Buzz
Bí quyết của Ivy Lee dành sự ưu tiên cho việc sắp xếp công việc, nhưng nghe có vẻ đơn giản.
Vào năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người giàu có nhất thế giới. Schwab là chủ tịch của tập đoàn thép Bethlehem, công ty đóng tàu lớn nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ hai tại Hoa Kỳ vào thời điểm đó. Nhà phát minh Thomas Edison từng gọi Schwab là “bậc thầy kiếm tiền”. Ông luôn tìm kiếm lợi thế cạnh tranh để vượt qua đối thủ.
Vào một ngày trong năm 1918, muốn tăng hiệu quả cho đội ngũ quản lý và tìm cách hoàn thành công việc tốt hơn, Schwab đã gặp Ivy Lee, một nhà tư vấn năng suất nổi tiếng.
Lee là một doanh nhân thành công và được biết đến là người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng. Trong cuộc họp, Schwab mời Lee vào văn phòng của mình và nói: “Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành được nhiều việc hơn.”
“Chỉ cần 15 phút với mỗi Giám đốc điều hành của anh,” Lee đáp.
“Anh cần trả cho tôi bao nhiêu?”, Schwab hỏi.
“Không cần thiết đâu. Trừ khi chúng không mang lại kết quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với bất kỳ số tiền nào anh cảm thấy tôi xứng đáng nhận.”
Trong mỗi 15 phút với từng Giám đốc điều hành, Lee giải thích phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc:
1. Cuối mỗi ngày làm việc, viết ra 6 công việc quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Chỉ viết 6 công việc.
2. Xác định thứ tự ưu tiên của 6 công việc theo mức độ quan trọng thực sự.
3. Ngày hôm sau khi đến văn phòng, tập trung vào công việc đầu tiên. Hoàn thành công việc đó trước khi chuyển sang công việc thứ hai.
4. Tuân thủ quy tắc này cho đến khi hoàn thành cả 6 công việc. Cuối ngày, chuyển những công việc chưa hoàn thành vào danh sách 6 công việc của ngày hôm sau.
5. Tiếp tục thực hiện quy trình này hàng ngày.
Phương pháp này có vẻ đơn giản nhưng Schwab và ban điều hành tại Bethlehem quyết định thử nghiệm. Ba tháng sau, Schwab rất hài lòng với sự tăng trưởng của công ty. Ông đã mời Lee đến văn phòng và viết một séc trị giá 25,000 USD (tương đương khoảng 400,000 USD vào năm 2015) để biểu dương.
Phương pháp ưu tiên công việc của Ivy Lee nghe có vẻ đơn giản nhưng tại sao lại mang lại kết quả tuyệt vời như vậy?
Dưới đây là những điều khiến phương pháp này hiệu quả:
Nó đơn giản đến mức dễ dàng thực hiện. Nhiều người nghĩ rằng phương pháp này quá cơ bản và không giải quyết được những vấn đề phức tạp trong cuộc sống. Nhưng nếu có tình huống khẩn cấp xảy ra thì sao? Liệu có thể áp dụng công nghệ mới nhất để tạo ra những lợi thế tốt nhất không?
Theo kinh nghiệm của tôi, sự phức tạp thường là điểm yếu vì nó khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Điều này dẫn đến tình huống khẩn cấp và không mong đợi xuất hiện nhiều hơn. Hãy cố gắng tránh chúng càng nhiều càng tốt, chỉ đối mặt khi không còn cách nào khác và ưu tiên những công việc quan trọng sớm nhất có thể.
Phương pháp này giúp loại bỏ mọi mâu thuẫn khi bắt đầu. Một trong những rào cản lớn nhất ngăn bạn hoàn thành công việc là bắt đầu chúng. Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định công việc đầu tiên phải thực hiện vào tối hôm trước. Nếu đã quyết định từ trước, bạn sẽ không mất 3-4 tiếng để suy nghĩ về việc bắt đầu từ đâu. Bạn chỉ cần thức dậy, đến văn phòng và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Sự khởi đầu quan trọng không kém việc thành công trong mọi công việc.
Phương pháp này yêu cầu bạn tập trung vào từng nhiệm vụ. Trong xã hội hiện đại, con người thường muốn làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người tin rằng việc đa nhiệm và bận rộn sẽ mang lại kết quả tốt. Nhưng ngược lại mới là đúng. Sự tập trung ít đi càng đem lại hiệu quả cao hơn.
Nếu bạn nghiên cứu các chuyên gia hàng đầu trong nhiều lĩnh vực khác nhau (như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, CEO,...), bạn sẽ nhận ra một điểm chung: Sự tập trung. Lý do là rất đơn giản. Bạn không thể thực hiện công việc xuất sắc nếu bạn không tập trung mọi nỗ lực vào nó. Để trở thành bậc thầy, bạn cần phải tập trung và kiên định.
Theo Trí Thức Trẻ/Cafebiz
