Buzz
Nếu bạn đã làm việc với người Nhật, bạn sẽ thấy họ rất hiếm khi mắc sai lầm. Cùng một công việc đơn giản như nhập liệu văn bản, nếu giao cho một người nước ngoài và một người Nhật có cùng trình độ, chắc chắn người Nhật sẽ không thua kém.
1. Gạch đầu dòng những điểm chính trước khi viết mail
Khi viết mail cho khách hàng, bạn thường phải suy nghĩ cẩn thận về câu chữ, điều này có thể khiến bạn bỏ sót thông tin quan trọng. Ghi vài gạch đầu dòng hoặc từ khóa ra giấy trước khi viết mail có thể giúp bạn tránh sai sót này.
2. Email dài dòng dễ khiến người nhận bỏ sót nội dung
3. Đính kèm file (nếu có) trước khi gửi mail
4. Không bao giờ nhầm lẫn tên người nhận, tên phòng ban và công ty khách hàng
Mẹo: Sử dụng công cụ Word registration trong Windows để lưu tên phòng ban, công ty khách hàng. Ví dụ, lưu chữ viết tắt: XNCHCM cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP. Hồ Chí Minh.
5. Thông báo lịch nghỉ làm cho khách hàng và thiết lập chế độ trả lời email tự động
Khi đối tác không nhận được phản hồi, họ sẽ lo lắng và dần mất lòng tin vào bạn và công ty. Thiết lập chế độ trả lời tự động thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo lòng tin từ khách hàng.
