Buzz
Trong thời đại hiện nay, đa số mọi người đều phải đối mặt với cuộc sống bận rộn, do đó, việc biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý trở nên vô cùng quan trọng. Thời gian là tài nguyên quý giá nhất mà không ai có thể mua được, nhưng rất nhiều người vẫn thường xuyên lãng phí thời gian một cách không hiệu quả. Lập một kế hoạch thời gian chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được mọi giờ trong ngày, đồng thời giúp bạn hoàn thành tất cả các mục tiêu, dù nhỏ hay lớn, trong cuộc sống.
Các bước
Ghi chép những công việc quan trọng nhất hàng ngày
Chuẩn bị một danh sách những việc cần làm hàng ngày. Đừng lo lắng về việc liệu danh sách này đã được sắp xếp hợp lý hay chưa, ở bước này, chỉ cần ghi ra những việc cần làm, chưa cần sắp xếp chi tiết. Dành khoảng một giờ để ghi ra tất cả các công việc cần làm hàng ngày (bao gồm cả những công việc không làm nhưng nên làm).
- Nếu không thể ghi ra hết mọi thứ cùng một lúc, bạn có thể mang theo một cuốn sổ nhỏ từ sáng đến tối và ghi từng công việc vào đó theo thời gian.
Ghi lại cả những công việc lớn và nhỏ. Khi bắt đầu, không có công việc nào là quá nhỏ cả. Nếu có việc cần làm, hãy ghi lại. Lập thời gian biểu lần đầu, bạn hãy viết ra tất cả mọi thứ và sau đó chỉnh sửa.
- Bao gồm cả những việc như đưa chó đi dạo vào buổi sáng và chiều.
Tự hỏi bản thân một số câu hỏi liên quan đến các hoạt động hàng ngày. Bạn cần làm gì để đảm bảo bạn ăn uống đầy đủ? Công việc gì cần hoàn thành mỗi ngày trước khi đi làm? Bạn cần chuẩn bị gì để đón con ở trường?
- Bạn có thể ngạc nhiên khi phát hiện ra có quá nhiều việc nhỏ cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ lớn hơn. Thời gian biểu sẽ giúp bạn phân biệt được những việc không quan trọng và loại bỏ chúng.
Đánh giá lại danh sách công việc. Nếu bạn cảm thấy thiếu thời gian hoặc không có thời gian rảnh, hãy xem xét lại các công việc cần làm để xem chúng có thực sự cần thiết không. Bạn có thể thấy một số việc có thể được xử lý hiệu quả hơn hoặc giao cho người khác làm.
- Nếu bạn thấy mình phải vào bếp quá nhiều, hãy hỏi hàng xóm xem họ có muốn chia sẻ việc nấu nướng không. Hai bạn có thể chọn một vài món ăn yêu thích và thay phiên nhau nấu trong một hoặc hai ngày mỗi tuần.
Lên lịch làm việc
Mở Microsoft Excel hoặc một phần mềm trang tính tương tự. Ghi thời gian ở một cột bên trái và ngày trong tuần ở hàng trên cùng của bảng tính.
Phân chia thời gian hợp lý cho công việc. Bắt đầu với việc đặt ra những mục tiêu cụ thể cho mỗi ngày và phân bổ thời gian phù hợp cho chúng. Đừng quên dành thời gian cho việc nghỉ ngơi để tinh thần luôn sảng khoái.
Quản lý thời gian linh hoạt. Hãy biến thời gian biểu thành một công cụ linh hoạt để điều chỉnh khi cần thiết. Đồng thời, hãy chắc chắn dành thời gian cho các hoạt động dưỡng sinh và phát triển bản thân.
- Để làm điều này, bạn có thể sử dụng ứng dụng quản lý thời gian trực tuyến hoặc trang tính điện tử.
Chia sẻ và cập nhật kế hoạch hàng ngày. Hãy thảo luận với gia đình hoặc đồng nghiệp về kế hoạch của mình và cập nhật khi có sự thay đổi. Điều này giúp tạo ra sự đồng thuận và hỗ trợ khi cần thiết.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú để ghi lại các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Sử dụng phương tiện hỗ trợ. Khám phá các công cụ và ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian như bảng trello hoặc ứng dụng quản lý công việc để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của bạn.
Thực hiện kiểm soát và đánh giá định kỳ. Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch hàng ngày của bạn định kỳ để đảm bảo bạn vẫn trên đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành một mục tiêu lớn.
Tối ưu hóa lịch trình hàng ngày
Đánh giá năng lượng sáng sớm. Buổi sáng là thời điểm tốt nhất để sử dụng sức mạnh tư duy và sự sáng tạo. Hãy dành thời gian này cho những công việc đòi hỏi sự tập trung và tư duy sâu sắc nhất.
- Đừng lo lắng nếu bạn thấy mình hiệu quả hơn vào buổi tối. Quan trọng nhất là sắp xếp thời gian làm việc sao cho phù hợp nhất với bản thân.
Đánh giá năng lượng vào buổi trưa. Buổi trưa thường là lúc năng lượng giảm nhất trong ngày, thích hợp cho các công việc nhàn nhã hoặc các công việc hàng ngày không đòi hỏi sự tập trung cao. Hãy dành thời gian này cho việc như làm việc nhà, trả lời email hoặc lên kế hoạch cho các hoạt động sau trưa.
Đánh giá năng lượng vào buổi tối. Buổi tối là thời gian tốt nhất để lên kế hoạch cho ngày mai. Hãy dành thời gian này cho việc chuẩn bị tâm lý và vật lý cho những công việc sắp tới như chuẩn bị bữa trưa, chọn đồ, hoặc dọn dẹp nhà cửa.
Phát triển thói quen để đạt được mục tiêu. Bắt đầu hình thành thói quen làm việc hằng ngày để tiến gần hơn đến mục tiêu của bạn. Hãy dành ít nhất 30 phút mỗi ngày cho mục tiêu của mình, và theo dõi và duy trì thói quen này để tiến xa hơn trên con đường của bạn.
Thử nghiệm lịch trình mới. Cảm nhận của bạn như thế nào? Có phân bổ thời gian đúng cho các hoạt động chưa? Cần điều chỉnh gì không? Hãy linh hoạt điều chỉnh lịch trình theo từng trường hợp. Đừng chờ đến cuối tuần hoặc cuối tháng, hãy điều chỉnh từng bước một sau mỗi vài ngày cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng. Có thể bạn cũng sẽ cần điều chỉnh ít nhiều hàng tháng, vì cuộc sống luôn thay đổi.
Gợi ý
- Nếu có công việc chỉ thực hiện đôi khi thì không cần phải ghi vào lịch trình, trừ khi bạn đã quyết định thực hiện chúng vào cùng một thời gian hàng ngày. Thay vào đó, hãy làm những việc này khi bạn có thời gian rảnh rỗi.
- Nếu bạn bỏ lỡ một việc trong lịch trình (ví dụ như ngủ quên) thì đừng cố gắng bù, hãy tiếp tục với công việc tiếp theo. Mọi thứ sẽ trở lại bình thường trong thời gian ngắn.
