Buzz
Không Phải Lúc Nào Cũng Bận Rộn Cũng Có Hiệu Quả - Những Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc Dưới Đây Sẽ Giúp Bạn Tận Dụng Ngày Làm Việc
Trong Ngày Làm Việc, Mọi Người Thường Ưu Tiên Công Việc Theo Nhu Cầu Của Người Khác, Theo Deadline, Hoặc Hoàn Toàn Không Có Thứ Tự Nào. Tình Huống Đó Cũng Thường Xảy Ra Trong Cuộc Sống Riêng, Khi Người Ta Chẳng Giành Bao Nhiêu Thời Gian Cho Những Hoạt Động Thực Sự Quan Trọng, Mà Lại Miệt Mài Bận Rộn Không Đâu. Giải Pháp Cho Vấn Đề Này Chính Là Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả, Có Chủ Đích Và Hướng Đến Các Mục Tiêu Tương Lai. Khi Đó, Mỗi Công Việc Bạn Thực Hiện Đều Sẽ Thúc Đẩy Giá Trị, Còn Những Điều Ít Quan Trọng Sẽ Không Thể Đảo Lộn Danh Sách Việc Cần Làm.
Áp Dụng Các Chiến Lược Sắp Xếp, Bạn Hoàn Toàn Có Thể Thay Đổi Triệt Để Lịch Làm Việc Trong Ngày, Để Quãng Thời Gian Dành Cho Công Việc - Và Cho Cuộc Sống Cá Nhân Thực Sự Ý Nghĩa. Những Chiến Lược Này Sẽ Giúp Bạn Đánh Giá Và Sắp Xếp Những Mối Ưu Tiên Hàng Đầu.
Để Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên Một Cách Tỉ Mỉ, Hãy Lập Lịch Làm Việc, Đánh Giá Công Việc, Và Phân Bổ Thời Gian Cho Chúng - Để Đạt Hiệu Quả Cao Nhất Trong Thời Gian Ngắn. Khi Sắp Xếp, Bạn Cũng Cần Linh Động Bởi Sẽ Có Những Lúc Bạn Cần Tạm Dừng Việc Có Mức Ưu Tiên Thấp Và Tập Trung Vào Vấn Đề Khẩn Cấp Hơn.
1. Lập Danh Sách Tất Cả Công Việc
Chìa Khóa Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả Là Hiểu Rõ Toàn Bộ Phạm Vi Công Việc Bạn Cần Làm - Dù Công Việc Có Bình Thường Đến Mấy, Bạn Hãy Ghi Ra Và Xem Xét. Một Mẹo Khá Hay Để Nắm Toàn Cảnh Là Ghi Cả Việc Công Và Việc Tư Trong Ngày Ra Một Danh Sách.
Bất Kể Công Việc Gì, Dù Chỉ Là Lấy Quần Áo Từ Tiệm Giặt Hay Họp Riêng Với Sếp, Cũng Cần Được Đưa Vào Cùng Một Danh Sách. Khi Đã Liệt Kê Hết Mọi Công Việc, Thường Thì Bạn Có Thể Sắp Xếp Theo Thứ Tự Ưu Tiên Về Tầm Quan Trọng, Mức Độ Khẩn Cấp, Thời Gian Cần Thiết Và Giá Trị Mà Mỗi Việc Mang Lại.
2. Xác Định Việc Quan Trọng: Hiểu Rõ Mục Tiêu Thật Sự Của Bạn
Nghe Có Vẻ Là Một Biện Pháp Quản Lý Thời Gian Tức Thì, Nhưng Sắp Xếp Thứ Tự Công Việc Lại Là Mấu Chốt Giúp Bạn Hoàn Thành Các Mục Tiêu Dài Hạn. Khi Nắm Rõ Mục Tiêu Bạn Thực Sự Theo Đuổi, Dù Mục Tiêu Ấy Là Thăng Chức, Hoàn Thành Dự Án Hay Đạt Bước Ngoặt Trong Sự Nghiệp, Bạn Sẽ Dễ Dàng Xác Định Những Công Việc Liên Quan Mật Thiết Nhất. Chia Nhỏ Những Mục Tiêu Lớn Lao Này Theo Mốc Thời Gian Cũng Là Một Ý Hay. Ví Dụ, Bạn Có Thể Chia Nhỏ Mục Tiêu Của Cả Năm Thành Danh Sách Công Việc Mỗi Tháng, Rồi Mỗi Tuần, Mỗi Ngày, V.v.
Đối Với Alejandro Cerecedo, Quản Lý Cao Cấp Phụ Trách Mảng Khách Hàng Thời Trang Ở Công Ty PR Another Company Và Thành Viên Của WeWork Reforma 26 Ở Thành Phố Mexico, Đặt Ra Các Mục Tiêu Dài Hạn Là Cách Ông Sắp Xếp Và Truyền Lửa Cho Cả Tập Thể Mỗi Khi Năm Mới Đến. Cerecedo Chia Sẻ “Chúng Tôi Trao Đổi Về Mục Tiêu Cả Trong Công Việc Lẫn Cuộc Sống Và Đặt Ra Mốc Thời Gian Cho Chặng Đường Tiến Tới Các Mục Tiêu Đó””.
Cách Tư Duy Toàn Cục Này Nắm Vai Trò Chủ Đạo Trong Việc Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả. Mọi Người Thường Nhầm Tưởng Rằng Bận Rộn Đi Đôi Với Tiến Độ. Thế Nhưng, Cả Ngày Lao Vào Những Công Việc Chẳng Hề Liên Quan Đến Mục Tiêu Cuối Cùng Chỉ Phí Thời Gian Mà Thôi. Hãy Thành Thật Với Bản Thân Về Giá Trị Lâu Dài Của Mỗi Công Việc Và Không Ngừng Tâm Niệm Mục Tiêu Sau Chót.
3. Đánh Dấu Những Việc Khẩn Cấp
Trong Danh Sách Công Việc, Bạn Cần Ghi Rõ Deadline Cho Mỗi Mục. Có Như Vậy, Bạn Mới Biết Việc Nào Cần Làm Xong Ngay Và Có Thể Vạch Trước Kế Hoạch Cho Các Deadline Về Sau.
Đặt Ra Kỳ Hạn Ngay Cả Khi Công Việc Không Yêu Cầu Cũng Rất Quan Trọng; Bằng Không, Bạn Sẽ Tiếp Tục Trì Hoãn Những Công Việc Quan Trọng Chỉ Vì Chúng Không Gấp Gáp. (Chiến Lược Này Cũng Phát Huy Tác Dụng Trong Việc Giúp Bạn Tăng Năng Suất Và Giảm Thời Gian Trì Hoãn).
4. Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên Dựa Trên Mức Độ Quan Trọng Và Khẩn Cấp
Trong cuốn sách nổi tiếng về 7 thói quen của người thành đạt, mà doanh nhân và diễn giả hàng đầu Stephen Covey đã xuất bản vào năm 1989, ông khuyên chúng ta nên sắp xếp công việc theo tầm quan trọng và độ khẩn cấp.
