Buzz
Làm sao để hoàn thành danh sách công việc hiệu quả trong khi cuộc họp không ngừng?
Cách để hoàn thành to do list mỗi ngày mặc dù bị cuốn vào những cuộc họp dài.
Khi cuộc họp chiếm phần lớn thời gian làm việc của bạn
Mỗi sáng, bạn tạo ra danh sách công việc rõ ràng và nhấn mạnh những việc quan trọng nhất. Nhưng cuối ngày, thời gian của bạn lại bị cuốn vào cuộc họp, khiến bạn không thể hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Bạn phải làm việc cả ngày lẫn đêm để hoàn thành công việc. Dù bạn đáp ứng được thời hạn nhưng vẫn sống trong lo lắng về những nhiệm vụ lớn tiếp theo.
Dựa vào kinh nghiệm thực tế của mình, Elizabeth Grace Saunders – một chuyên gia hàng đầu về quản lý thời gian và cũng là người sáng lập tổ chức Real Life E Time Coaching & Speaking – đã nhận thấy rằng, ngay cả khi bạn phải đối mặt hàng ngày với loạt cuộc họp kéo dài, vẫn có cách để hoàn thành các công việc một cách ít căng thẳng hơn. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn hoàn thành các dự án một cách hiệu quả ngay cả khi bạn bận rộn với các cuộc họp.
- Hoàn toàn từ chối khái niệm về “thời điểm hoàn hảo để kết thúc mọi thứ”. Dù bạn có dành nửa ngày làm việc cho các cuộc họp, nửa ngày còn lại cho công việc, nhưng thực tế là bạn có thể không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành tất cả. Thay vào đó, hãy chấp nhận thực tế và thực hiện các công việc của mình đồng thời trong suốt buổi họp.
- Hãy chia nhỏ các công việc lớn thành các phần nhỏ hơn. Bạn có thể sử dụng thời gian nghỉ 30 phút giữa các cuộc họp để xem xét tiến độ công việc của mình. Ngay cả khi bạn chỉ có thể hoàn thành một số ít mục trong danh sách, điều đó vẫn là sự tiến triển. Khi bạn quay lại sau một thời gian, bạn sẽ biết bạn đã hoàn thành những gì và còn những gì phải làm tiếp theo.
- Dành một khoảng thời gian cố định mỗi ngày để tập trung hoàn thành công việc. Ví dụ, một số người dành một hoặc hai giờ mỗi sáng để làm việc tập trung. Một số khác chọn các buổi chiều để tập trung. Điều này giúp bạn có ít nhất một giờ mỗi ngày để làm việc một cách hiệu quả nhất. Có thể sẽ có những cuộc họp đột xuất, nhưng hãy cố gắng bảo vệ thời gian này.
Một số phương pháp khác để tham khảo
Một phương pháp khác là ước lượng và lập lịch thời gian khi nhận dự án. Ví dụ, khi bạn biết sẽ có cuộc họp để thảo luận về dự án mới với ban quản trị, hãy điều chỉnh lịch làm việc của mình để có đủ thời gian chuẩn bị. Bạn có thể dành thời gian để chuẩn bị bài trình bày PowerPoint và sau đó một thời gian khác để thảo luận với đồng nghiệp. Điều này giúp bạn phân bổ thời gian một cách hiệu quả và chuẩn bị tốt cho mọi cuộc họp.
Cách khác để quản lý lịch trình là xác định ưu tiên hàng tuần. Bạn có thể tự làm điều này hoặc thực hiện trong một môi trường làm việc có sự hỗ trợ tốt hơn. Khi bạn biết được ưu tiên của mình, hãy lập lịch cho chúng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những gì cần làm và tránh bị đè bẹp bởi công việc. Khi bạn bắt đầu một dự án, hãy kiểm tra danh sách nhiệm vụ nhỏ và hoàn thành chúng trước. Sử dụng thời gian cuối trước cuộc họp để kiểm tra email.
Đừng quên ghi lại những gì bạn đã hoàn thành và tạo ghi chú về nơi bạn dừng lại và những gì cần làm tiếp theo. Bạn có thể ghi chép trực tiếp vào danh sách công việc của mình. Và hãy luôn kiểm tra hoặc xóa các công việc khi bạn đã hoàn thành chúng.
Mong rằng với những phương pháp trên, bạn đã tìm ra cách riêng để hoàn thành công việc mà không cảm thấy căng thẳng!
— Thông Tin Nhân Sự / Từ Harvard Business Review —
Mytour – Trang web tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
