Buzz
Trong thời đại hiện nay, việc làm không chỉ diễn ra ở công ty mà còn có thể thực hiện ở nhà hoặc trên đường về. Nếu được phép, bạn có thể kết nối với email công việc thông qua ứng dụng Outlook Web App (trước đây là Outlook Web Access). Bạn có thể sử dụng Outlook trên máy tính hoặc điện thoại di động. Thường thì, bạn cần liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin tại công ty để thực hiện kết nối thành công.
Các bước
Ứng dụng Outlook Web
Liên hệ bộ phận Công nghệ thông tin của công ty. Trước khi thử truy cập email công việc từ xa, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin của công ty để xác nhận xem có được phép không. Nhiều công ty lớn hạn chế việc truy cập email công việc ngoài văn phòng vì lí do bảo mật. Bộ phận Công nghệ thông tin sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện kết nối một cách chính xác.
Khám phá xem công ty của bạn có dùng Office 365 hay máy chủ Exchange hỗ trợ Outlook Web App (Access) không. Tùy thuộc vào sản phẩm Microsoft mà công ty sử dụng, có nhiều cách khác nhau để truy cập email từ trình duyệt web. Nếu công ty dùng Office 365 cho doanh nghiệp hoặc máy chủ Exchange được cấu hình để truy cập trên web, bạn có thể sử dụng Outlook Web App (trước đây là Outlook Web Access) để xem email công việc.
Truy cập vào trang đăng nhập của dịch vụ email tại công ty. Nếu công ty sử dụng Outlook Web App, bạn có thể truy cập vào trang đăng nhập tùy thuộc vào cách cấu hình dịch vụ email:
- Office 365 cho doanh nghiệp - Truy cập portal.office.com.
- Máy chủ Exchange - Truy cập vào trang đăng nhập cho máy chủ Exchange. Ví dụ, nếu công ty có tên là 'Interslice,' trang đăng nhập Exchange có thể là mail.interslice.com.
Đăng nhập bằng địa chỉ email đầy đủ và mật khẩu. Nhập địa chỉ email của Office 365 cho doanh nghiệp hoặc Exchange và mật khẩu. Nếu không có thông tin đăng nhập, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin.
Mở hộp thư đến. Sau khi đăng nhập, bạn có thể mở hộp thư đến của tài khoản. Thao tác thực hiện trên Office 365 cho doanh nghiệp và máy chủ Exchange có chút khác biệt:
- Office 365 cho Doanh nghiệp - Nhấp chuột vào nút khởi động ứng dụng (có hình lưới) và chọn 'Mail'.
- Máy chủ Exchange - Nhấp chuột vào tùy chọn 'Mail' trên thanh điều hướng.
Đọc và trả lời thư. Sau khi mở hộp thư đến, bạn có thể đọc, trả lời thư và gửi thư mới tương tự như khi sử dụng chương trình email khác. Thư mục của bạn được hiển thị ở phía bên trái màn hình, thư ở chính giữa. Nếu chọn thư, nó sẽ xuất hiện ở khung bên phải.
Ứng dụng Outlook
Liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin. Mỗi công ty sẽ áp dụng các quy định riêng về việc truy cập email từ xa. Bộ phận Công nghệ thông tin có thể cung cấp hướng dẫn cụ thể mà bạn cần tuân thủ để kết nối với tài khoản email được cấu hình.
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính. Nếu công ty của bạn sử dụng Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp, bạn có thể thêm tài khoản vào Outlook trên máy tính Windows hoặc Mac.
Nhấp chuột vào thẻ File (Tệp) và chọn 'Info' (Thông tin). Thao tác này sẽ hiển thị thông tin về tài khoản hiện tại.
Nhấp chuột vào nút 'Add Account' (Thêm tài khoản). Thao tác này cho phép bạn thêm một tài khoản Outlook mới.
Nhập địa chỉ email công việc và mật khẩu. Outlook sẽ tự động nhận diện loại máy chủ bạn đang sử dụng. Trong quá trình thiết lập, bạn sẽ cần nhập lại mật khẩu.
- Lưu ý: Outlook 2016 chỉ hỗ trợ cấu hình tài khoản Exchange tự động. Quản trị viên Exchange cần phải cấu hình máy chủ của bạn để cho phép. Outlook 2016 không tương thích với máy chủ Exchange 2007.
Truy cập email công việc. Sau khi đăng nhập, bạn có thể gửi và nhận email công việc qua chương trình Outlook. Chỉ cần chọn hộp thư đến từ thanh điều hướng bên trái.
Email Exchange trên iPhone
Liên hệ bộ phận Công nghệ thông tin. Nhiều công ty không cho phép nhân viên truy cập email từ xa vì lý do bảo mật. Hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin để kiểm tra xem bạn có thể truy cập email từ xa hay không. Họ sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể nhất để kết nối với email.
