Buzz
Lịch làm việc và quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc tránh sai sót khi làm việc. Vì mình đã nghiên cứu kỹ về chương này, nên sẽ viết một bài riêng. Mong các bạn đón đọc.
1. Lưu ý khi quản lý trên các thiết bị điện tử
Quản lý bằng cả thiết bị điện tử và sổ tay có thể dẫn đến thiếu sót khi thêm dự định mới. Hãy chọn một trong hai để quản lý hiệu quả. Quản lý bằng thiết bị điện tử có chức năng nhắc nhở và có thể chia sẻ với người khác. Google Calendar và Outlook là những ứng dụng phổ biến để quản lý lịch làm việc, nhưng cần lưu ý các dự định có thể công khai hoặc không để tránh tiết lộ thông tin của công ty.
2. Ghi chú bằng bút có thể xóa
Nếu ghi chú dự định bằng sổ tay, hãy sử dụng bút Frixion. Bút Frixion là loại bút bi có thể xóa, rất phổ biến tại Nhật. Sử dụng loại bút này để viết dự định và sắp xếp theo màu sắc để dễ đọc hơn. Kiểm tra dự định ít nhất 3 lần mỗi ngày: sáng kiểm tra công việc cần làm, trưa kiểm tra tiến độ, và cuối ngày kiểm tra công việc cho ngày tiếp theo.
3. Dự tính thời gian hoàn thành công việc đúng hẹn
Dù việc trễ hẹn có thể không ảnh hưởng nhiều đến công việc, nhưng việc hoàn thành đúng hẹn sẽ tạo niềm tin và lòng tin từ đồng nghiệp, sếp và đối tác. Để hoàn thành đúng hẹn, cần phải dự tính thời gian đúng để hoàn thành công việc theo 3 bước sau: ① Chia công việc thành nhiều nhiệm vụ nhỏ: Có thể sử dụng công cụ Work Breakdown Structure. ② Dự tính thời gian cho từng nhiệm vụ. Lưu ý thêm 20% thời gian cho những nhiệm vụ chưa từng làm để dự phòng. ③ Thêm nhiệm vụ vào lịch làm việc. Chú ý không lấp đầy quá 80% thời gian làm việc trong ngày, nếu lịch quá kín sẽ không thể hoàn thành đúng hẹn.
4. Xem xét thêm thời gian dự bị
Trong mỗi tuần, hãy để một nửa ngày trống không lịch hẹn để dành cho việc bù đắp công việc lỡ hẹn, giúp đỡ đồng nghiệp, xây dựng mối quan hệ, và nâng cao kiến thức cho bản thân.
5. Thêm thời gian vào danh sách công việc cần làm
Thay vì viết ra danh sách các công việc cần làm, hãy thêm vào danh sách thời gian để thực hiện mỗi công việc. Ví dụ, chia một ngày thành 3 khung thời gian 12h, 15h, 18h và xác định thời gian cần bắt đầu mỗi công việc. Các công việc như trả lời email hoặc điện thoại có thể làm trong thời gian trống giữa các công việc chính để giải tỏa tâm trí.
6. Đặt “Thời hạn của bạn” và “Thời hạn của tôi” cho những công việc có thời hạn
Ngoài những thời hạn được đặt bởi người khác (Thời hạn của bạn), bạn cũng nên đặt thêm Thời hạn của tôi cho bản thân mình. Thời hạn của tôi cần sớm hơn Thời hạn của bạn ít nhất 1 ngày. Lợi ích khi bạn thiết lập Thời hạn của tôi bao gồm:
① Phát triển thói quen bắt đầu công việc sớm hơn.
② Tránh sơ suất do thời gian gấp gáp, không cần phải vội vã.
③ Có thể xử lý những công việc bất ngờ.
④ Dành thời gian cho bản thân. Thời gian cá nhân có thể sử dụng để lập kế hoạch cho các dự án mới hoặc ghi chú tóm tắt công việc đã hoàn thành.
Nên tạo danh sách công việc cho mỗi nhiệm vụ để tăng hiệu suất làm việc và tránh sai sót. Không chỉ áp dụng cho các công việc hàng ngày, mà cả những công việc thường niên như báo cáo hàng năm cũng cần có danh sách công việc.
Ví dụ về danh sách công việc cho việc sắp xếp các cuộc họp quan trọng như sau:
- Đã mời đủ thành viên chủ chốt
- Đã đặt phòng họp
- Đã gửi tài liệu trước cho các thành viên
- Đã gửi agenda cuộc họp
8. Menu công việc cho thời gian rảnh giữa các buổi
Nên tạo danh sách công việc cho thời gian rảnh từ 5 phút, 10 phút, 15 phút hoặc 30 phút. Ví dụ như trong thời gian di chuyển bằng phương tiện công cộng hoặc khi đợi đối tác.
9. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm trên mạng:
Đánh dấu theo danh mục các trang web cần tra, như nhà hàng mời khách đi ăn, khách sạn hoặc đặt vé tàu xe... Hãy dành thời gian hàng năm để kiểm tra lại và loại bỏ những đánh dấu không cần thiết.
10. Nguyên tắc “Sớm hơn 10 phút/ muộn hơn 2 phút”
Thời gian của bản thân và của đối tác đều quan trọng. Hãy luôn đến đúng giờ, thậm chí cả khi cuộc hẹn không quan trọng. Khi gặp khách hàng, hãy đến công ty của họ trước 10 phút, sắp xếp lại trang phục trong nhà vệ sinh và đứng chờ ở quầy tiếp tân trước 5 phút. Ở Nhật, thường điều này để tránh khiến khách hàng phải chờ đợi quá lâu khi gặp.
11. Xác định trước tiến trình và mục tiêu của cuộc họp
Viết ra mục tiêu của cuộc họp và gửi cho những người tham dự để họ có thể chuẩn bị tâm lý và ý kiến trước. Trước cuộc họp, nhắc lại các nội dung cần thực hiện trong cuộc họp. Theo dõi danh sách mục tiêu đó trong buổi họp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sự rời rạc.
Chương 1: Văn bản thư tín thương mại
Chương 2: Gọn gàng và ngăn nắp
Chương 3: Ghi chép và sổ sách
Chương 2: Gọn gàng và ngăn nắp
Chương 3: Ghi chép và sổ sách
Phần 4: Giao tiếp trong môi trường làm việc
