Buzz
Khám phá cách sử dụng Đồng tác giả trong Excel. Đơn giản, hiệu quả!
1. Chia sẻ file để cùng nhau tạo nên
2. Mở file làm việc đã chia sẻ một cách dễ dàng
3. Sử dụng Đồng tác giả - Cộng tác mà không gặp trở ngại
4. Ghi chú và nhận đánh giá từ đồng đội
Để sử dụng tính năng Đồng tác giả trong Excel, bạn cần cài đặt phiên bản mới nhất của Office 365.
1. Chia sẻ tài liệu làm việc để bắt đầu sự đồng tác giả.
Đồng tác giả trên Excel đơn giản hơn bao giờ hết. Đầu tiên, hãy lưu tài liệu vào OneDrive hoặc thư viện SharePoint Online. Sau đó, nhấp vào 'Chia sẻ' ở góc trên bên phải để kết nối với đồng đội của bạn.
Nếu tài liệu của bạn chưa được lưu tại OneDrive hoặc SharePoint, hệ thống sẽ nhắc bạn khi bạn chọn tùy chọn Chia sẻ.
Khi mục Chia sẻ mở ra, điền địa chỉ email của những người bạn muốn cùng làm việc trên tài liệu Excel.
Sau đó, chọn tùy chọn mở rộng để quyết định quyền truy cập của họ - chỉ xem hay có thể chỉnh sửa. Bạn cũng có thể thêm tin nhắn cá nhân nếu muốn.
Nhấn nút Chia sẻ trực tuyến để gửi email mời chia sẻ.
Những người được mời chỉ cần nhấp Open (Mở) trong email để trải nghiệm sổ làm việc được chia sẻ ngay lập tức.
Nếu bạn không muốn chia sẻ file qua email, bấm vào 'Nhận liên kết chia sẻ' ở phía dưới của mục Chia sẻ.
Danh sách những người được chia sẻ bảng tính có thể được xem trong phần Chia sẻ.
2. Cách mở file làm việc khi được chia sẻ.
Khi người được chia sẻ mở file, nó sẽ tự động mở trong Excel trên web. Họ có thể chỉnh sửa tệp trực tuyến, đồng thời theo dõi ai khác đang làm việc trên sheet và những thay đổi mà họ đã thực hiện.
Muốn làm việc trên phiên bản Excel trên PC, chỉ cần nhấp vào 'Mở trong Ứng dụng Desktop'.
3. Đồng tác giả trong Excel.
Trong hầu hết các phiên bản Excel, bao gồm Office 365, trên web và điện thoại di động, bạn sẽ thấy các lựa chọn đồng tác giả theo thời gian thực.
Mỗi thành viên tham gia vào file làm việc sẽ được đánh dấu với một màu đặc biệt để phân biệt từng đối tượng. Thậm chí khi không thể nhìn thấy tác giả trên file làm việc, bạn vẫn nhận thấy những thay đổi mà họ đã thực hiện.
Để theo dõi những thay đổi của tất cả các đồng tác giả ngay lập tức, hãy sử dụng Excel cho Office 365 và kích hoạt tính năng AutoSave. Bạn có thể tìm thấy nó ở góc trên cùng bên trái của thanh công cụ.
4. Phần Chú thích và Nhận xét.
Một phương pháp tuyệt vời để hợp tác với đồng nghiệp mà không làm thay đổi giá trị từng ô là sử dụng tính năng bình luận. Bình luận giúp bạn dễ dàng để lại ghi chú hoặc thậm chí thảo luận trực tiếp trong Excel trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
- Để thêm một bình luận, nhấp vào ô bạn muốn bình luận, sau đó chọn 'Đánh giá' > 'Nhận xét mới'.
- Nhập nội dung bình luận và nhấp vào nút 'Đăng' (biểu tượng mũi tên màu xanh lá cây).
- Bình luận sẽ xuất hiện với một biểu tượng ở góc của ô, cùng màu với ID của đồng tác giả.
- Tất cả các đồng tác giả khác có thể đọc bình luận của bạn khi họ di chuột lên ô đó.
- Để trả lời một bình luận, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bình luận. Khi cửa sổ mở ra, bạn có thể nhập phản hồi của mình.
Để xem tất cả các ý kiến trong tệp làm việc, bấm vào 'Bình luận' ở góc trên bên phải. Sau đó, bảng điều khiển Bình luận sẽ xuất hiện và bạn sẽ thấy tất cả các ý kiến dưới dạng hội thoại. Mỗi bình luận cũng sẽ chứa một tham chiếu đến ô mà nó thuộc về.
Tùy chọn trò chuyện trong tệp làm việc thông qua tính năng Bình luận được đánh giá là rất thuận tiện, thậm chí còn tốt hơn khi so sánh với việc sử dụng các phương tiện giao tiếp bên ngoài như email hoặc Skype ....
