Bảo vệ tài liệu Word, Excel bằng mật khẩu trong mọi phiên bản

Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word và Excel 2016, 2013, 2010, 2007, và 2003 để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Bảo vệ file Word & Excel bằng cách đặt mật khẩu

I. Lợi ích của việc đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu Word, Excel

- Ngăn chặn việc sao chép nội dung bởi người không được cho phép.
- Ngăn chặn sự chỉnh sửa, định dạng của các nội dung quan trọng trong tài liệu.
- Bảo mật dữ liệu, đảm bảo an toàn trong quá trình soạn thảo.

II. Hướng dẫn đặt mật khẩu bảo vệ file Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003

1. Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013.

Bước 1: Các phiên bản Word Office 2016 và 2013 có giao diện tương đồng, bạn có thể áp dụng cách thực hiện sau cho cả hai. Đầu tiên, mở tài liệu Word mà bạn muốn đặt mật khẩu, sau đó nhấn vào tab File.

Bước 2: Trong menu File, chọn Lưu dưới dạng (hoặc Save As) để lưu tài liệu, sau đó chọn Duyệt để chọn nơi lưu file.

Bước 3: Trong mục Lưu dưới dạng, không lưu ngay mà bạn hãy nhấp vào Công cụ để mở menu thả xuống, sau đó chọn Tùy chọn chung.

Bước 4: Trong Tùy chọn chung là nơi bạn có thể đặt mật khẩu cho tài liệu Word.

- Mật khẩu mở file: Đặt mật khẩu chỉ để mở file mà không cho phép chỉnh sửa.
- Mật khẩu chỉnh sửa: Đặt mật khẩu để mở file và có quyền chỉnh sửa.

Sau đó, bạn cần xác nhận và nhập lại mật khẩu mở file (không kèm chỉnh sửa).

Cuối cùng, xác nhận và nhập mật khẩu mở file kèm quyền chỉnh sửa, sau đó nhấn OK. Việc đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013 đã hoàn tất.

2. Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2010

Bước 1: Cách thực hiện việc đặt mật khẩu cho file Word 2010 tương tự như trên Word 2016, 2013, chỉ khác một chút về giao diện ban đầu. Bắt đầu bằng việc nhấn vào tab File.

Bước 2: Tại đây, chọn Lưu dưới dạng (Save as), và lưu tài liệu Word của bạn.

Sau đó, làm theo bước 3 và bước 4 trong phần đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013 để đặt mật khẩu cho file Word 2010.

3. Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2007

Bước 1: Tương tự như Word 2010, việc đặt mật khẩu cho file Word trên phiên bản 2007 cũng không khó khăn. Bắt đầu bằng việc nhấn vào tab File trên giao diện.

Bước 2: Tiếp theo, chọn Lưu dưới dạng > Tài liệu Word.

Sau đó, làm theo bước 3 và bước 4 trong phần đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013.

4. Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2003

Bước 1: Trong phiên bản 2003, thao tác đặt mật khẩu khác hoàn toàn so với các phiên bản mới hơn. Mặc dù ít người sử dụng phiên bản này, nhưng Mytour sẽ cung cấp hướng dẫn để ai cần có thể thực hiện.

Thay vì nhấn vào file như các phiên bản khác, bạn cần chọn Công cụ trên thanh Menu và sau đó chọn Tùy chọn.

Bước 2: Tìm Tab Bảo mật và tiến hành đặt mật khẩu cho 2 phần Password to open và Password to modify như đã nói ở trên. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để xác nhận thao tác.

5. Hướng dẫn đặt mật khẩu và khóa file bằng Protect Workbook

Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ => chọn Review => chọn Protect => chọn Restrict Editing.

Bước 2: Để ngăn người khác sao chép hoặc chỉnh sửa nội dung, tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document.

Bước 3: Tại đây, chọn một trong các quyền sau:

+ Thay đổi được theo dõi: Cho phép theo dõi các thay đổi trong tài liệu.
+ Ý kiến: Cho phép thêm các ý kiến vào văn bản.
+ Điền thông tin vào biểu mẫu: Cho phép thay đổi thông tin trong biểu mẫu.
+ Không có thay đổi (chỉ đọc): Không cho phép chỉnh sửa, chỉ cho phép đọc văn bản.

Bước 4: Chọn Yes, Bắt đầu Bảo vệ như hình dưới.

Bước 5: Trong hộp thoại Bắt đầu Bảo vệ, nhập mật khẩu và xác nhận sau đó chọn OK.

6. Gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word

Bước 1: Mở file Word đã có mật khẩu, sau đó chọn File.

Bước 2: Tại đây, chọn Lưu dưới dạng

Bước 3: Trước khi lưu lại file, chọn Công cụ => Tùy chọn chung.

Bước 4: Xóa mật khẩu ở hai mục Mật khẩu mở file và Mật khẩu chỉnh sửa, sau đó chọn OK để hoàn tất.

7. Hướng dẫn khóa một vùng dữ liệu trên Word

- Cách khóa một phần tự do trên Word

Bước 1: Mở file Word đã tạo trước đó và chọn Bố cục => Tạo một Break => Chọn Liên tục.

Bước 2: Chọn mục Review => Chọn Bảo vệ => Chọn Giới hạn chỉnh sửa.

Bước 3: Trong phần Giới hạn chỉnh sửa, tích vào Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và chọn Điền thông tin vào biểu mẫu.

Bước 4: Chọn Chọn các phần ... ở dưới như hình minh họa.

Bước 5: Trong cửa sổ Bảo vệ phần, chọn các phần bạn muốn khóa và nhấn OK

Bước 6: Tiếp theo, chọn Yes, Bắt đầu Bảo vệ

Bước 7: Nhập mật khẩu muốn thiết lập và nhấn Ok.

- Cách khóa một phần, vùng dữ liệu nhỏ trên Word

Đầu tiên, bạn cần mở thẻ Developer trong Word. Để làm điều này, mở mục Tệp và chọn Tùy chọn => nhấn vào mục Tùy chỉnh thanh công cụ, trong cửa sổ Tab chính tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK

Sau khi đã kích hoạt thẻ Developer, bạn tiến hành các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần khóa => Mở thẻ Developer => Chọn Rich text như hình minh họa.

Bước 2: Sau đó, chọn Properties trong thẻ Developer.

Bước 3: Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nội dung hiển thị, bạn có thể đặt tiêu đề cho đoạn khóa ở mục Tiêu đề và tích vào 2 ô trong phần Khóa: Điều khiển không thể xóa và Nội dung không thể chỉnh sửa, sau đó chọn OK.

Bước 4: Tiếp tục trong thẻ Developer, chọn Restrict Editing.

Bước 5: Trong cửa sổ hiển thị, tích vào ô Giới hạn định dạng cho một số kiểu lựa chọn trong phần Hạn chế Định dạng.=> Chọn Có, Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ

Bước 6: Nhập và xác nhận mật khẩu vào hai ô sau đó chọn OK.

III. Cách đặt mật khẩu bảo vệ file Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003

1. Đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013

Bước 1: Đối với Excel, quá trình đặt mật khẩu tương tự như Word, với cơ chế bảo vệ dữ liệu riêng và không khác biệt nhiều. Bắt đầu bằng việc nhấn vào File trên thanh Menu.

Bước 2: Chọn Save As, sau đó nhấn Browse để tiến hành đặt mật khẩu cho file Excel.

Bước 3: Trước khi nhấn Save, vào phần Tools ở dưới và chọn General Options để đặt mật khẩu cho file Excel.

Bước 4: Đơn giản chỉ cần nhập mật khẩu cho phần Password to open và Password to modify để đặt mật khẩu cho file Excel.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng mật khẩu khác nhau cho cả Password to open và Password to modify.

Tiếp theo, xác nhận mật khẩu cho Password to open.

Xác nhận mật khẩu cho Password to modify và nhấn OK để hoàn tất.

2. Đặt mật khẩu cho file Excel 2010

Bước 1: Đặt mật khẩu cho file Excel tương tự như trên Excel 2016, 2013, chỉ khác ở giao diện ban đầu. Mở giao diện bằng cách bấm vào File.

Bước 2: Chọn Save as, lưu file Excel của bạn.

Tiếp tục bước tiếp theo, đặt mật khẩu cho file Excel theo bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013.

3. Đặt mật khẩu cho file Excel 2007

Bước 1: Việc đặt mật khẩu cho file Excel trên Excel 2010 giống như việc thực hiện trên phiên bản 2016, 2013 với sự khác biệt nhỏ về giao diện. Bắt đầu bằng cách bấm vào File trên thanh Menu.

Bước 2: Tiếp theo, chọn Save As > và lựa chọn Excel Workbook.

Tiếp tục với bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013.

4. Đặt mật khẩu cho file Excel 2003

Bước 1: Trong phiên bản 2003, có nhiều thay đổi do chưa được Microsoft tối ưu hoá. Để bắt đầu, không nhấn vào file như thông thường mà chọn Tools trên thanh Menu, sau đó nhấn Options.

