Bí quyết áp dụng định dạng có điều kiện trong Numbers

Tính năng định dạng có điều kiện trong bảng tính giúp làm nổi bật các dữ liệu của bạn. Đặt điều kiện xung quanh các giá trị trong một hoặc một nhóm ô. Khi điều kiện được đáp ứng, bạn có thể đánh dấu ô hoặc định dạng văn bản.

Hãy cùng Mytour khám phá cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac.

Lưu ý: tính năng đánh dấu theo điều kiện trong Numbers được gọi là Đánh Dấu Theo Điều Kiện.

Trước khi thêm các quy tắc cho đánh dấu theo điều kiện, dưới đây là danh sách các loại dữ liệu và điều kiện tương ứng mà bạn có thể sử dụng trong đánh dấu theo điều kiện:

- Số: bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, nằm giữa và không nằm giữa.

- Văn bản: là, không phải là, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, chứa và không chứa.

- Ngày: hôm qua, hôm nay, ngày mai, trong tháng này, trong lần tiếp theo, cuối cùng, chính xác, trước, sau, giữa, ngày, trước ngày, sau ngày và trong khoảng thời gian.

- Khoảng thời gian: tương tự như các tùy chọn số ở trên.

- Ô trống: có dữ liệu hoặc không có dữ liệu.

Số (number) là loại dữ liệu phổ biến nhất mà chúng ta sử dụng trong bảng tính. Trong hướng dẫn này, Mytour sẽ sử dụng bảng tính sản phẩm để minh họa việc thiết lập các định dạng có điều kiện cho số. Các dữ liệu bao gồm các con số về giá cả, chi phí và hàng tồn kho, tuy nhiên chúng ta sẽ tập trung vào hàng tồn kho.

Giả sử bạn muốn nhanh chóng tìm số lượng hàng tồn kho dưới 50 của một sản phẩm cụ thể, chẳng hạn. Sử dụng Numbers để làm nổi bật các ô này bằng màu đỏ. Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần nhấp vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Nhấp chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell ở góc trên cùng của thanh bên.

Bước 4: Nhấp chọn Conditional Highlighting

Bước 5: Nhấp chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Numbers và chọn Ít hơn.

Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh quy tắc của mình trên thanh bên để áp dụng cho định dạng. Nhập số (trong ví dụ này là 50) vào ô điều kiện của bạn, sau đó chọn định dạng từ menu (trong ví dụ này là Đổ màu đỏ). Các giá trị, ô đủ điều kiện sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ. Nhấp chọn Hoàn tất để kết thúc quá trình.

Ngoài số, văn bản cũng là dữ liệu phổ biến trong bảng tính. Trong hướng dẫn này, Mytour sử dụng bảng điểm của học sinh làm ví dụ. Giả sử bạn muốn đánh dấu các học sinh đạt điểm F trong bài kiểm tra, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần nhấp vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Nhấp chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu nó đã bị đóng.

Bước 3: Chọn Ô ở phía trên cùng của thanh bên.

Bước 4: Nhấp chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 5: Nhấp chọn Thêm quy tắc.

Bước 6: Chọn Văn bản và sau đó chọn Là.

Sau đó tinh chỉnh quy tắc của bạn trong thanh bên. Nhập văn bản (trong ví dụ này là F) vào ô trong phần điều kiện (text is), sau đó chọn định dạng của bạn từ menu (trong ví dụ này là Đổ màu Vàng). Các giá trị, ô đủ điều kiện sẽ được đánh dấu bằng màu vàng. Nhấp chọn Xong để hoàn tất quá trình.

Ngày cũng là định dạng phổ biến trong các bảng tính, được sử dụng chủ yếu trong các bảng cá nhân hoặc bảng ngân sách, quản lý dự án.

Một trong những cách tốt nhất để sử dụng định dạng có điều kiện cho ngày trong Numbers là đánh dấu các ngày trả phí quá hạn. Trong ví dụ dưới đây, Mytour sẽ tạo quy tắc để đánh dấu các ngày trả phí đã quá hạn bằng văn bản màu đỏ.

Để thiết lập định dạng có điều kiện cho ngày trong Numbers, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần nhấp chuột vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm ở góc trên cùng của thanh bên.

Bước 4: Chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 5: Chọn Thêm một Quy tắc.

Bước 6: Chọn Ngày sau đó chọn Sau ngày.

Để thiết lập quy tắc này dễ dàng hơn, thay vì nhập giá trị vào ô điều kiện, chúng ta sẽ chọn các ô.

Bấm vào nút bên trong ô điều kiện, sau đó chọn các ô chứa ngày. Tiếp theo, chọn dấu tích màu xanh. Lúc này, tất cả các ngày trả phí quá hạn sẽ được đánh dấu màu đỏ. Bấm vào Hoàn tất để kết thúc.

Các khoảng thời gian không phải là định dạng phổ biến trong bảng tính, nhưng nếu bạn đang quản lý dự án hoặc theo dõi các tác vụ cụ thể, định dạng khoảng thời gian có thể hữu ích cho bạn.

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng bảng quản lý dự án đơn giản để theo dõi các khoảng thời gian dành cho các nhiệm vụ mỗi tuần. Giả sử để đánh dấu và theo dõi những ngày mà chúng tôi đã dành ra 1 hoặc nhiều hơn 1 giờ để thực hiện một tác vụ cụ thể bằng màu xanh lá cây, chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, đơn giản click vào ô đầu tiên, sau đó kéo qua các ô khác để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Bấm vào nút Định dạng ở góc trên cùng bên phải để mở thanh bên nếu nó đóng.

Bước 3: Chọn Ô ở góc trên cùng của thanh bên.

Bước 4: Bấm vào Định dạng có điều kiện.

Bước 5: Bấm vào Thêm quy tắc.

Bước 6: Chọn Khoảng thời gian rồi chọn Lớn hơn hoặc bằng.

Bước tiếp theo là tùy chỉnh quy tắc. Nhập khoảng thời gian (trong ví dụ là 2 giờ) vào ô trong mục điều kiện (lớn hơn hoặc bằng) và chọn định dạng từ menu (Màu xanh). Bấm vào Hoàn tất để kết thúc.

Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện cho ô trống trong bảng tính, như bảng điểm hay bảng hàng tồn kho, và muốn đánh dấu chúng bằng màu xanh da trời, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Nhấp chuột vào Conditional Highlighting.

Bước 5: Nhấp chuột vào Thêm quy tắc.

Bước 6: Chọn Trống và sau đó chọn Là trống.

Tiếp theo, chỉ cần chọn loại định dạng từ menu vì không có giá trị nào cần thêm vào điều kiện, sau đó nhấp chuột vào Hoàn tất để kết thúc.

Mặc dù bạn có thể sử dụng các tùy chọn định dạng cơ bản như in đậm hoặc đổ màu cho các ô, nhưng nếu muốn, bạn cũng có thể tạo ra các định dạng đánh dấu riêng.

Để tạo định dạng đánh dấu riêng, bạn trước tiên cần thiết lập các quy tắc định dạng có điều kiện theo các bước đã hướng dẫn ở trên. Khi chọn định dạng từ menu, bạn cuộn xuống dưới và chọn Phong cách Tùy chỉnh.

Sau đó, bạn có thể định dạng văn bản bằng cách in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng màu sắc cho văn bản, không chỉ màu cho các ô.

Bài viết trên đây giúp bạn nắm bắt cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc, hãy để lại ý kiến của bạn dưới bài viết. Đừng quên tham khảo thêm hướng dẫn cách chuyển đổi tệp tin NUMBERS sang Excel tại đây.