BEST REGARDS LÀ GÌ? CÁCH SỬ DỤNG VÀ CÁC CÁCH KẾT THÚC EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

I. Best Regards có nghĩa là gì?

Best Regards (“Trân trọng”) là cách kết thư thể hiện sự tôn trọng với người nhận

Best Regards là cụm từ mang ý nghĩa “Trân trọng nhất” hoặc “Trân trọng” đứng trước chữ ký. Đây là cách kết thúc phổ biến cho các dạng thư từ bằng văn bản, bao gồm cả email và thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

Best Regards cũng có thể kết hợp với từ “Thanks” để tạo thành cụm từ Thanks and best regards ở cuối văn bản. Vậy bạn có đoán được Thanks and best regards là gì không? Cụm từ này có nghĩa là “Cảm ơn và trân trọng”, mang sắc thái trang trọng hơn so với Best regards.

II. Cách sử dụng Best Regards đúng cách

Best Regards là cách để kết thúc email một cách thông dụng và an toàn không đồng nghĩa với việc chúng ta có thể sử dụng cụm từ này trong mọi hoàn cảnh. Bạn nên dùng Best Regards trong trường hợp không quá trang trọng và người nhận là người mà bạn biết và tôn trọng, chẳng hạn:

• Email gửi cho đối tác kinh doanh, nhà cung cấp hoặc khách hàng
• Email gửi tới đồng nghiệp
• Email gửi cho người quen, thân thiết

III. Các cụm từ có ý nghĩa tương đồng với Best Regards

1. Kind Regards

Kind Regards (hay Kindest Regards) là một biến thể trang trọng hơn của Best Regards, được dùng khi người viết không muốn tỏ ra quá thân thiết với người nhận. Vì vậy, Kind Regards là cách phù hợp để kết thúc email liên quan đến làm ăn, kinh doanh.

Bạn có thể sử dụng Kind Regards trong những trường hợp sau đây:

• Email gửi tới khách hàng tiềm năng khi mới tiếp cận
• Email gửi tới giám đốc điều hành
• Email gửi cho người quen của bạn bè, đồng nghiệp

2. Warm Regards

Khác với Kind Regards, Warm Regards là phiên bản thân mật và gần gũi hơn của Best Regards. Warm Regards thể hiện sự đánh giá cao đối với người nhận - những người bạn quen biết từ lâu.

Một số trường hợp phù hợp để sử dụng Warm Regards:

• Email gửi tới người thân trong gia đình
• Email gửi cho bạn bè
• Email gửi tới đồng nghiệp thân thiết

* Lưu ý: Không nên dùng Warm Regards trong thư từ kinh doanh.

3. Best wishes

Regards có nghĩa là “Trân trọng”, không thể hiện nhiều tình cảm và ít trang trọng hơn so với Best Regards. Do đó, hãy cân nhắc khi dùng Regards vì từ này phần nào khiến người nhận cảm thấy bạn khá lạnh lùng, xa cách và thờ ơ.

4. Distinguish Best regards, Kind regards, Warm regards and Regards

Nhìn chung, Best regards, Kind regards, Warm regards và Regards đều mang nghĩa là “Trân trọng” dùng để kết thư. Tuy nhiên, các cụm từ này khác nhau về mức độ thân mật và trang trọng.

Regards: Trung lập, không thể hiện sự thân mật

Best Regards: Không quá trang trọng, có sự thân mật

Kind Regards: Trang trọng hơn và ít thân mật hơn Best Regards

Warm Regards: Thân mật hơn Best Regards

Differentiate Best regards, Kind regards, Warm regards and Regards

To choose the appropriate closing phrase, you need to:

• (1) Người nhận là ai? 
• (2) Mức độ thân thiết của mối quan hệ như thế nào? 
• (3) Mục đích của bức thư là gì? (Công việc hay cá nhân).

Only when you answer these questions, you can use the most accurate and professional closing method possible.

IV. Một số cụm từ thay thế Best Regards để kết thúc email chuyên nghiệp

Các cụm từ thay thế Best Regards

1. Email thể hiện sự trang trọng

Truly (Dùng khi biết tên người nhận)

Yours faithfully (Dùng khi đã gặp hoặc nói chuyện với người nhận)

Yours Truly (Dùng khi không biết tên người nhận, phổ biến trong Anh - Mỹ)

Yours sincerely (Dùng khi không biết tên người nhận, phổ biến trong Anh - Anh)

Thank you beforehand/ Thanks beforehand (Dùng khi bạn nhờ người nhận làm điều gì đó)

Best regards (Chúc mọi điều tốt lành)

2. Email thể hiện sự thân mật

Top (Dùng khi người nhận là người bạn thường xuyên giao tiếp)

Many thanks/ Thanks a lot

See you shortly

Moving onward and upward

To your health

Affection

Your amicable [chức vụ]

Felicitations (Chúc mừng)

Be cautious (Dùng khi bạn biết rõ về tình htrạng sức khoẻ/ tình huống của người nhận)

As usual (Như mọi khi)

V. Một số ghi nhận khi sử dụng Best Regards

1. Không sử dụng chữ in hoa hoặc đậm

Best regards thường được đặt ở cuối thư, trước chữ ký của người viết và đi kèm dấu phẩy: 

Best regards,

[Tên người viết]

[Chức vụ] (Có thể có hoặc không)

Không nên viết hoa hay in đậm Best Regards trong email

Không nên sử dụng chữ in hoa hoặc đậm toàn bộ cụm từ vì in hoa hay đậm chỉ được sử dụng để nhấn mạnh một nội dung cụ thể. Việc này có thể khiến bức thư của bạn thiếu chuyên nghiệp hơn, gây ấn tượng không tốt với người nhận hoặc làm cho người nhận hiểu sai mục đích chính bạn muốn truyền đạt.

2. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc là một yếu tố thừa thãi và không phù hợp trong môi trường văn phòng nghiêm túc của thư từ kinh doanh. Vì vậy, hạn chế sử dụng các biểu tượng cảm xúc khi sử dụng Best regards trong thư.

3. Viết đúng chính tả

Lưu ý này không chỉ áp dụng với Best Regards mà còn trong mọi email bạn viết. Một trong những tiêu chí để đánh giá tính chuyên nghiệp của một email là không có lỗi chính tả, đặc biệt là ở phần kết thư. Hãy chắc chắn kiểm tra lại văn bản trước khi nhấn nút “Gửi” nhé!

4. Không sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than thường được sử dụng trong câu cảm thán và câu cầu khiến. Dù bạn có phấn khích đến đâu, hãy tránh sử dụng dấu chấm than sau từ Best Regards. Hành động này không chỉ làm sai cách kết thúc thư mà còn có thể tạo ấn tượng không tốt với người nhận.