Buzz
Một ngày, khi tham dự một buổi Seminar ở Tokyo, tôi đã gặp một người bạn ngồi bên cạnh, họ rất chăm chỉ ghi chép. Ngay cả khi nghỉ trưa, họ vẫn tiếp tục ghi chú với sự tập trung tuyệt vời. Tôi khen ngợi cuốn sổ ghi chú dễ thương của họ và bắt đầu trò chuyện. Người đó nói: 'Tôi yêu việc ghi chép và luôn chọn cho mình một cuốn sổ ưng ý.' Câu nói đó để lại ấn tượng sâu sắc trong tôi, không chỉ vì cuốn sổ mà còn vì niềm đam mê trong việc ghi chép. Tôi cảm thấy đó là một bài học quý giá từ người Nhật. Họ luôn chú trọng việc ghi chép mọi điều cần nhớ. Hầu hết mọi người đều mang theo một cuốn sổ tay, và những người không có cuốn sổ sẽ sử dụng iPad hoặc điện thoại. Đặc biệt, ở Nhật, thậm chí cả trẻ em cũng được bố mẹ trang bị sổ tay từ khi còn rất nhỏ, ngay cả khi chưa biết viết, để chúng có thể ghi lại những điều thú vị mà chúng gặp phải. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về việc ghi chú trên sổ sách của người Nhật.
Hãy luôn mang theo sổ tay và bút, không nên dựa vào trí nhớ của bạn. Dù bạn có thể nhớ một điều gì đó trong thời gian ngắn, bạn không thể chắc chắn sẽ nhớ mãi. Để giữ thông tin trong trí nhớ lâu dài, bạn cần ghi lại chúng. Ví dụ, khi học tiếng Anh, việc phát âm một từ sẽ giúp bạn nhớ lâu hơn so với việc chỉ nghĩ về nó. Việc viết ra là một hình thức tốt để đẩy thông tin vào trí nhớ lâu dài. Hơn nữa, việc ghi chú cũng giúp bạn có thể tạm thời quên về nó để tập trung vào những thông tin khác.
Đây là tiêu chuẩn mà tôi áp dụng khi chọn sổ tay của mình.
- Cuốn sổ dễ mở ra ở bất kỳ trang nào. Điều này quan trọng vì bạn không cần phải giữ một tay để mở sổ và một tay để viết.
- Cuốn sổ phải có kích thước phù hợp để mang đi, và không chiếm quá nhiều diện tích trên bàn làm việc khi viết.
- Cuốn sổ phải có thiết kế đẹp mắt, khiến bạn muốn mở ra và mang theo bên mình.
Bạn đã từng nghe về khách sạn Imperial ở Nhật chưa? Đây là khách sạn nằm ngay trước Cung điện Tokyo. Có một câu chuyện thú vị về thùng rác của khách sạn Imperial như sau: Khách sạn này nổi tiếng với dịch vụ tuyệt vời ở Nhật. Sau khi khách hàng trả phòng, rác từ phòng đó sẽ được giữ lại trong vòng 1 ngày, và nếu không có liên lạc từ khách hàng, rác sẽ được xử lý. Việc giữ lại rác từ hàng trăm phòng khách sạn không phải là điều đơn giản, nhưng khách sạn luôn thực hiện một cách triệt để. Những ghi chú mà bạn cho là không cần thiết cũng nên được giữ lại trong thùng rác riêng trong vài ngày, sau đó hãy kiểm tra kỹ trước khi vứt vào thùng rác chung xem chúng có thực sự không cần thiết không. Nếu bạn phân vân về những ghi chú nào đó liệu cần dùng hay không, hãy chụp ảnh hoặc scan chúng đi.
Sổ ghi nội dung công việc được sử dụng để xác nhận lại những ghi chú đã viết trước đó. Vì vậy, việc ghi chú sao cho dễ nhìn, dễ tìm kiếm rất quan trọng. Mỗi công việc nên được ghi trên một trang riêng, để tránh sự nhầm lẫn với các công việc khác.
Sổ xé có đặc điểm là khi viết hết một trang thì có thể xé trang đó ra và chuyển sang trang tiếp theo, giúp những nội dung cũ không bị nhìn thấy. Trong sổ ghi chú có cả những thông tin liên quan đến các đối tác khác, vì vậy nếu có thể, nên sử dụng sổ xé và sử dụng các file quản lý riêng biệt cho từng đối tác và dự án.
Khi đưa ra chỉ thị, cũng cần ghi chú lại nội dung chỉ thị để có thể xác nhận tiến trình công việc và hướng dẫn thêm nếu cần thiết. Lưu ý về cách ghi chú khi đưa ra chỉ thị theo phương pháp 5W1H. Đặc biệt là lưu ý về hạn chót nộp công việc bạn đưa ra.
Khi cần trao đổi với khách hàng hoặc cấp trên, cần ghi ra đầu dòng các nội dung cần trao đổi để tránh bỏ sót.
Ghi chú thích vào danh thiếp khách hàng như nội dung về hợp tác, sở thích hoặc các đặc điểm cá nhân của khách hàng. Nếu có cơ hội hợp tác lại sau này, khi xem lại danh thiếp, bạn sẽ có chủ đề để nói chuyện và giành được sự thiện cảm của khách hàng hơn.
Khi phát hiện lỗi, cần sửa chữa ngay lập tức. Nếu không có đủ thời gian, hãy đánh dấu trang và quay lại sửa sau. Đối với các tài liệu trên máy tính, sau khi sửa, cần lưu lại với tên file dễ hiểu để biết rằng đã được chỉnh sửa. Ví dụ: Ver2_Baocaokinhdoanh_adj_141010
Khi có báo cáo hoặc phát biểu trước đám đông, nội dung chỉ nên ghi ra đầu dòng, không cần viết dưới dạng câu hoặc bài phát biểu. Khi phát biểu, hãy nhìn về phía người nghe và không nên đọc hoặc thuộc lòng nội dung.
Tạo định dạng cho nội dung cuộc họp trên máy tính. Trong định dạng này, phải chia thành các mục rõ ràng, như nội dung cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, thời điểm báo cáo kết quả. Lưu ý hoàn thành tài liệu này trong vòng 24 giờ sau cuộc họp để tránh quên và nhầm lẫn. Các nội dung không rõ ràng cần phải được xác nhận lại với các thành viên tham gia cuộc họp. Sau đó, in ra hoặc gửi đến các thành viên để mọi người có thể xác nhận lại nội dung.
Mời các bạn đọc các bài viết trước tại đây.
Chương 1: Văn Bản Thương Mại; Chương 2: Sắp Xếp Gọn Gàng