Mở Cài đặt trên iPhone. Nếu bạn sử dụng Office 365 cho Doanh nghiệp hoặc tài khoản Exchange, bạn có thể thêm vào ứng dụng Mail trên iPhone sau khi được bộ phận Công nghệ thông tin phê duyệt kết nối từ xa.
Chọn 'Thư, Danh bạ, Lịch'. Thực hiện thao tác này để mở trình đơn cài đặt cho toàn bộ tài khoản email.
Nhấn vào 'Thêm tài khoản' và chọn 'Exchange.' Thêm tài khoản email Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp.
Nhập địa chỉ email và mật khẩu. Đừng quên tên miền ở cuối địa chỉ email (ví dụ '[email protected]').
Bật 'Thư' và chọn 'Lưu.' Thêm tài khoản Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp vào ứng dụng Mail.
- Nếu không thể kết nối với máy chủ Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin vì có thể họ chưa cho phép kết nối trên thiết bị di động.
Tạo mật khẩu nếu cần. Một số máy chủ Exchange yêu cầu tạo mật khẩu khi thêm tài khoản. Mật khẩu này sẽ được yêu cầu khi kiểm tra email công việc.
Email Exchange trên Android
Liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin. Để biết liệu bạn có thể truy cập email từ xa hay không, hãy tham khảo ý kiến của bộ phận Công nghệ thông tin. Họ sẽ hướng dẫn bạn cách kết nối với email một cách chi tiết nhất.
Mở ứng dụng Cài đặt trên Android. Nếu được phép, bạn có thể thêm tài khoản Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp qua ứng dụng Cài đặt trên Android.
Chọn Tài khoản. Ở đây bạn sẽ thấy danh sách các tài khoản đã được kết nối với thiết bị Android.
Nhấn vào nút '+ Thêm tài khoản' và chọn 'Exchange.' Thực hiện thao tác này để thêm tài khoản Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp vào Android.
Nhập địa chỉ email công việc đầy đủ. Nhập địa chỉ email bạn sử dụng cho công việc trên máy chủ Exchange và nhấn 'Tiếp tục'.
Nhập mật khẩu cho email công việc. Nhập mật khẩu để truy cập email công việc. Nếu không biết mật khẩu, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin.
Xem thông tin tài khoản và máy chủ. Bạn sẽ thấy địa chỉ email và mật khẩu, cùng với máy chủ, cổng và kiểu bảo mật. Bạn có thể giữ thiết lập mặc định, nhưng có thể cần thay đổi theo hướng dẫn của bộ phận Công nghệ thông tin.
- Nếu không thể kết nối với máy chủ Exchange, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin để đảm bảo rằng bạn được phép truy cập email công việc ngoài văn phòng. Họ có thể cung cấp hướng dẫn đặc biệt để bạn truy cập email.
Điều chỉnh cài đặt tài khoản. Sau khi kết nối tới tài khoản, bạn có thể chọn dữ liệu muốn đồng bộ với Android. Đừng quên chọn 'Đồng bộ Email' để nhận thông báo về email công việc trên Android.
Truy cập email từ ứng dụng Email hoặc Mail. Sau khi thêm tài khoản, bạn có thể truy cập email công việc từ ứng dụng Email hoặc Mail trên Android.
BlackBerry
Liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin. Không phải tất cả các công ty đều cho phép truy cập email công việc từ xa, nhiều công ty có các yêu cầu đặc biệt để kết nối với máy chủ email. Hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin để kiểm tra xem bạn có quyền truy cập email từ BlackBerry không và có hướng dẫn cụ thể nào không.
- Nếu công ty bạn sử dụng dịch vụ Đám mây Doanh nghiệp BlackBerry, bộ phận Công nghệ thông tin cần phải kích hoạt thiết bị và ủy quyền tài khoản.
Mở trình đơn Cài đặt trên BlackBerry. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trên màn hình Chính.
Chọn mục 'Cài đặt Hệ thống' và nhấn vào 'Tài khoản'. Bạn sẽ thấy danh sách các tài khoản đã liên kết với BlackBerry.
Nhấn vào nút 'Thêm tài khoản'. Đây là thao tác thêm tài khoản mới vào BlackBerry.
Chọn 'Email, Lịch và Danh bạ' trong danh sách kiểu tài khoản. Bạn có thể thêm tài khoản Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp.
Nhập địa chỉ email và mật khẩu. BlackBerry sẽ tự động kết nối với tài khoản Exchange hoặc Office 365 cho Doanh nghiệp.
- Nếu BlackBerry không thể kết nối với email công việc, hãy liên hệ với bộ phận Công nghệ thông tin và kiểm tra xem có hướng dẫn đặc biệt nào không.
