Buzz
Tiếp theo trong cuốn sách “Bí mật làm việc hiệu quả của người Nhật” của tác giả Mizuko Suzuki nào! Ai chưa đọc Phần 1- Thư Thương Mại thì nhấn vào để đọc nhé!
Khi còn ở trường đại học, mỗi sinh viên đều có một bàn làm việc trong phòng học của khoa. Khoa mình là khoa thiết kế nên mỗi bàn mang một phong cách riêng. Có bàn đầy cà phê và kẹo cao su. Có bàn trang trí bằng ảnh của thần tượng. Có bàn được trang trí với hoa và cây xanh. Khi đi làm, mỗi người có một bàn làm việc cố định nên văn phòng phẩm, tài liệu… đều được để trên bàn. Nhưng khi chuyển sang làm việc tại công ty, mọi thứ đều thay đổi. Chỗ ngồi không cố định mà tự do, ai muốn ngồi ở đâu thì ngồi, nhưng đi làm trễ thì phải chuyển sang bàn làm việc khác. Bàn làm việc là của chung, nếu họp trên 1 tiếng là phải dọn sạch bàn để nhường chỗ cho người khác. Chỉ còn lại một tủ khoá rất nhỏ để để đồ. Ban đầu mọi người có thể cảm thấy khó chịu, nhưng chỉ vài tháng sau không còn ai bàn luận về vấn đề này nữa, văn phòng luôn được giữ sạch sẽ và gọn gàng. Mỗi sáng đến nơi, bàn làm việc đã được dọn sạch sẽ, lau khô và bắt đầu làm việc ngay, mọi công việc đều được sắp xếp gọn gàng trên bàn. Điều này giúp tập trung vào một công việc cụ thể một cách dễ dàng hơn. Bởi vì không có chỗ để đồ nên phải chuyển sang sử dụng file mềm thay vì file cứng, khi hoàn thành một dự án thì tất cả đều được chuyển vào một file mềm để quản lý. Do đồ đạc ít đi nên không mất thời gian để tìm kiếm, mọi thứ luôn được sắp xếp gọn gàng, giúp cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn trước đây.
Để tránh việc biến bàn làm việc thành kho sách, kệ trang trí hoặc cửa hàng văn phòng phẩm, hãy thực hiện những điều sau đây!
Không bao giờ xếp tài liệu lên nhau. Việc xếp chồng tài liệu sẽ làm cho những tài liệu, hồ sơ ở phía dưới bị lãng quên, bạn sẽ bỏ lỡ những tài liệu quan trọng. Việc tìm kiếm sẽ trở nên khó khăn và làm rối tung các hồ sơ. Sử dụng folder để chia và dựng đứng tài liệu trên bàn, trong folder lại chia thành các file nhỏ bằng bìa trong suốt (clear file). Hạn chế sử dụng folder dập lỗ vì sẽ tốn diện tích và bạn sẽ phải mất thêm công đoạn dập lỗ.
Tự đề ra các quy định để xử lý tài liệu, ghi chú quy định đó lên sổ sách, cửa tủ, folder… bất cứ nơi nào bạn có thể nhìn thấy được. Ví dụ, tài liệu dự án sẽ được xử lý mỗi khi dự án kết thúc, xử lý mỗi năm 2 lần vào tháng 4, tháng 10 (Không xử lý vào cuối năm vì lúc này rất nhiều công việc bận rộn). Lưu ý với những tài liệu chứa thông tin nhạy cảm cần phải sử dụng máy cắt vụn trước khi vứt đi.
Những tài liệu quan trọng không thể loại bỏ có thể được quét và lưu vào máy tính và ổ cứng. Hành động này giúp tiết kiệm diện tích và không tốn thời gian để tìm kiếm tài liệu. Khi cần sử dụng, có thể in ra. Nếu công ty có tài khoản cloud thì nên tận dụng để tránh trường hợp máy tính hỏng không thể cứu dữ liệu.
Cả tài liệu giấy lẫn tài liệu chơi xổ sốu cần được đặt vào vị trí cố định sau khi sử dụng. Không để các file lan man trên desktop. Chỉ để trên bàn làm việc và desktop những file đang được sử dụng. Các vật dụng có thể để trên bàn làm việc bao gồm: máy tính, điện thoại, một folder dựng tài liệu, sổ ghi chú, tài liệu đang xử lý và hộp bút (mỗi loại 1 chiếc).
Cách đặt tên file một cách tự do có thể gây lãng phí thời gian khi tìm kiếm file. Bạn nên thiết lập một quy định đồng nhất riêng cho việc đặt tên file. Ví dụ: Tên file = YYMMDD_Tênkhách_Tênhồsơ ＝ 2019-11-13_Vietcombank_Baocaothue. Lưu ý rằng việc đưa ngày tháng vào tên file là rất quan trọng, với cách này bạn sẽ nhận biết được phiên bản mới nhất của file mà bạn thường xuyên sử dụng. Cách đặt tên file có thể ghi trực tiếp lên desktop cho đến khi bạn nhớ được. Để nhập ngày tháng một cách nhanh chóng, bạn có thể chuyển sang chế độ nhập liệu của Google IME (Nhân đây cũng muốn giới thiệu với các bạn, Google IME là một công cụ nhập liệu tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm khoảng 1/3 thời gian nhập văn bản đấy, hãy thử và trải nghiệm nhé!).
Ngăn kéo cũng cần được giữ gọn gàng, bằng cách mỗi món văn phòng phẩm chỉ cần 1 chiếc. Bút, dập ghim, thước, gôm tẩy, kéo… những vật dụng cần thiết cho công việc phải đủ nhưng không được nhiều hơn 1 chiếc. Nếu công ty có hộp dùng chung thì không cần phải giữ riêng, trừ khi công việc của bạn yêu cầu phải sử dụng món văn phòng phẩm đó thường xuyên.
Lưu ý về việc dự trữ đồ: ① Cần gì phải dự trữ ② Dự trữ ở đâu ③ Số lượng cần bao nhiêu. Về số lượng, ví dụ, quy định về giấy in kích thước A4 có mức dự trữ tối thiểu là 500 tờ, tối đa là 1500 tờ, không được dự trữ quá mức tối đa và dưới mức tối thiểu. Khi sử dụng hết 1000 tờ, sẽ cần mua thêm 1000 tờ để đưa dự trữ lên mức tối đa.
Sử dụng túi nhựa trong để có thể nhìn thấy những vật phẩm bên trong, như túi hồ sơ nhựa dùng cho thuyết trình có thể đựng cáp USB, điều khiển máy tính, dây cáp kết nối với máy chiếu… Khi đi thuyết trình, chỉ cần mang một túi là đủ, tránh quên đồ và cũng tiết kiệm thời gian chuẩn bị.
