Buzz
Chương 4 của cuốn sách “Bí quyết làm việc không lỗi lầm của người Nhật” của tác giả Mizuko Suzuki! (Tôi kết hợp những ý chính từ cuốn sách và kinh nghiệm làm việc thực tế tại Nhật của mình)
Khi nhận chỉ thị, quan trọng phải xác nhận lại nội dung theo quy tắc 6W1H.
Tại sao? Ở đâu? Khi nào? Ai làm? Đối tượng là ai? Làm gì? Làm như thế nào?
Mục đích là gì? Ở đâu, khi nào, ai làm, đối tượng là ai, làm gì, làm như thế nào?
Khi sếp yêu cầu bạn báo cáo cho khách hàng vào tuần sau, bạn cần xác nhận những điểm nào để bắt đầu làm?
Tại sao? Mục đích của công việc này là gì? Bạn cần xác định nội dung này đầu tiên. Việc xác định mục đích của công việc không chỉ giúp bạn thực hiện theo đúng hướng mà còn đem lại nhiều ý tưởng sáng tạo hơn để đạt yêu cầu cao hơn sếp mong đợi.
Ở đâu? Báo cáo sẽ được thực hiện ở công ty của chúng ta hay ở công ty khách hàng. Nếu cần, bạn nên đặt địa điểm trước.
Khi nào? Báo cáo sẽ diễn ra vào thời điểm nào trong tuần sau, đầu tuần hay cuối tuần? Nếu sếp cũng tham gia, bạn cần xác nhận lịch làm việc của sếp.
Ai sẽ báo cáo? Bạn sẽ thực hiện báo cáo nhưng nếu sếp cũng tham gia, bạn cần hỏi sếp liệu có muốn đóng góp thêm gì trong buổi báo cáo không.
Báo cáo cho ai? Bên khách hàng là ai, giám đốc, trưởng phòng hay nhân viên? Nội dung báo cáo sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào đối tượng mà bạn đang báo cáo.
Khi nghe chỉ thị từ cấp trên, có thể hiểu nhầm đã đủ thông tin, nhưng thực sự vẫn còn thiếu thông tin để tiến hành công việc, do đó cần xác nhận nội dung một cách hợp lý để tránh bỏ sót.
Làm gì? Bạn cần xác nhận kỹ nội dung mà sếp muốn bạn báo cáo cho khách hàng. Những số liệu được phép cung cấp và những nội dung không được phép. Trong trường hợp công việc có quá nhiều, chỉ cần xác nhận các ý chính và tiến hành làm. Trong quá trình làm sẽ báo cáo tiến độ công việc và điều chỉnh thêm.
Làm như thế nào? Lấy dữ liệu từ các phòng ban nào để thực hiện công việc? (Câu hỏi này có thể kết hợp với What)
Với các công việc mất hơn 5 tiếng để hoàn thành, sau khi đã tiến hành được 1/3, cần báo cáo tiến độ với cấp trên.
Với cấp trên, dựa trên kinh nghiệm có sẵn, chỉ cần nhìn vào 1/3 công việc đã hoàn thành có thể đánh giá được công việc đang đi theo hướng đúng hay không. Báo cáo sớm sẽ giúp việc sửa chữa dễ dàng hơn những sai sót trong công việc khi công việc đi sai hướng. Nếu bạn báo cáo càng muộn, lượng nội dung bạn cần sửa càng nhiều.
Ngoài ra, các thời điểm cần báo cáo bao gồm:
• Công việc đi sai tiến độ
• Có điểm thay đổi so với kế hoạch
• Những nội dung ngoài quyền hạn hoặc những nội dung mình không quyết định được
• Không nhìn thấy kết quả, sản phẩm đầu ra của công việc đang làm.
(Ví dụ, trong trường hợp không có đủ số liệu để làm báo cáo, không biết báo cáo sẽ chứa những nội dung gì, nên cần báo cáo với sếp để xin ý kiến.)
Khi báo cáo nội dung công việc cho cấp trên, cần tổ chức báo cáo ngắn gọn và khoa học.
Thứ tự báo cáo là: Kết luận ➡ Lý do ➡ Quá trình.
Không cần phải bao gồm các yếu tố cảm xúc, đặc biệt cần chú ý tính chân thực của báo cáo.
