Buzz
PHẦN 6: NHỮNG THÓI QUEN ĐỘC ĐÁO TRONG LÀM VIỆC
1. Kiểm Tra Lại Khi Sử Dụng Excel
Ngoài việc kiểm tra các hàm trong excel, bạn cũng nên thử nghiệm kết quả ngẫu nhiên bằng máy tính cá nhân để tránh sai sót tính toán do hàm excel.
Theo Dõi Tham Khảo
Theo Dõi Liên Kết
2. Xây Dựng Hướng Dẫn Thủ Công Công Việc
Khi Bắt Đầu Thực Hiện Một Công Việc, Hãy Ghi Lại Cách Thực Hiện, Thứ Tự Của Công Việc, Mục Đích Không Chỉ Dừng Lại Ở Việc Ghi Chép Mà Còn Giúp Bạn Sắp Xếp Thông Tin Một Cách Có Hệ Thống, Tìm Ra Cách Hoàn Thành Công Việc Một Cách Hiệu Quả Hơn. Hướng Dẫn Thủ Công Công Việc Rất Hữu Ích Đối Với Những Công Việc Thường Xuyên Không Thực Hiện, Mỗi Khi Làm Lại Đều Quên Cách Thực Hiện.
Có Thể Xây Dựng Hướng Dẫn Thủ Công Đơn Giản Bằng Cách Ghi Lại Video Màn Hình Khi Thực Hiện Công Việc Đơn Giản, Hoặc Sử Dụng Ảnh Chụp Màn Hình Khi Thực Hiện Công Việc Có Nhiều Bước. Phần Mềm Mà Tôi Sử Dụng Để Ghi Lại Công Việc Là Screenhunter, Đây Là Phần Mềm Có Phiên Bản Miễn Phí. Thay Vì Phải Sử Dụng Công Cụ Chụp Ảnh Màn Hình Của Microsoft, Tôi Có Thể Lưu Lại Ảnh Hoặc Video Màn Hình Chỉ Bằng Cách Nhấn Phím F7 Hoặc F8. Trong Quá Trình Thực Hiện Công Việc, Tôi Vừa Thực Hiện Vừa Chụp Ảnh Để Lưu Lại. Sau Khi Hoàn Thành Công Việc, Tôi Sẽ Sắp Xếp Và Ghi Chú Lại.
3. Ghi Lại Ngay Lập Tức Nếu Phát Hiện Sai Sót
Phần Này Đặc Biệt Quan Trọng Đối Với Nhân Viên Mới. Hãy Chuẩn Bị Một Cuốn Sổ Cỡ A4, Loại Gáy Lò Xo Để Tiết Kiệm Diện Tích Bàn Làm Việc, Đặc Biệt Nếu Bạn Có Bàn Làm Việc Nhỏ. Hãy Chọn Cuốn Sổ Mà Bạn Yêu Thích Để Tạo Động Lực Cho Bạn. Có Thói Quen Ghi Chép Ngay Khi Được Dạy Bất Cứ Điều Gì. Nếu Được Hướng Dẫn Về Cách Sử Dụng Tính Năng Nào Đó Của Phần Mềm Hoặc Máy Tính, Hãy Chụp Ảnh Màn Hình Và Dán Vào Sổ. Sử Dụng Bút Đánh Dấu Những Điểm Quan Trọng. Đối Với Thư Từ, Nếu Có Mẫu Email Nào Bạn Thấy Thích Thì In Ra Và Dán Vào Sổ Để Học Hỏi Cách Trình Bày Và Viết.
Tôi Sử Dụng Tiếng Nhật 100% Trong Công Việc. Khi Nhận Email Mà Muốn Dùng Làm Mẫu, Tôi Thường Copy Đoạn Tham Khảo Và Gửi Ngược Lại Cho Chính Mình Và Lưu Vào Thư Mục Email Mẫu. Khi Gặp Lỗi Trong Công Việc, Tôi Ghi Chú Ý Ngay Vào Sổ Để Tránh Lặp Lại Lỗi Trong Tương Lai. Tôi Thường Xuyên Gặp Những Lỗi Tương Tự Nhau Trong Thời Gian Đầu. Ví Dụ, Thiếu Người Trong Lịch Họp, Không Ghi Thêm Thuế Tiêu Dùng Khi Ghi Số Tiền... Tôi Ghi Lại Những Lỗi Đó Thành Danh Sách Kiểm Tra. Nếu Bạn Nhớ Hết Thì Không Sao, Nhưng Nếu Như Tôi Thường Quên Thì Danh Sách Kiểm Tra Của Tôi Là Một Công Cụ Hiệu Quả Để Tránh Lặp Lại Những Sai Lầm Trong Quá Khứ.
4. Sử Dụng Giấy Ghi Chú Khi Bỏ Dở Công Việc Giữa Chừng
Khi Bỏ Dở Công Việc Giữa Chừng Do Có Việc Bất Ngờ Xuất Hiện, Đi Vệ Sinh, Hay Có Khách Đến... Hãy Đánh Dấu Vị Trí Bạn Đang Làm Dở. Sử Dụng Post It Loại Có Mũi Tên Chỉ Vào Vị Trí Bạn Đang Làm Dở Trên Tài Liệu Sẽ Giúp Bạn Quay Lại Công Việc Nhanh Chóng Và Khôi Phục Tập Trung.