Bước 2: Tìm Tab Security và tiến hành đặt mật khẩu với 2 phần Password to open và Password to modify như đã nêu ở trên. Khi đã hoàn tất, nhấn OK để xác nhận.

5. Cách xóa mật khẩu khóa file Excel

Bước 1: Mở file Excel và nhập mật khẩu.

Bước 2: Click vào File.

Bước 3: Chọn Save As tiếp theo.

Bước 4: Chọn Tools => Chọn General Options...

Bước 5: Xóa mật khẩu ở 2 mục Password to open và Password to modify, sau đó nhấn Ok.

Bạn đã thành công trong việc xóa mật khẩu của file Excel.

6. Cách xóa, đặt mật khẩu cho file Excel bằng Protect Workbook

- Cách đặt mật khẩu

Bước 1: Mở file Excel và chọn File trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn Protect Workbook => Chọn Encrypt with Password.

Bước 3: Tab Encrypt Document hiện lên, nhập mật khẩu và chọn OK.

Bước 4: Nhập lại mật khẩu và chọn OK.

- Kết quả:

- Cách xóa mật khẩu khóa file:

Bước 1: Mở file Excel đã khóa và nhập mật khẩu file để mở.

Bước 2: Chọn File.

Bước 3: Trong mục Info => Chọn Protect Workbook => Chọn Encrypt with Password.

Bước 4: Xóa mật khẩu trong ô và chọn OK.

7. Cách tạo và xóa mật khẩu cho sheet trên Excel

- Cách tạo mật khẩu cho Sheet trên Excel

Bước 1: Mở file Excel cần tạo mật khẩu => Chọn mục Review => Chọn Protect Sheet.

Bước 2: Nhập mật khẩu vào cửa sổ Protect Sheet và chọn OK.

Bước 3: Nhập lại mật khẩu và chọn OK.

Các mục trên thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa sẽ bị mờ khi bạn đã khóa chỉnh sửa file thành công.

- Cách xóa mật khẩu và khóa

Bước 1: Mở file đã đặt mật khẩu => Chọn Review => Chọn Unprotect Sheet.

Bước 2: Trong bảng Unprotect Sheet, nhập lại mật khẩu của file và chọn OK.

Thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa của trang tính sẽ hiển thị như bình thường sau bước này!

8. Cách bật và tắt bảo vệ một vùng dữ liệu Excel

- Cách thiết lập mật khẩu và khóa vùng dữ liệu trên Excel

Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung trang tính, sau đó Click chuột phải => Chọn Format Cells....

Bước 2: Trong mục Protection => bỏ dấu tích ở phần Locked, sau đó chọn OK.

Bước 3: Tiếp theo, chọn vùng Excel cần khóa => Chọn chuột phải => Chọn Format Cells...

Bước 4: Trong mục Protection, bạn nhấn chọn lại dấu tích ở phần Locked => Nhấn chọn OK.

Bước 5: Tiếp tục trong phần Review => Chọn Allow Users to Edit Ranges/ Allow Edit Ranges.

Bước 6: Trong hộp thoại vừa xuất hiện => chọn New.

Bước 7: Tiếp theo nhập mật khẩu cho vùng cần khóa như hình bên dưới => Chọn OK.

Bước 8: Bạn Nhập lại mật khẩu để xác nhận => Chọn Ok.

Bước 9: Tiếp theo, chọn Protect Sheet trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges.

Bước 10: Lúc này bạn chỉ cần nhập mật khẩu để khóa chỉnh sửa => Nhấn chọn OK.

Bước 11:Nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận.

- Kết quả: Cuối cùng, khi nhấn chọn vào vùng đã khóa, bạn sẽ thấy xuất hiện lệnh yêu cầu mật khẩu tương tự bên dưới.

- Cách xóa mật khẩu, khóa dữ liệu Excel bất kỳ

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu đã khóa mật khẩu => Nhấn chọn Review => Chọn Unprotect Sheet để xóa khóa đã tạo

Bước 2: Tiếp theo bạn nhập mật khẩu đã tạo cho vùng đó => Nhấn chọn OK.

Sau khi thực hiện theo hướng dẫn trên, bạn hoàn toàn có thể đặt mật khẩu cho file Word, Excel mọi phiên bản để bảo vệ dữ liệu của mình.

Hãy thực hiện ngay và đừng quên bảo mật file Excel, Word mỗi khi tạo file mới, đó là điều cơ bản mà bạn cần biết.