Ví dụ, khi báo cáo cho khách hàng về việc không hoàn thành theo tiến độ, bạn có thể báo cáo như sau.
Báo cáo cho khách hàng tuần tới cháu đang bị chậm so với kế hoạch ban đầu 1 ngày vì phần dữ liệu về doanh số từ phòng kế toán chưa được tổng hợp xong nên chưa thể bao gồm vào báo cáo. Phòng kế toán cần dữ liệu từ bộ phận bán hàng, nhưng bộ phận bán hàng chưa đến ngày chốt sổ nên chưa thể cung cấp. Cháu có dự định sử dụng dữ liệu từ tháng trước để làm báo cáo, anh/chị thấy sao ạ?
Khi phát hiện sai sót với cấp trên hoặc đồng nghiệp, tránh sử dụng email để thông báo mà hãy gọi điện hoặc gặp trực tiếp. Việc thông báo sai sót qua email có thể khiến người nhận cảm thấy bị chỉ trích, trong khi nói chuyện trực tiếp và xin lỗi sẽ truyền đạt được sự chân thành tới người nghe.
Trong công việc, để duy trì mối quan hệ đồng nghiệp lâu dài, cần duy trì giao tiếp trực tiếp và gặp mặt thường xuyên. Giao tiếp trực tiếp giúp tạo ra sự thông cảm và gắn kết hơn là viết email.
Nếu cần có dữ liệu để trao đổi, hãy gửi email chứa dữ liệu và ghi thêm “Tôi sẽ gọi điện thoại trực tiếp để báo cáo ngay sau đây”. Sau khi gửi email khoảng 10-15 phút, dự đoán rằng người nhận đã đọc xong email, sau đó hãy gọi điện để trình bày.
Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng để tránh hiểu nhầm, tránh sử dụng các từ ngữ phức tạp và không rõ ràng.
Ví dụ, thay vì ghi 'Tầm chiều', hãy ghi cụ thể như 16h, 17h. Đây là sáu ví dụ giống nhau:
Ngày 10/10 (Thứ sáu).
Hai mục này giống nhau ở chỗ là cùng nói về ngày 10/10 và Thứ sáu, giúp đảm bảo thông tin chính xác khi gửi đi.
Khi có thay đổi, cần ghi lại theo dạng before – after. Ghi rõ nội dung đã truyền đạt và cả nội dung chỉnh sửa để người nhận dễ hiểu hơn.
Khi giao tiếp với khách hàng, hãy tránh ra quyết định một cách dễ dàng. Tránh việc đồng ý rồi sau đó thay đổi ý kiến.
Có thể tránh quyết định ngay tại chỗ bằng cách nói “Tôi cần trao đổi thêm với cấp trên” hoặc tương tự. Tuy nhiên, để đạt được sự tin tưởng của khách hàng, nên đề xuất một cuộc họp cụ thể. Ví dụ: “Trong buổi họp hàng tuần thứ tư tới, tôi sẽ trao đổi với cấp trên và trả lời chính xác cho bên anh/chị vào thứ sáu.”
Khi phải báo cáo với cấp trên, hãy suy nghĩ và đề xuất phương án của mình trước khi yêu cầu hướng dẫn.
Không nên đồng ý nhận công việc một cách dễ dàng nếu bạn không tự tin làm được. Có thể từ chối nếu bạn cảm thấy không thể thực hiện.
Tệ nhất là đồng ý làm nhưng lại không thực hiện được. Hoặc nếu không thể thực hiện ngay, bạn có thể đề xuất hẹn gặp lại, ví dụ như “Ngày mai tôi có một giờ rảnh, có thể hỗ trợ bạn trong thời gian đó.”
Tuy nhiên, đối với công việc mà sếp giao, hãy cố gắng thực hiện. Nếu gặp khó khăn khiến bạn cảm thấy không thể làm được, hãy trao đổi với sếp để vượt qua những trở ngại đó. Hãy nhớ rằng, sếp tin tưởng bạn có khả năng thực hiện công việc đó mới giao. Những thách thức mà sếp giao sẽ giúp bạn trưởng thành hơn. Công việc luôn cần tiến triển, và sếp không bao giờ giao công việc cho ai mà sếp nghĩ là không thể thực hiện được.
Phần 1: Văn bản thương mại, Phần 2: Sắp xếp gọn gàng, Phần 3: Ghi chú sổ sách
