Bí quyết chuyển đổi file từ Word sang Excel

Khi bạn có một tài liệu Word chứa nhiều dữ liệu và muốn chuyển chúng sang Excel để thuận tiện tính toán và xử lý dữ liệu, việc nhập lại từng thông tin là một công việc tốn thời gian. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần tìm cách chuyển file Word sang Excel.

Bí quyết chuyển đổi file từ Word sang Excel

BÍ QUYẾT CHUYỂN ĐỔI FILE WORD SANG EXCEL

* Để thực hiện quá trình chuyển đổi, bạn cần chuẩn bị:

- Tài liệu Word chứa nội dung bạn muốn chuyển sang Excel.

- Máy tính đã cài đặt bộ Office để mở Word và Excel.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn 2 phương pháp để bạn chuyển đổi tệp và dữ liệu từ Word sang Excel.

Phương pháp 1: Lưu định dạng Plain Text và nhập vào Excel

Bước 1: Mở tệp Word bạn muốn chuyển đổi sang Excel. Trong giao diện Word, chọn tab File ->Save As ->Browse (hoặc nhấn phím F12) để mở cửa sổ Save As lưu tệp.

Bước 2: Trong cửa sổ Save As , chọn thư mục để lưu tệp. Trong phần Save as type , chọn định dạng là Plain Text rồi nhấn Save.

Bước 3: Trong giao diện File Conversion, tích chọn Other encoding và chọn Unicode(UTF-8) nếu Word của bạn sử dụng Unicode để tránh lỗi font khi chuyển sang Plain Text. Sau đó, nhấn OK để lưu tệp Word dưới định dạng Plain Text.

Bước 4: Mở file Excel mới, trên giao diện Excel, chọn tab Data ->From Text.

Bước 5: Trong cửa sổ Import Text File hiển thị, chọn tới tệp Plain Text bạn vừa lưu và nhấn Import.

Bước 6: Tại cửa sổ Text Import Wizard - Step 1 of 3 , chọn Delimited. Nếu dữ liệu trong Word là bảng và đã bao gồm tiêu đề cột, đánh dấu tích vào My data has headers. Chọn xong, nhấn Next.

Bước 7: Tiếp theo, trong cửa sổ Text Import Wizard - Step 2 of 3 , bạn lựa chọn dấu phân cách hiện có trong Word để tách cột. Nếu không muốn phân tách theo dấu phân cách, bỏ chọn tất cả và nhấn Next.

Bước 8: Lựa chọn định dạng dữ liệu trong phần Text Import Wizard - Step 3 of 3 và nhấn Finish.

Bước 9: Trong hộp thoại Import Data , bạn chọn vị trí để đưa dữ liệu vào:

- Chọn Existing worksheet (tại sheet hiện tại);

- Lựa chọn New worksheet (sheet mới).

Sau đó, nhấn OK để hoàn tất quá trình chuyển file Word sang Excel.

Kết quả trong file Excel sẽ hiển thị như hình ảnh bên dưới:

Bước cuối cùng, bạn chỉ cần Lưu file Excel nếu không muốn thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào khác.

Phương pháp 2: Sử dụng công cụ chuyển đổi từ Word sang Excel

- Với công cụ này, bạn truy cập địa chỉ Convertio.co/vn/docx-xlsx/ để thực hiện quá trình chuyển đổi.

- Lưu ý rằng dữ liệu trong file Word cần chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ.

Bước 1: Bạn truy cập trang chuyển đổi Word sang Excel tại đường link này: Convertio TẠI ĐÂY

Bạn có thể lựa chọn chuyển từ DocX sang XLSX, hoặc từ Doc sang XLS, hoặc từ Doc sang XLSX... tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bước 2: Click vào From Computer để chọn file Word bạn muốn chuyển đổi.

Sau đó, bạn chọn thư mục chứa file Word như hướng dẫn trong hình dưới đây:

Bước 3: Bấm vào Convert để trang web thực hiện quá trình chuyển đổi:

Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi, nhấn chuột vào Tải về để lưu file Excel mới từ Word và mở nó để kiểm tra kết quả.

Cả hai phương pháp chuyển file Word sang Excel mà mình đã hướng dẫn đều khá dễ thực hiện đúng không? Cách thứ 2 thì nhanh chóng, tiện lợi nhưng chỉ áp dụng với dữ liệu Word bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu. Nếu có dấu, hãy sử dụng cách thứ nhất để bảo toàn nội dung.

Tìm kiếm trong Excel là một kỹ thuật cơ bản, nhưng nếu bạn mới bắt đầu với Excel, đôi khi đây có thể là thách thức. Hãy khám phá về thủ thuật tìm kiếm trong Excel qua bài viết chia sẻ trên Mytour nhé.