Buzz
PowerPoint là một trong những ứng dụng tạo slide phổ biến nhất tại Việt Nam. Những tập tin PowerPoint với nhiều slide có thể trở nên nặng nề do chứa quá nhiều thông tin và hình ảnh không cần thiết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách giảm kích thước của file PowerPoint một cách hiệu quả.
1. Lưu tập tin PowerPoint dưới phiên bản mới nhất
PowerPoint là một sản phẩm của Microsoft, và qua các phiên bản Office mới nhất, PowerPoint đã được cải thiện. Để giảm kích thước của tập tin PowerPoint, bạn cần lưu chúng với phiên bản PowerPoint mới nhất có sẵn.
Để bắt đầu, trước hết hãy nhấp chuột vào tab Tệp trên thanh công cụ.
Tiếp theo, bạn hãy chọn Lưu Dưới Dạng từ danh sách tùy chọn của Tệp.
Hoặc nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng phím tắt F12 để thực hiện chức năng Lưu Dưới Dạng này.
Khi đã chuẩn bị lưu tập tin PowerPoint mới, hãy chọn loại lưu trữ là PowerPoint Presentation để xuất ra phiên bản mới nhất của tập tin PowerPoint cho máy tính của bạn.
Cuối cùng, nhấn vào Lưu để lưu tập tin.
Như bạn đã thấy, tập tin PowerPoint cũ với đuôi .ppt có dung lượng lên đến 781KB, trong khi tập tin PowerPoint mới nhất với đuôi .pptx chỉ có dung lượng 355KB.
2. Chú ý khi thêm ảnh vào các slide trong PowerPoint
Việc chèn ảnh vào PowerPoint giúp các slide trở nên sinh động hơn, điều này rất quan trọng. Tuy nhiên, việc chứa đựng quá nhiều hình ảnh cũng làm tăng dung lượng của file PowerPoint.
Khi muốn chèn ảnh, hãy tìm cách sử dụng những hình ảnh có dung lượng nhỏ nhất.
Có nhiều phương pháp để chèn ảnh vào file PowerPoint, nhưng cách đơn giản nhất là sao chép và dán trực tiếp vào slide. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ chuyển đổi ảnh thành định dạng .PNG, trong khi định dạng .JPG sẽ có dung lượng nhỏ hơn vì sử dụng phương pháp lưu trữ màu sắc.
Do đó, khi chèn ảnh, không nên dán trực tiếp từ clipboard mà nên sử dụng thao tác lưu trữ hình ảnh. Bạn có thể chèn ảnh bằng cách vào tab Chèn, chọn Hình ảnh trong nhóm Hình ảnh.
3. Nén ảnh trong PowerPoint để giảm dung lượng file
Như đã đề cập ở phần trước, việc chèn ảnh vào PowerPoint là không thể thiếu, nhưng để giảm dung lượng, chúng ta cũng cần nén các file ảnh trong PowerPoint.
Để thực hiện điều này, trước hết, bạn cần lưu file PowerPoint dưới một tên khác bằng cách chọn Lưu dưới dạng trong tab Tệp, hoặc nhấn phím F12 trên bàn phím.
Sau khi mở cửa sổ Lưu dưới dạng, bạn click vào Công cụ và chọn Nén hình ảnh.
Khi hộp thoại Nén hình ảnh hiện ra, bạn chọn Web (150 ppi): phù hợp với trang web và máy chiếu để giảm dung lượng file PowerPoint xuống mức thấp nhất. Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận cài đặt.
Cuối cùng, đừng quên đặt tên mới (khác với tên file cũ) và nhấn Lưu để lưu tập tin.
Như bạn đã thấy, tập tin mà Mytour vừa lưu có dung lượng nhỏ hơn tập tin PowerPoint cũ, nhưng vì không chứa quá nhiều ảnh nên sự giảm dung lượng không đáng kể.
Nếu tập tin của bạn chứa nhiều ảnh, thì sự giảm dung lượng sẽ rõ rệt hơn.
4. Vô hiệu hóa tính năng AutoRecover
Một phương pháp khác để giảm dung lượng của tập tin PowerPoint là vô hiệu hóa tính năng AutoRecover của PowerPoint để tránh tạo ra các file lưu dự phòng khi không cần thiết.
Chức năng này hữu ích khi bạn đang chỉnh sửa slide và máy tính gặp sự cố mất điện, khi đó nó sẽ tự động lưu, nhưng nếu không cần thiết bạn có thể tắt nó để giảm dung lượng file.
Để vô hiệu hóa chế độ AutoRecover, bạn nhấp chuột vào tab Tệp trên thanh công cụ.
Tiếp theo, bạn chọn Tùy chọn trong danh sách tùy chọn của Tệp.
Sau khi hiển thị bảng tùy chọn Cài đặt PowerPoint, bạn chuyển sang tab Lưu.
Tiếp theo, bạn hủy chọn ô trước dòng Lưu thông tin AutoRecover mỗi ở mục Lưu bài thuyết trình và hủy chọn ô trước dòng Nhúng phông chữ vào tệp trong mục Bảo tồn tính nhất quán khi chia sẻ bài thuyết trình này.
Sau đó, bạn nhấn OK để xác nhận cài đặt.
Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn các cách khác nhau để giảm dung lượng của tập tin PowerPoint của mình. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn. Hẹn gặp lại trong những hướng dẫn khác của chúng tôi.
