Buzz
Việc Chuyển đổi Tệp Excel thành PDF giúp mọi người dễ dàng mở, ngay cả khi không có Office. Đồng thời, in ấn và gửi bảng tính Excel cũng trở nên thuận tiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển đổi trực tuyến nếu máy tính của bạn chưa cài đặt Excel.
Cách Thực hiện
Sử dụng Chương trình Excel (cho Windows)
Chọn Bảng Tính bạn muốn Chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu chỉ muốn chuyển đổi một phần của Bảng Tính sang PDF, bạn hãy chọn phần đó ngay. Nếu không, hãy tham khảo bước tiếp theo.
- Lưu ý, việc chuyển ngược từ PDF về Excel không dễ dàng, nhưng phương pháp này sẽ giúp bảo vệ bản gốc.
Chọn tab 'File'. Nếu bạn sử dụng phiên bản Excel cũ, hãy nhấp vào trình đơn 'File'.
Nhấp vào 'Export' (Xuất tập tin) sau đó. Đối với Excel 2010 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy chọn 'Save As' (Lưu dưới dạng).
Chọn 'Tạo PDF/XPS'. Đối với Excel 2010 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy chọn 'PDF' từ trình đơn xổ xuống 'Save as type' (Loại tệp được lưu) trong cửa sổ 'Save As'.
Nhấp vào nút .Options.... Thao tác này cho phép bạn điều chỉnh cài đặt cho tệp PDF bạn đang chuẩn bị tạo ra.
Chọn nội dung hiển thị trong tệp PDF. Trong cửa sổ Tùy chọn (Options), bạn có thể chọn số trang hiển thị trong tệp PDF, hoặc chọn toàn bộ hoặc chỉ một số trang của bảng tính hiện tại, và tệp PDF cũng có thể có các thuộc tính của tài liệu gốc.
- Sau khi đã chọn nội dung cần chuyển đổi, nhấp vào nút OK.
Lựa chọn Tối Ưu hóa (không bắt buộc). Bạn có thể chọn cách tối ưu hóa PDF phù hợp. Hầu hết mọi người thường chọn 'Tiêu chuẩn' trừ khi bảng tính quá lớn.
Đặt tên và lưu tệp tin. Đặt tên cho tệp PDF và nhấn vào nút Publish để tạo ra PDF.
Xem lại tệp PDF. Tệp PDF sẽ tự động mở sau khi tạo để bạn có thể xem lại. Nếu không thể mở, hãy kiểm tra xem bạn đã cài đặt phần mềm đọc PDF chưa.
- Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trên tệp PDF, vì vậy nếu cần chỉnh sửa, hãy mở Excel và tạo tệp PDF mới.
Sử dụng Excel 2011 (cho máy Mac)
Đảm bảo Tiêu Đề và Chân Trang giống nhau trên tất cả các Trang Tính (không bắt buộc). Chương trình Excel 2011 chỉ lưu tất cả các trang trong một tệp PDF nếu Tiêu Đề và Chân Trang của mỗi trang đều giống nhau. Nếu không, mỗi trang sẽ được lưu thành một tệp PDF riêng, nhưng bạn có thể dễ dàng ghép chúng lại.
- Chọn tất cả các trang tính trong bảng tính. Nhấp vào tab của trang tính đầu tiên, giữ phím Shift, và sau đó nhấp vào tab của trang cuối cùng để chọn tất cả trang tính.
- Nhấp vào tab Layout (Bố Cục) và sau đó vào 'Header & Footer' (Tiêu Đề và Chân Trang).
- Nhấn vào nút Customize Header... (Tùy chỉnh Tiêu Đề) và Customize Footer... (Tùy chỉnh Chân Trang) để chỉnh sửa tiêu đề và chân trang cho tất cả trang tính.
Chọn phần bảng tính muốn chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu bạn chỉ muốn chuyển đổi một phần của bảng tính, hãy chọn ngay phần đó. Nếu không, tiếp tục bước tiếp theo.
- Lưu ý, việc chuyển từ PDF về Excel không dễ dàng, nhưng cách này sẽ bảo vệ bản gốc của bạn.
Kích chuột vào tab File và chọn 'Lưu Dưới Dạng'. Chọn đường dẫn và đặt tên cho tệp.
Kích chuột vào tab Format (Định dạng) và chọn 'PDF'. Điều này cho phép bạn lưu bản sao bảng tính dưới dạng PDF.
Chọn nội dung hiển thị trong tệp PDF. Ở phía dưới cửa sổ, bạn có thể chọn giữa 'Workbook' (bảng tính), 'Sheet' (trang tính) hoặc 'Selection' (phần).
Kích chuột vào nút SaveSave (Lưu) để tạo tệp PDF. Nếu tiêu đề không khớp, mỗi trang tính sẽ tạo ra một tệp PDF riêng. Lưu ý, điều này cũng có thể xảy ra ngay cả khi tiêu đề và chân trang hoàn toàn khớp nhau.
Ghép các tập tin PDF lại (nếu cần). Nếu quá trình chuyển đổi tạo ra nhiều tệp PDF riêng biệt, bạn có thể dễ dàng ghép chúng lại với nhau bằng cách sử dụng Finder.
- Mở thư mục chứa các tệp PDF và chọn tất cả các tệp bạn muốn ghép lại.
- Nhấp chuột vào trình đơn File và chọn 'Create' (Tạo) → 'Combine Files into Single PDF' (Kết hợp các tệp thành một).
Xem lại tệp PDF. Kích đúp vào tệp PDF để mở. Thao tác này sẽ mở tệp trong chế độ Xem trước (Preview), cho phép bạn xem lại tệp trước khi gửi đi. Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trên tệp PDF, vì vậy nếu cần thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trong Excel và sau đó tạo lại tệp PDF mới.
