Buzz
Mọi người đều từng trải qua thời kỳ bận rộn, nhưng lại cảm thấy lạc lõng, mất tập trung và không hoàn thành được công việc. Bạn có cảm giác mệt mỏi khi dành thời gian mà không đạt được gì không? Nếu vậy, đến lúc thay đổi để làm việc hay học tập hiệu quả hơn!
Bước đầu tiên: Danh sách và Tổ chức
Ngăn nắp và Trật tự
Đặt ra một danh sách công việc cần làm. Ghi chép mọi thứ bạn muốn hoàn thành trong ngày hoặc tuần, hoặc tạo danh sách liên tục về nhiệm vụ cần thực hiện. Danh sách công việc là một công cụ mạnh mẽ, nhưng chỉ khi bạn sử dụng nó một cách hiệu quả.
- Viết ngắn gọn, súc tích và hợp lý về công việc bạn muốn làm. Thay vì chỉ viết “dọn nhà”, hãy viết rõ ràng như “dọn phòng khách”, “hút bụi thảm sàn” hay “đổ rác” – việc chia nhỏ và mô tả rõ ràng sẽ hiệu quả hơn.
- Không để mình áp đặt áp lực hoặc mất thời gian quá nhiều để suy nghĩ về việc ghi gì vào danh sách. Tạo danh sách công việc trong khoảng thời gian ngắn và không làm mất thời gian suy nghĩ liên tục về nó.
Kế hoạch thông minh. Xác định công việc nào trong danh sách bạn có thể hoàn thành và quyết định thứ tự thực hiện chúng một cách hợp lý. Lên kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày, bao gồm thời gian làm mỗi công việc, thời gian ăn, thời gian nghỉ giải lao, v.v.
- Thận trọng khi sắp xếp thời gian cho từng công việc, vì bạn không thể chắc chắn được bao nhiêu thời gian cần để hoàn thành mỗi công việc. Đừng áp đặt quá nhiều, và nếu kế hoạch không diễn ra như mong muốn, điều chỉnh lịch trình để hoàn thành công việc.
Ưu tiên công việc. Xác định công việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước tiên. Đặt thứ tự ưu tiên để thực hiện từng công việc, giúp bạn hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn. Hãy tránh làm nhiều việc cùng một lúc, vì điều đó sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải và không hiệu quả.
- Nếu có công việc nào đó bạn đã làm từ lâu mà vẫn chưa xong, đặt hạn hoàn thành hoặc dành một ngày để làm. Nếu không hoàn thành được, xem xét vấn đề trong việc thực hiện công việc khác.
Đặt ra mục tiêu. Dù là lau dọn, học tập hay làm việc, hãy đặt ra một mục tiêu hợp lý nhưng thách thức. Đừng dừng lại nếu bạn chưa đạt được mục tiêu, hãy nhìn nhận tích cực và không coi chúng là thách thức. Đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt cho bản thân để động viên và giữ tinh thần.
- Thưởng cho bản thân điều gì đó khi hoàn thành một công việc, hoặc tự phạt mình nếu không hoàn thành. Phương pháp này hiệu quả nếu bạn có thể tự áp đặt thưởng và phạt cho bản thân.
Chăm sóc hiệu suất cá nhân. Đừng lo lắng về việc bạn đã hiệu quả hay không, nhưng sau khi đặt ra một khuôn khổ, xem xét cách bạn tập trung, tuân thủ kế hoạch và sắp xếp thời gian. Ghi chú lại những tình huống bất ngờ hay công việc có thể làm bạn lạc lõng trong kế hoạch và cố gắng cải thiện.
- Sử dụng sổ hoặc nhật ký để ghi chép những gì đã và chưa làm vào cuối ngày.
Giữ ngăn nắp đồ đạc. Không gì tốn thời gian hơn việc tìm kiếm vật phẩm hay tài liệu quan trọng mà bạn không biết ở đâu. Tạo hệ thống để sắp xếp thông tin, lưu trữ đồ đạc và ghi chú thông tin về cuộc hẹn hay ngày hoàn thành công việc.
Tập trung mục tiêu
Tránh xa những yếu tố xao lạc. Thế giới đang đầy rẫy những thách thức làm chúng ta lạc hướng khỏi công việc. Từ TV, blog, tin nhắn đến bạn bè và thú cưng. Tập trung vào công việc bằng cách loại bỏ những xao lạc, đặc biệt là email và mạng xã hội. Sử dụng ứng dụng như StayFocusd để kiểm soát thời gian trên các trang web. Tắt điện thoại và nhắc nhở người xung quanh không làm phiền bạn. Sử dụng âm thanh nền để tăng sự tập trung, ví dụ như Noisli.
Giải quyết từng vấn đề một cách có tổ chức. Thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, tập trung giải quyết từng vấn đề một. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu suất cao.
Duy trì sạch sẽ nơi làm việc. Môi trường gọn gàng giúp tránh xao lạc và tăng hiệu suất làm việc. Lau chùi và dọn dẹp định kỳ để giữ nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
Chăm sóc bản thân
Đi ngủ đúng giờ và đảm bảo đủ giấc ngủ. Mệt mỏi và thiếu ngủ sẽ làm suy giảm tập trung và hiệu suất làm việc.
Đặt đồng hồ báo thức và thức dậy ngay khi chuông kêu. Hạn chế sử dụng nút “snooze” để tránh ngủ quên và làm ảnh hưởng đến kế hoạch hàng ngày của bạn.
Chăm sóc dinh dưỡng. Nạp đủ chất dinh dưỡng để duy trì sự tập trung. Tránh ăn quá nhiều để không làm mất đi sinh lực của bạn.
Nghỉ ngơi đúng cách. Không tự ép bản thân quá mức. Nghỉ ngơi đều đặn, thư giãn mắt và cơ thể sau mỗi khoảng thời gian làm việc. Thực hiện động tác thể dục nhẹ sau mỗi 2-3 giờ.
Đánh giá và Nâng cao Hiệu suất
Sử dụng công cụ đo hiệu suất và tự đánh giá hàng tuần.
Xác định những thiếu sót và nguồn gây xao lãng.
Đặt mục tiêu và đánh giá lại phong độ hàng tuần.
Actively nhận xét từ đồng nghiệp, bạn bè và cấp trên để xác nhận tiến triển.
Giữ thái độ tích cực, hướng tới sự tiến bộ và năng suất cá nhân.
Mẹo Hữu ích
- Ưu tiên công việc quan trọng và hoàn thành những nhiệm vụ khó trước.
- Tận dụng một ngày rảnh để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Tránh bị áp đặt bởi lượng công việc - nghỉ ngơi và chia nhỏ công việc khi cần thiết. Bắt đầu mỗi ngày sớm, thưởng thức bữa sáng lành mạnh và thư giãn.
