yêu cầu, sau đó nhấn OK.

Disk Utility sẽ tạo ra một disk image trên màn hình desktop của bạn. Nhấp đúp vào biểu tượng disk image để truy cập các file bên trong.

Khi đã sử dụng xong, đừng quên đẩy ra disk image, đảm bảo an toàn cho các file của bạn. Để thực hiện điều này, chuột phải vào biểu tượng disk image trên màn hình desktop và chọn Eject “Tên của Disk Image”.

Một lời khuyên hữu ích là xóa các file gốc sau khi đã chuyển chúng vào disk image mã hóa. Sử dụng công cụ Eraser để xóa các file một cách an toàn.

Đặt mật khẩu bảo vệ file, thư mục thông qua Terminal

Ngoài các phương pháp trên, bạn cũng có thể sử dụng lệnh ZIP trong Terminal để nén và bảo vệ bằng mật khẩu các file và thư mục trên Macbook.

Mở Terminal trong thư mục Applications/Utilities/Terminal. Đầu tiên, hãy chuyển đến thư mục chứa các file cần bảo vệ bằng mật khẩu. Ví dụ, nếu các file nằm trên màn hình Desktop, nhập lệnh sau vào cửa sổ Terminal:

cd Desktop

Nếu file của bạn nằm ở vị trí khác, đơn giản thay thế Desktop bằng đường dẫn đến thư mục chứa file hoặc chuyển file vào màn hình Desktop.

Tiếp theo, nhập lệnh sau đây, thay thế “Sample.zip” bằng tên mà bạn muốn đặt cho file ZIP và “Sample.mp4” bằng tên file bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.

zip -e Sample.zip Sample.mp4

Nếu bạn muốn đặt mật khẩu bảo vệ cho một thư mục, lệnh sẽ hơi khác một chút. Giả sử bạn có một thư mục là FilesToProtect trên màn hình desktop và bạn muốn bảo vệ thư mục này. Trên cửa sổ Terminal, nhập lệnh sau:

zip -e ProtectedFiles.zip FilesToProtect/*

Ký tự “/*” sau tên thư mục biểu thị nén tất cả các file trong thư mục đó. Nếu thư mục chứa các thư mục con mà bạn muốn thêm vào file ZIP, chỉ cần thay đổi “-e” thành “-er” trong lệnh, trong đó “r” là đệ quy. Tất cả các thư mục con sẽ được quét để thêm vào file ZIP.

Các file gốc sẽ được bảo toàn. Vì vậy, giải pháp tốt nhất là xóa sạch các file gốc sau khi bạn đã thêm các file vào file ZIP mã hóa. Sử dụng công cụ Eraser để xóa các file an toàn.

Đặt mật khẩu và mã hóa thư mục trên Macbook bằng Encrypto

Encrypto là công cụ miễn phí tạo file mã hóa chứa các file và thư mục khác nhau cho cả Mac và Windows. Công cụ này là một giải pháp an toàn để chia sẻ file và thư mục với người dùng khác. Bạn cũng có thể sử dụng nó để đặt mật khẩu và mã hóa các thư mục để bảo vệ các file trên ổ cứng của mình và sao lưu chúng vào ổ cứng bên ngoài.

Tải Encrypto về Macbook và cài đặt. Khi mở Encrypto, cửa sổ sẽ hiện ra. Kéo file và thư mục bạn muốn bảo vệ vào đó. Bạn cũng có thể bảo vệ chúng trong một file mã hóa (.CRYPTO), nhưng phải thêm cả file và thư mục cùng một lúc. Cấu trúc thư mục gốc sẽ không được bảo toàn.

Nhập mật khẩu cho file mã hóa và gợi ý vào mục Hint (tùy chọn). Gợi ý này sẽ hữu ích khi chia sẻ file mã hóa với người khác. Bạn có thể nhập một gợi ý chỉ bạn và họ mới biết, không cần phải gửi mật khẩu cho họ. Sau đó click Encrypt để tạo file mã hóa.

Các file và thư mục được mã hóa thành file .CRYPTO. Lưu file mã hóa vào ổ cứng hoặc chia sẻ trực tiếp với người khác đang sử dụng Encrypto bằng cách nhấn Share File.

Kích đúp chuột vào file .CRYPTO để giải mã và lưu các file vào ổ cứng. Khi sử dụng xong, hãy mã hóa lại và xóa các file đã giải mã bằng Encrypto.

Có nhiều phương thức để bảo vệ dữ liệu quan trọng trên Macbook. Bạn đã chọn cách nào? Hãy chia sẻ cùng Mytour nhé!