Buzz
Luôn có hàng loạt công việc đang chờ xử lý, nhưng ở công ty, cuộc họp dường như luôn chiếm hết thời gian của bạn. Vậy làm sao để hoàn thành to do list một cách hiệu quả trong bối cảnh đó?
Mỗi ngày, bạn phải đối mặt với một danh sách công việc dài đằng đẵng, nhưng cuộc họp liên tục lại làm bạn rơi vào tình trạng 'bị kẹt'. Hãy cùng HR Insider khám phá cách hoàn thành công việc hàng ngày một cách thông minh ngay cả khi bạn đang phải tham gia những cuộc họp căng thẳng.
Khi cuộc họp chiếm quá nhiều thời gian làm việc của bạn
Mỗi sáng, bạn tạo ra một danh sách công việc rõ ràng, đặt các nhiệm vụ quan trọng lên hàng đầu và cố gắng hoàn thành chúng, thậm chí là việc chuẩn bị cho bài thuyết trình. Nhưng cuối ngày, bạn lại thất bại vì phải tham gia nhiều cuộc họp. Khi bạn có ít thời gian để tiếp tục công việc, bạn không thể hoàn thành như mong đợi.
Dù làm việc cả ngày lẫn đêm, bạn vẫn cảm thấy lo lắng và sợ hãi vì những cuộc họp luôn chiếm hết thời gian của bạn. Bạn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn, nhưng lo lắng vẫn bám theo bạn vì những thách thức tiếp theo.
Với kinh nghiệm của mình, Elizabeth Grace Saunders – một chuyên gia hàng đầu về quản lý thời gian và người sáng lập tổ chức Real Life E Time Coaching & Speaking đã chia sẻ rằng dù bạn luôn đối mặt với hàng loạt cuộc họp, vẫn có cách để hoàn thiện công việc một cách thoải mái. Dưới đây là một số gợi ý để xử lý các dự án dù bạn bận rộn với cuộc họp.
- Đừng cố gắng tìm 'thời điểm hoàn hảo' để hoàn thành mọi việc. Dù có nửa ngày để làm việc và nửa ngày để tham gia cuộc họp, không bao giờ có thời gian đủ để hoàn tất mọi thứ. Thay vào đó, chấp nhận thực tế và xử lý công việc trong suốt buổi họp.
- Chia nhỏ các công việc lớn thành những phần nhỏ hơn và sử dụng thời gian nghỉ 30 phút giữa các cuộc họp để tiến triển. Khi quay lại công việc sau một thời gian, bạn sẽ dễ dàng biết bạn đã hoàn thành gì và điều gì còn lại.
- Dành một khoảng thời gian riêng, tập trung hoàn thành công việc mà không bị gián đoạn. Xác định thời gian cố định hàng ngày hoặc hàng tuần để tập trung vào công việc. Dù có cuộc họp bất ngờ, hãy cố gắng bảo vệ thời gian này.
Cách tiếp cận khác để tham khảo
Cách khác là dự đoán thời gian và lên lịch cho các dự án ngay khi bạn nhận được chúng. Khi một cuộc họp được lên lịch, điều chỉnh lịch trình của bạn để chuẩn bị cho công việc cần làm. Đặt ưu tiên hàng tuần và sắp xếp thời gian cho các công việc quan trọng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng về những gì cần hoàn thành.
Đánh giá ưu tiên hàng tuần và lên kế hoạch cho thời gian trống trong lịch trình là một cách khác để quản lý công việc. Đặt ưu tiên cho các công việc cần làm và hoàn thành những công việc nhỏ trước khi tiếp tục với những việc lớn hơn. Ghi chú lại những gì bạn đã hoàn thành và kiểm tra hoặc xóa các mục khi cần.
Hãy nhớ ghi chép những gì đã hoàn thành và nơi bạn dừng lại để dễ dàng tiếp tục sau đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách ghi chú vào danh sách nhiệm vụ của mình và thường xuyên cập nhật nó.
Hy vọng bạn đã tìm được cách riêng để hoàn thành công việc một cách thú vị và không căng thẳng!
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
Mytour – Nền tảng tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
