Buzz
Chỉ khi bạn đã thành thạo các kỹ năng cơ bản của Excel, bạn mới nên tìm hiểu về thủ thuật Excel nâng cao. Dưới đây là các kỹ năng cơ bản của Excel mà bạn cần biết.
Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay. Nó được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp để thực hiện tính toán, thống kê dữ liệu nhanh chóng. Nắm vững các kỹ năng cơ bản của Excel cũng là một ưu điểm lớn khi tìm kiếm việc làm trong thời đại công nghệ.
Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với bạn những mẹo Excel hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1. Xóa bỏ các ô trống
Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính Excel có hàng chục dòng dữ liệu, đây là một mẹo hữu ích để thử. Hãy chọn một cột hoặc dòng có ô trống và nhấn Ctrl + G.
Trong cửa sổ mới xuất hiện, bạn nhấp vào nút Đặc biệt và chọn Ô trống. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + - và Di chuyển ô lên > Ok.
2. Thay đổi kích thước của hàng và cột
Kích thước của hàng và cột trong Excel có thể không phải lúc nào cũng đúng như bạn muốn. Để điều chỉnh kích thước, bạn chọn hàng hoặc cột và chọn tab Home.
Tiếp theo, nhấp chuột vào tùy chọn Format > Điều chỉnh kích thước ô… và click vào Chiều cao hàng để làm tăng chiều cao ô. Để làm rộng ô, bạn click vào Chiều rộng cột và nhập số bạn muốn.
3. Thêm hoặc xóa cột, dòng hoặc ô
Sử dụng lệnh Chèn và Xóa trên thanh ribbon, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, dòng và ô theo ý muốn.
4. Áp dụng định dạng có điều kiện
Bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting), bạn có thể làm nổi bật hoặc thay đổi màu sắc của ô tùy thuộc vào giá trị của chúng. Chọn cột bạn muốn định dạng và click vào tùy chọn Định dạng có điều kiện > Tô sáng ô từ menu thả xuống và chọn Giá trị Trùng lặp.
5. Tạo đường chéo trong ô
Bạn có thể cần tạo một đường chéo trong một ô và thao tác này rất dễ dàng. Chỉ cần click vào Home > Font > Nhiều Đường viền hơn. Bạn sẽ thấy nhiều lựa chọn ở đây, nhưng cái mà sẽ tạo ra một đường chéo theo ý muốn ở góc bên trái phía dưới cửa sổ. Click vào đó để lưu lại lựa chọn của bạn và trong bảng Excel sẽ xuất hiện một đường chéo.
6. Ẩn các công thức
Nếu bạn click vào phần phía trên của khu vực xem trước bên cạnh nút Hàm, bạn sẽ thấy công thức tính. Đây là một tính năng tiện ích nhưng khá rắc rối nếu bạn đang xử lý một phép tính phức tạp. Để dọn dẹp một chút, bạn có thể ẩn các công thức tính bằng cách click vào ô chứa phép tính đó.
Sau bước đó, bạn chuột phải và chọn Định dạng. Tiếp theo, chọn Bảo vệ và nhấp vào hộp Ẩn. Cuối cùng, click Đồng ý để lưu thay đổi. Lưu ý rằng điều này không đủ để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi những người khác.
Để thêm mật khẩu bảo vệ cho tài liệu Excel của bạn, hãy mở tab Đánh giá và chọn Bảo vệ Bảng tính. Tạo mật khẩu và xem cách công thức tính của bạn biến mất như thế nào.
7. Chuyển dòng thành cột và ngược lại
Đây là một mẹo hữu ích nếu các dòng quá dài và bạn muốn tài liệu gọn gàng hơn. Hãy chọn và sao chép các ô bạn muốn tổ chức. Sau đó, click vào ô bạn muốn dán và chuột phải để chọn Dán đặc biệt.
Khi một cửa sổ mới mở ra, bạn chọn Chuyển vị > OK.
8. Lưu biểu đồ dưới dạng mẫu
Nếu bạn tự hào về biểu đồ mình vừa tạo, hãy lưu nó lại như một mẫu có sẵn. Bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách chuột phải vào biểu đồ và chọn Lưu làm Mẫu. Tùy chọn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tài liệu sau này.
9. Các phím tắt Excel hữu ích
- Ctrl + -: Hiển thị các lựa chọn đã xóa.
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ dữ liệu.
- Shift + Spacebar: Chọn các ô bạn đang sử dụng.
- Ctrl + V: Dán nội dung đã sao chép.
- Ctrl + Spacebar: Chọn cột của ô bạn đang sử dụng.
- Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng của dữ liệu.
- Ctrl + Home: Chọn ô đầu tiên chứa dữ liệu của bạn.
- Ctrl + Down Arrow: Di chuyển đến ô cuối cùng của cột bạn đang sử dụng.
- Ctrl + Up Arrow: Di chuyển đến ô đầu tiên của cột bạn đang sử dụng.
10. Sao chép công thức nhanh chóng
Để sao chép công thức nhanh chóng, bạn đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô bạn muốn sao chép. Con trỏ sẽ biến thành biểu tượng dấu cộng, sau đó chỉ cần click đúp để sao chép.
11. Loại bỏ khoảng trắng thừa trong ô
Để loại bỏ các dấu cách không mong muốn, hãy chọn ô nơi mà bạn muốn hiển thị công thức. Gõ =trim(tên của ô) và nhấn Enter, ví dụ như =trim(F6). Lệnh này sẽ không xóa dấu cách giữa các ký tự.
12. Bí quyết Text to Column
Kỹ thuật này giúp bạn dễ dàng phân chia dữ liệu từ một ô sang các ô khác. Để sử dụng, hãy chuyển đến tab Data và chọn cột muốn phân chia. Nhấp vào Text to Column rồi nhấp Next. Chọn ký tự muốn phân chia vào các cột bằng cách điền vào ô Other.
13. Bảng Tổng Hợp (PivotTables)
PivotTables là kỹ năng quan trọng trong Excel mà mọi người làm văn phòng cần phải biết khi làm việc với bảng tính. Bạn có thể sử dụng chúng để phân loại, đếm, tính tổng hoặc trung bình các giá trị trong một bảng tính lớn và hiển thị kết quả trên một sheet mới.
14. Tối ưu hóa in ấn trong Excel
Hầu hết mọi người sử dụng Excel đều gặp vấn đề khi in ấn. Để đảm bảo rằng mọi dữ liệu in từ Excel đều đúng như mong muốn, bạn cần sử dụng các tính năng xem trước trước khi in, chọn kích thước phù hợp, điều chỉnh lề, chọn vùng in, in theo chiều dọc hoặc ngang & bảng tính... trong mục Print của Microsoft Excel. Dành chút thời gian để nắm vững kỹ năng cơ bản về Excel này sẽ giúp bạn làm việc với bảng tính một cách dễ dàng hơn, đặc biệt là trong công việc hàng ngày của bạn.
15. Mở rộng công thức trên/dưới
Một trong những ưu điểm tuyệt vời của Excel là tính linh hoạt và khả năng mở rộng đến cực điểm. Bạn chỉ cần nhập một lần công thức và Excel sẽ tự động tính toán hàng triệu con số dựa trên công thức đó.
Biểu tượng dấu cộng (+) sẽ giúp bạn dễ dàng “nhân bản” công thức gốc cho các ô phía trên và dưới. Bạn chỉ cần double-click vào biểu tượng đó, rồi kéo nó sang phía bạn muốn mở rộng công thức cho các ô khác. Đôi khi, việc sao chép và dán dữ liệu như thế này sẽ nhanh hơn cho bạn.
