Buzz
Hầu hết ứng viên ngày nay thường dùng email để nộp đơn xin việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách gửi email ứng tuyển để tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Nếu bạn cũng đang lo lắng về vấn đề này, đừng bỏ lỡ thông tin dưới đây từ HR Insider.
Cần phân biệt giữa email ứng tuyển và thư ứng tuyển
Email ứng tuyển là gì?
Email ứng tuyển là những nội dung được viết trực tiếp trong khung văn bản gửi đến nhà tuyển dụng. Thực tế, cách gửi email ứng tuyển không yêu cầu bạn phải viết câu văn phức tạp mà chỉ cần ngắn gọn và trình bày đầy đủ các ý chính để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Thư ứng tuyển là gì?
Thư ứng tuyển (thư xin việc, đơn xin việc) là một tài liệu đính kèm trong email ứng tuyển cùng với CV hoặc Portfolio.
Nội dung của thư ứng tuyển sẽ ảnh hưởng lớn đến cơ hội được phỏng vấn của ứng viên. Vì vậy, nội dung của thư ứng tuyển gửi nhà tuyển dụng cần phải truyền tải được những giá trị mà bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp nếu được nhận.
Lưu ý quan trọng khi gửi email xin việc
Email là một phần quan trọng trong hồ sơ xin việc gửi đến nhà tuyển dụng. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ nắm được những thông tin cơ bản nhất về ứng viên. Cách gửi email ứng tuyển đang là phương pháp hiệu quả thay thế cho cách làm truyền thống trước đây, khi ứng viên phải đến trực tiếp công ty để nộp CV hoặc gửi thư tay.
Trong cách gửi CV qua email, bạn không cần phải có lối văn phong quá phức tạp mà cần ngắn gọn, rõ ràng, và trình bày đầy đủ ý chính. Như vậy, nhà tuyển dụng sẽ không mất nhiều thời gian xem hồ sơ xin việc của bạn. Để gửi email xin việc thành công, bạn nên chú ý những điều sau đây:
Ghi rõ vị trí ứng tuyển
Hãy đặt tên vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển ngay trong tiêu đề email. Nếu tiêu đề email của bạn rõ ràng, nhà tuyển dụng có thể sẽ chọn đọc email của bạn đầu tiên. Đối với một vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường nhận được rất nhiều hồ sơ ứng tuyển. Nếu không cung cấp thông tin cụ thể, có thể nhà tuyển dụng sẽ loại bỏ ngay trong vòng sàng lọc.
Trình bày ấn tượng
Trong cách trình bày, hãy hạn chế sử dụng dấu chấm than, các biểu tượng cảm xúc,... Những điều này có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn không chuyên nghiệp. Cách bố trí các ý và đoạn văn trong email cần phải gọn gàng, dễ đọc. Bạn cũng cần chú ý không được phép mắc lỗi chính tả, bởi điều này sẽ thể hiện sự thiếu cẩn thận, không chuyên nghiệp.
Đảm bảo nội dung tập trung vào điểm chính
Một cách gửi email ứng tuyển không thành công là tập trung quá nhiều vào bản thân. Mục tiêu của nhà tuyển dụng là tìm kiếm ứng viên có giá trị nhất cho công ty và muốn biết ứng viên có thể đem lại điều gì nếu được nhận vào. Chia sẻ kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn, và thành tích là những yếu tố quan trọng, nhưng nếu không liên quan đến vị trí ứng tuyển, mọi thứ sẽ trở nên vô nghĩa. Cách tốt nhất là chia sẻ thông tin mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.
Xem kỹ nội dung email trước khi gửi đi
Hãy kiểm tra kỹ nội dung và cách trình bày email xin việc trước khi gửi đến nhà tuyển dụng. Đây là bước quan trọng quyết định cơ hội việc làm của bạn. Một lỗi nhỏ vẫn có thể khiến bạn bị loại. Nhớ kiểm tra cẩn thận địa chỉ email của nhà tuyển dụng để tránh gửi sai người.
Hướng dẫn cách gửi email xin việc
Với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường việc làm hiện nay, bạn cần phải tạo ấn tượng ngay từ cách gửi mail ứng tuyển để gây ấn tượng với công ty tuyển dụng. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi email xin việc mà bạn có thể tham khảo:
Địa chỉ, tên hiển thị
Tên email phải bao gồm đầy đủ họ và tên. Nếu tài khoản đã được sử dụng, thêm tên công việc ứng tuyển. Tránh sử dụng tên từ game, thần tượng, theo trend,… vì không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và thiếu nghiêm túc. Nhà tuyển dụng sẽ loại bỏ hồ sơ của bạn ngay từ lần đầu tiên.
Tránh 2 lỗi thường gặp khi liên quan đến tên hiển thị email: không sử dụng tên thật và viết tên không in hoa. Mặc dù nhỏ nhưng lỗi này cũng ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của nhà tuyển dụng.