5. Hãy Sẵn Sàng Mà Không Cần Hẹn Nhau
Phần Này Được Dành Riêng Cho Các Bạn Ở Nhật, Việc Hẹn Gặp Tại Những Ga Tàu Rộng Lớn Thường Dẫn Đến Lãng Phí Thời Gian Một Cách Không Cần Thiết, Vì Thế Hãy Hẹn Gặp Ở Một Địa Điểm Rõ Ràng Và Cụ Thể Để Tiết Kiệm Thời Gian. Nếu Cần Hẹn Gặp Trong Ga Để Tiếp Tục Di Chuyển, Hãy Chỉ Định Một Địa Điểm Dễ Nhận Diện. Các Ga Ở Nhật Luôn Có Bản Đồ, Vì Vậy Nếu Bạn Hướng Dẫn Khách Hàng Hoặc Sếp, Hãy Gửi Kèm Và Đánh Dấu Đúng Vị Trí Hẹn Gặp.
6. Đừng Để Hết Danh Thiếp, Đừng Quên Mang Theo Danh Thiếp
Danh Thiếp Nên Được Giữ Ở Những Nơi Sau: Trong Hộp, Ví Đựng Danh Thiếp; Trong Ví Tiền (Khoảng 5 Tờ); Trong Sổ Tay (5 Tờ); Trong Thẻ Nhân Viên (1~2 Tờ) Để Tránh Quên. Hãy Tạo Thói Quen Bổ Sung Danh Thiếp Sau Mỗi Cuộc Gặp Gỡ Khách Hàng. Trong Một Hộp Danh Thiếp Có Khoảng 100 Tờ, Hãy Dán Post It Ở Tờ Thứ 20 Từ Dưới Lên. Khi Sử Dụng Hết Danh Thiếp Tới Tờ Có Post It, Hãy Đặt In Danh Thiếp Mới. Hãy Chọn Mua Ví Hoặc Hộp Đựng Danh Thiếp Có 2 Ngăn Để Phân Biệt Danh Thiếp Của Bạn Và Khách Hàng. Với Người Nhật, Địa Chỉ Email Thường Là Cách Phát Âm Tên Hán Tự Của Họ, Nếu Không Chắc Chắn, Hãy Kiểm Tra Trước Để Tránh Nhầm Lẫn.
7. Không Ăn Uống Trên Bàn
Tránh Rủi Ro Làm Đổ Đồ Ăn Uống Ra Máy Tính Hoặc Tài Liệu. Hãy Sử Dụng Chai, Bình Hoặc Cốc Có Nắp Đậy Và Đậy Kín Sau Khi Sử Dụng.
8. Nguy Cơ Khi Lưu Dạng...
Khi Lưu Dạng.., Bạn Dễ Dàng Mất File Gốc, Chẳng Hạn Như Các File Tiêu Chuẩn Của Công Ty. Hãy Tập Thói Quen Ctrl + Di Chuột (Drag) Để Copy File, Đổi Tên File Trước Khi Edit Để Tránh Nguy Cơ Mất Những File Quan Trọng. Lưu Những File Gốc Đó Vào Một Thư Mục Riêng.
9. Thường Xuyên Sao Lưu Dữ Liệu Và Cập Nhật Thông Tin Cá Nhân
Máy Tính Dùng Lâu Dễ Gặp Trục Trặc, Nên Sao Lưu Máy Tính Thường Xuyên. Những Tài Liệu Quan Trọng Nên Giữ Riêng Trong USB, Ổ Cứng Ở Công Ty Hoặc In Ra Giấy. Với Những Thông Tin Cá Nhân Của Đối Tác, Khi Có Liên Lạc Thay Đổi Nên Cập Nhật Liên Tục Để Tránh Quên Sau Này. Nếu Công Ty Bạn Có Dùng Lưu Trữ Đám Mây Thì Hãy Sử Dụng Triệt Để Dịch Vụ Này Để Sao Lưu.
10. Dự Đoán Rủi Ro
Ý Thức Của Mình Trước Những Rủi Ro Sai Sót Trong Công Việc Là Rất Quan Trọng. Không Thể Nào Tránh Được Sai Sót 100% Nhưng Hãy Tưởng Tượng Việc Bạn Sàng Lọc Sai Sót Qua Những Cái Rổ. Những Cái Rổ Có Mắt Lớn Giúp Bạn Sàng Lọc Những Hạt Sạn Lớn Với Tốc Độ Nhanh Hơn, Những Rổ Có Mắt Nhỏ Giúp Bạn Sàng Lọc Những Hạt Sạn Nhỏ Với Tốc Độ Chậm Hơn. Trí Nhớ Của Bạn, Manual, Hay Check List Chính Là Những Cái Rổ Ấy, Hãy Tự Giúp Mình Giảm Bớt Từ Từ Những Sai Lầm Không Đáng Có. Hãy Ý Thức Về Hậu Quả Của Việc Sai Lầm Về Nhiều Mặt Như Thời Gian, Tiền Bạc, Của Cải, Những Mối Quan Hệ. Dự Đoán Và Đánh Giá Hậu Quả Khi Mình Sai Sót Sẽ Giúp Bạn Cẩn Thận Hơn Khi Tiến Hành Công Việc.
CHƯƠNG 7 – TÂM LÝ VỮNG VÀNG
1. Trong thế giới này, không ai là hoàn hảo.
2. Học cách nhìn nhận sai sót để trưởng thành và hoàn thiện hơn trong công việc.
3. Phương pháp giảm thiểu lỗi lầm.
4. Sự khác biệt giữa người tiến bộ và người không tiến bộ trong công việc
- Không làm việc theo thứ tự không đúng ưu tiên
- Tập trung tối đa vào một công việc
