Bí quyết để lập kế hoạch thời gian

Nếu bạn thường xuyên bận rộn với một loạt các nhiệm vụ hàng ngày, việc lập kế hoạch thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tổ chức cuộc sống của mình tốt hơn. Hãy thử sử dụng sổ tay, ứng dụng lịch hoặc phương pháp khác để quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất. Đặt ra mục tiêu hợp lý và duy trì sự cân bằng giữa công việc và thư giãn. Hãy tạo ra thói quen lập kế hoạch thời gian và tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ.

Theo dõi và đánh giá thời gian bạn sử dụng cho các hoạt động hàng ngày. Ghi lại thời gian bạn dành cho việc chuẩn bị vào mỗi buổi sáng, ăn uống, giặt giũ, mua sắm, xử lý email, học tập và hoàn thành các nhiệm vụ khác. Quan sát trong một tuần và ghi chép lại thông tin này trên sổ tay, bảng tính hoặc ứng dụng ghi chú.

Khám phá nhiều công cụ hữu ích như sổ tay, sổ kế hoạch và ứng dụng lịch. Thử nghiệm các phương tiện viết tay và số hóa để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với bạn. Nếu bạn thích bắt đầu từ một trang trống, hãy chọn sổ tay hoặc ứng dụng ghi chú. Nếu bạn muốn có sẵn lịch, hãy sử dụng sổ kế hoạch hoặc ứng dụng lịch cá nhân.

Ghi lại ngày và thứ trong tuần nếu cần. Nếu bạn không thấy có ngày và thứ trong lịch, hãy tự ghi chú ở đầu trang. Dành một trang cho mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ ngày hôm đó và ghi thêm thông tin nếu cần.

Điền vào các khung giờ cố định trong lịch. Buổi học, cuộc họp định kỳ và các nhiệm vụ khác sẽ là cơ sở cho lịch trình. Bắt đầu bằng cách điền các khung giờ cố định, như '8:30 sáng – Học Tâm lý' hoặc '4:00 chiều – Yoga.'

Lập danh sách công việc trên một trang riêng. Điền các nhiệm vụ cố định là một phần dễ dàng, nhưng phân bổ thời gian còn lại có thể phức tạp hơn. Bắt đầu bằng cách viết ra tất cả công việc cần hoàn thành trên một tờ giấy trống hoặc một tài liệu mới. Sắp xếp mức độ ưu tiên bằng cách đánh số hoặc đánh dấu bên cạnh từng nhiệm vụ.

Sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng vào thời điểm bạn tỉnh táo nhất. Bắt đầu bằng việc điền những nhiệm vụ quan trọng nhất. Ước lượng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ và sắp xếp các mục ưu tiên vào thời điểm bạn tỉnh táo nhất và không bị xao lãng. Đánh dấu sao, gạch dưới hoặc tô bút dạ quang để làm nổi bật những mục quan trọng.

Ghi lại đầy đủ thông tin để nhớ chính xác các nhiệm vụ cần làm. Khi điền các nhiệm vụ vào thời gian biểu, cần ghi đầy đủ thông tin để không quên. Đừng viết quá vắn tắt để tránh nhầm lẫn.

Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi nhiệm vụ. Cho dù sử dụng ứng dụng hoặc giấy, hãy ghi thời gian bắt đầu và kết thúc để biết mình đang ở đâu trong ngày.

Dành thời gian cho gia đình, giải trí và thư giãn. Không nên làm việc hết mình suốt ngày, hãy dành thời gian cho những hoạt động giải trí và nghỉ ngơi.

Phân bổ khoảng 25% thời gian để xử lý sự gián đoạn. Điều này giúp bạn có thời gian điều chỉnh khi công việc không diễn ra như kỳ vọng.

Đặt lịch trình vào cùng thời gian hàng ngày. Việc này sẽ trở thành một phần của thói quen hàng ngày của bạn. Hãy xem xét việc sắp xếp thời gian hàng ngày vào cùng một khoảng thời gian, chẳng hạn như buổi sáng trước khi uống cà phê hoặc vào buổi tối trước khi đi ngủ.

Đặt thời gian biểu ở nơi dễ nhìn thấy. Hãy để thời gian biểu ở nơi dễ nhìn thấy nhất. Điều này giúp bạn không quên các nhiệm vụ đã lập kế hoạch.

Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành để giữ động lực. Gạch đi mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành để bạn có cảm giác thành công và biết được tiến trình của mình.

Tự thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Tạo động lực bằng cách tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ và có động lực làm việc hơn.

Sử dụng ứng dụng để tăng cường hiệu suất và ngăn chặn sự phân tâm. Nếu bạn dễ bị cuốn vào việc lướt web hoặc mạng xã hội, hãy sử dụng các ứng dụng như StayFocused hoặc Focusbar để ngăn chặn truy cập vào các trang web trong thời gian bạn đang làm việc.

Tạo lịch trình nghỉ ngơi đều đặn để tránh cảm giác kiệt sức. Nếu lịch trình của bạn quá dày đặc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ cảm thấy quá tải và mệt mỏi. Hãy dành thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng cho cả cơ thể và tinh thần.