Bí quyết in giấy khen bằng phương pháp trộn thư

Chắc chắn bạn hiểu giấy khen là để tuyên dương thành tích xuất sắc của cá nhân hoặc tập thể. Sử dụng bằng khen hoặc in giấy khen là cách thể hiện đánh giá về sự cố gắng và thành tích xuất sắc của người nhận.

Sử dụng tính năng trộn thư trong Word để in giấy khen hàng loạt

Bí quyết in giấy khen với tính năng trộn thư

Với ứng dụng Word, bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư để tạo giấy khen và in giấy khen hàng loạt một cách nhanh chóng mà không cần phải thuê ngoại trợ.

Để in giấy khen sử dụng trộn thư, bạn cần chuẩn bị:

- Máy tính cài đặt chương trình soạn thảo văn bản Word. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng Word 2016.
- Sử dụng một mẫu giấy khen .DOC có sẵn để trộn thư một cách dễ dàng. Tải về mẫu giấy khen tại đây.
- Bạn cũng cần có một file Excel chứa danh sách khen thưởng. Bạn có thể tạo một danh sách như trong hình minh họa dưới đây.

Bước 1: Mở tài liệu Word là mẫu giấy khen, chọn tab Mailings ->Start Mail Merge -> chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hiện các bước Mail Merge.

Bước 3: Tại đây, chọn văn bản bắt đầu trộn thư. Vì bạn đã mở văn bản Word cần trộn nên chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) -> sau đó, nhấn Next: Select recipients.

Bước 4: Ở bước này, thêm danh sách tên học sinh cho phần khen tặng, lớp, đạt danh hiệu... để Word tự động thêm thông tin vào Giấy khen. Nếu chưa có, chọn Type a new list để tạo mới.

Vì bạn đã có sẵn danh sách khen thưởng trong file Excel -> chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo, chọn Browse để tìm file danh sách khen thưởng (ở đây là file Excel) hoặc Select a different list file nếu bạn đã từng chọn một lần và muốn thêm một danh sách khác.

Trong cửa sổ Select Data Source -> chọn đến file danh sách -> nhấn Open.

Chọn sheet chứa danh sách -> nhấn OK.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đã được chọn. Nếu bạn muốn loại bỏ ai đó, hãy bỏ tick chọn trước tên họ -> sau khi đã chọn xong, nhấn OK.

Nhấn Tiếp theo: Viết thư của bạn để chuyển đến bước tiếp theo.

Bước 5: Tại đây, thực hiện theo cách sau: di chuyển con trỏ chuột đến trường muốn chèn thông tin -> sau đó chọn Mailings -> chọn Chèn Trường Gộp -> chọn trường thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel Danh sách khen thưởng.

Ví dụ ở dòng Khen tặng em bạn di chuyển con trỏ chuột tại đây -> sau đó vào menu chọn như trên rồi chọn trường Khen tặng em, ở dòng Lớp bạn chọn là Lớp, tại dòng Đạt danh hiệu chọn Đạt danh hiệu.

Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường trong cửa sổ Mail Merge ở bên phải -> sau khi thêm xong, chọn Tiếp theo: Xem trước thư của bạn để chuyển sang bước xem trước thư.

Hãy chú ý điều này: nên điều chỉnh thêm như tăng kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, và tô màu chữ... để phù hợp với bạn.

Bước 6: Để thông tin xuất hiện đúng vị trí trên giấy khen -> nhấn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng giấy khen một (mỗi giấy khen là một tên người, một lớp, và một danh hiệu tương ứng). Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác, bạn chọn Next: Hoàn tất trộn thư.

Bước 7: Để in giấy khen, bạn nhấn chọn In ấn như hình dưới:

Sau đó, thiết lập việc in ấn. Bạn có thể in toàn bộ danh sách khen thưởng nếu chọn như hình dưới. Hoặc nếu chỉ in một bản hiện tại, bạn chọn Bản ghi hiện tại.

Hoặc tự do chọn in những giấy khen theo ý muốn từ danh sách file Excel. Dưới đây là việc bạn chọn in từ 2 đến 4. File in sẽ tương ứng với file Excel Danh sách khen thưởng.

Dưới đây là cách in giấy khen sử dụng trộn thư trên ứng dụng Word với các thao tác thực hiện không phức tạp. Với cách trộn thư in giấy khen hàng loạt này, bạn chỉ mất thời gian khi lập danh sách khen thưởng. Mẫu khen thưởng có thể lựa chọn hoặc tự soạn thảo, tùy chỉnh nếu cần.

Bạn cũng nên tham khảo tổng hợp các mẫu Giấy khen Bằng khen đẹp nhất được Mytour chọn lọc để có thêm sự lựa chọn khi cần. Chúc bạn thành công.