Bí quyết tổ chức họp trực tuyến qua Microsoft Teams trên máy tính và điện thoại

Microsoft Teams đang được đánh giá cao là một trong những ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu. Hãy cùng Thế Giới Di Động khám phá cách tổ chức cuộc họp trực tuyến trên Teams một cách dễ dàng và hiệu quả trong bài viết dưới đây.

I. Hướng dẫn tổ chức họp trực tuyến qua Microsoft Teams trên máy tính

1. Hướng dẫn nhanh

Mở ứng dụng Microsoft Teams > Đăng nhập vào tài khoản > Chọn Nhóm > Chọn Nhóm bạn muốn họp > Nhấn vào biểu tượng họp > Chọn Họp ngay

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams.

Bước 2: Tại màn hình đăng nhập, bạn có thể sử dụng email cá nhân đã tạo trước đó hoặc email của tổ chức, trường học để đăng nhập.

Bước 3: Trong giao diện Teams, chọn mục Nhóm trên thanh công cụ bên trái. Chọn nhóm bạn muốn tổ chức cuộc họp

Bước 4: Tại giao diện nhóm bạn chọn, click vào biểu tượng Camera ở góc phải màn hình. Hộp thoại tùy chọn cuộc họp sẽ xuất hiện.

Bước 5: Trong hộp thoại tùy chọn cuộc họp, lựa chọn Họp ngay để bắt đầu cuộc họp trực tuyến với nhóm của bạn. Bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp với Lên lịch cuộc họp.

Bước 6: Ngay sau khi chọn Họp ngay, hệ thống tự tạo cuộc họp với tất cả thành viên trong nhóm như trong hình dưới đây.

Bước 7: Khi muốn kết thúc cuộc họp, nhấn Rời đi, sau đó lựa chọn Kết thúc cuộc họp.

3. Các tính năng khi đang tham gia cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams 

• Mở hộp thoại trò chuyện: Cho phép thành viên trong nhóm trò chuyện, thảo luận trong lúc họp diễn ra.

• Chia sẻ màn hình: Bạn có thể chia sẻ màn hình máy tính hoặc một ứng dụng cụ thể trong cuộc họp, giúp hiển thị thông tin một cách rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ Bảng trắng (Microsoft Whiteboard) - một công cụ tạo bảng trắng cho phép mọi người sử dụng bút để viết, vẽ trực tuyến.

• Các tính năng khác: Bạn có thể mở hộp thoại tùy chọn cuộc họp bằng cách nhấn vào biểu tượng 3 chấm (...). Trong đây, bạn có thể sử dụng các tính năng như Ghi lại cuộc họp, thay đổi hiệu ứng nền,...

II. Cách họp trực tuyến với Microsoft Teams trên điện thoại

1. Hướng dẫn nhanh

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams > Đăng nhập tài khoản Teams > Chọn Lịch > Nhấn Tạo lịch họp > Nhập thông tin cuộc họp > Chọn Kênh (Nhóm) tổ chức cuộc họp > Chọn thời gian tổ chức họp > Chọn Hoàn tất > Chọn nhóm tổ chức cuộc họp > Chọn cuộc họp đang diễn ra > Chọn Tham gia > Nhấn Tham gia ngay.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams. Cách tải ứng dụng có thể được tìm thấy tại đây.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Teams. Nếu bạn chưa có tài khoản Microsoft Teams, bạn có thể tham khảo cách đăng ký tài khoản Microsoft Teams tại đây.

Bước 3: Chọn Lịch trên thanh công cụ ở phía dưới.

Bước 4: Nhấn vào Tạo lịch để đặt cuộc họp.

Bước 5: Nhập thông tin cho cuộc họp, chẳng hạn như Tên cuộc họp, sau đó chọn Chia sẻ lên kênh để tiến hành chia sẻ cuộc họp.

Bước 6: Chọn Kênh (Nhóm) để bắt đầu cuộc họp.

Bước 7: Đặt thời gian cho cuộc họp. Nếu muốn tạo cuộc họp ngay lập tức, bạn có thể chọn ngày và giờ bạn muốn họp. Hệ thống sẽ tự động tạo cuộc họp và bạn có thể dễ dàng tham gia. Sau đó, nhấn Hoàn thành để tạo cuộc họp.

Bước 8: Chọn nhóm mà bạn đã đặt lịch họp. Trong hộp thoại Trò chuyện của nhóm, hệ thống sẽ hiển thị thông báo về cuộc họp. Nhấn vào thông báo để xem chi tiết và tùy chọn cuộc họp.

Bước 9: Nhấn Tham gia để tham gia cuộc họp.

Bước 10: Giao diện cuộc họp sẽ xuất hiện. Để tham gia cuộc họp, nhấn vào Tham gia ngay.

Bước 11: Trong giao diện cuộc họp, bạn có thể tùy chỉnh bật/tắt video (1), ghi âm giọng nói (2) trên thanh công cụ phía dưới.

Bước 12: Để kết thúc cuộc họp, nhấn vào biểu tượng Kết thúc cuộc họp màu đỏ trên thanh công cụ.

• Âm thanh tuỳ chọn: Chọn loa ngoài, loa thiết bị, hoặc tắt âm thanh để dễ dàng theo dõi cuộc trò chuyện trong cuộc họp.

• Trò chuyện trong cuộc họp: Ở góc phải màn hình, bấm vào biểu tượng trò chuyện để mở hộp thoại, thuận tiện cho thảo luận và chia sẻ tài liệu.

• Xem người tham dự: Gần biểu tượng Trò chuyện là biểu tượng Xem thành viên, thêm thành viên mới dễ dàng tham gia cuộc họp.

• Các tính năng khác: Sử dụng biểu tượng ... để ghi lại cuộc họp, chia sẻ màn hình, và Giơ tay để thảo luận, tạo nên môi trường tương tác thuận tiện.