Tiêu đề
Tiêu đề email phải xuất hiện đầu tiên, bên cạnh tên ứng viên. Nếu email không có tiêu đề hoặc tiêu đề không phù hợp, nhà tuyển dụng có thể loại bỏ bạn ngay. Hãy đặt tiêu đề email đúng trọng tâm, không dài dòng và tuân thủ cấu trúc: Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty. Ví dụ: Trần Anh Nam – Nhân viên Truyền thông Marketing
Phần mở đầu
Đoạn mở đầu nội dung email xin việc, bạn nên sử dụng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện lịch sự và tôn trọng người nhận email. Lời chào và cách xưng hô cũng không nên quá thân thiện hoặc quá trịnh trọng, ví dụ: “Thân gửi”, “Thân ái”…
Có 2 trường hợp bạn cần chú ý khi viết phần mở đầu trong cách gửi mail ứng tuyển:
- Trường hợp 1: Nếu biết rõ người nhận, bạn viết: “Kính gửi – Anh/chị – Tên – Chức vụ của họ”. Ví dụ: Kính gửi, chị Trần Thị Lan – Bộ phận Tuyển dụng
- Trường hợp 2: Nếu không biết người tuyển dụng là ai, bạn viết: “Kính gửi Bộ phận nhân sự – Tên Công ty”. Ví dụ: Kính gửi bộ phận nhân sự Công ty Cổ phần ABC.
Phần nội dung chính
Ở phần nội dung email xin việc, bạn cần cung cấp thông tin cá nhân nổi bật để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Phần nội dung email xin việc bao gồm những thông tin sau:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân
- Mục đích gửi email, ứng tuyển vào vị trí công việc nào
- Nhấn mạnh trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển
- Đính kèm CV, Portfolio
Nội dung cần rõ ràng, súc tích vì nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian đọc email dài dòng.
Phần kết
Trong phần kết thư email, đừng quên bày tỏ lòng biết ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét email của bạn. Đồng thời, hy vọng nhận được phản hồi và mong muốn có cơ hội làm việc, đóng góp tại công ty.
Tài liệu đính kèm
Hồ sơ nộp qua email bao gồm: Đơn xin việc, CV và các chứng chỉ liên quan. Hãy đính kèm CV, Portfolio, thư giới thiệu,... trước khi gửi email. Những tài liệu này rất quan trọng để nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn.
Chữ ký email xin việc
Để email xin việc nổi bật hơn so với các hồ sơ khác, bạn có thể tạo chữ ký điện tử. Chữ ký email nên bao gồm họ tên đầy đủ, chức vụ, chuyên môn, số điện thoại cá nhân và địa chỉ. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn và giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn.
Những lỗi cần tránh khi gửi email ứng tuyển
Trong việc viết và gửi mail xin việc, có một số lỗi thường gặp mà bạn nên tránh:
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email để đảm bảo không có sai sót.
Thiếu sự cá nhân hóa: Viết email cá nhân hóa để thể hiện sự quan tâm và tương tác.
Thiếu lịch sự và chuyên nghiệp: Tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thức, biểu thị thiếu tôn trọng và chuyên nghiệp.
Email quá dài hoặc không cú pháp rõ ràng: Giữ email ngắn gọn và rõ ràng để không làm mất sự chú ý của người đọc.
Thiếu thông tin quan trọng: Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin quan trọng trước khi gửi.
Tạo CV chuyên nghiệp trong email xin việc
Để tạo CV mới với WowCV, bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập WowCV tại WowCV.Mytour.com
Bước 2: Chọn mẫu CV phù hợp
WowCV có nhiều mẫu thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Chọn mẫu bạn thích và ưng ý nhất.
Bước 3: Cập nhật thông tin chi tiết
Có 2 cách để thực hiện bước này, gồm:
- Phương thức 1: Cập nhật thông tin thủ công. Bạn nhập thông tin từ WowCV vào khung thông tin của WowCV.
- Phương thức 2: Đồng bộ thông tin từ hồ sơ trực tuyến tại Mytour. Sau khi đăng nhập vào tài khoản Mytour, bạn nhấp vào nút Tự động điền ở góc trên bên trái, tất cả thông tin trên hồ sơ trực tuyến của bạn trên Mytour sẽ đồng bộ với WowCV.
Bước 4: Xem thử, tùy chỉnh CV
Xem xét hồ sơ của bạn ở cửa sổ xem trước ở bên phải, điều chỉnh màu sắc, mẫu CV, ngôn ngữ trong CV và thông tin khác để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bước 5: Tải về, lưu lại CV
Sau khi hoàn thành, bạn có thể lưu CV trong hồ sơ trực tuyến trên Mytour hoặc tải xuống miễn phí dưới dạng PDF. Ở bước này, nếu muốn lưu các thay đổi của hồ sơ trên WowCV, bạn có thể chọn Đồng thời cập nhật thông tin trên hệ thống Mytour trong hộp thoại tải xuống. Hồ sơ của bạn trên Mytour sẽ được cập nhật với các thay đổi trên WowCV.
Hi vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu thêm về cách gửi mail ứng tuyển. Hãy truy cập vào Mytour.com để tận hưởng dịch vụ tạo CV online chuyên nghiệp và tìm kiếm việc làm uy tín để nhanh chóng có công việc phù hợp nhất cho bản thân. Ngoài ra, trong danh mục HR Insider của Mytour.com còn cập nhật nhiều thông tin bổ ích về các ngành nghề hot, xu hướng thị trường lao động, bí quyết tuyển dụng, tips phỏng vấn,… dành cho nhà tuyển dụng lẫn ứng viên, vậy nên đừng bỏ lỡ nhé!
