Buzz
Duy Trì Lịch Làm Việc Cho Một Ngày Sẽ Giúp Bạn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Hơn. Bạn Có Thể Làm Được Nhiều Việc Hơn Và Ít Có Khả Năng Quên Công Việc Hoặc Bị Phân Tâm. Mặc Dù Có Vẻ Như Khi Nào Có Việc Thì Làm Sẽ Đơn Giản Hơn Song Bạn Có Thể Cảm Thấy Quá Tải, Lộn Xộn Và Quên Việc. Lên Lịch Làm Việc Và Duy Trì Việc Này Có Thể Mất Chút Thời Gian Để Làm Quen, Nhưng Bạn Sẽ Mừng Vì Đã Làm Điều Đó, Bạn Sẽ Thấy Đỡ Căng Thẳng Và Kiểm Soát Cuộc Sống Tốt Hơn. Chuẩn Bị Lịch Làm Việc Cho Một Ngày Giúp Bạn Tự Điều Chỉnh Và Theo Dõi Thái Độ Của Mình Bằng Cách Ghi Chép Những Gì Bạn Đã Và Sẽ Phải Làm.
Bí Quyết
Lập Kế Hoạch
Chọn Một Cuốn Lịch. Đảm Bảo Cuốn Lịch Có Đủ Chỗ Để Bạn Liệt Kê Công Việc. Một Số Loại Lịch Dành Chỗ Để Lên Kế Hoạch Hàng Tuần, Hàng Ngày, Hoặc Hàng Giờ. Bạn Cũng Có Thể Dùng Một Cuốn Sổ Ghi Chép. Hãy Chọn Loại Nào Phù Hợp Nhất Với Mong Muốn Và Nhu Cầu Của Bạn. Dù Bạn Chọn Gì, Hãy Tập Trung Vào Lựa Chọn Đó. Đừng Dùng Một Lịch Cho Công Việc, Một Lịch Cho Đi Học, V.v... Tất Cả Mọi Thứ Nên Ghi Trong Cùng Một Lịch.
- Cũng Có Nhiều Loại Lịch Làm Việc Điện Tử Dùng Cho Điện Thoại Hoặc Máy Tính Xách Tay Có Thể Đồng Bộ Hóa Với Các Thiết Bị Điện Tử Giúp Bạn Xem Lịch Làm Việc Ở Bất Cứ Nơi Nào. Ngoài Ra, Có Nhiều Ứng Dụng Giúp Bạn Lập Lịch Làm Việc Hàng Ngày, Trong Đó Có Phần Nhắc Việc Và Hẹn Giờ.
- Có Thể Bạn Muốn Chọn Lịch Làm Việc Điện Tử Hoặc Bằng Giấy Có Các Khoảng Trống Để Ghi Chú Bên Cạnh Lịch Làm Việc. Việc Này Giúp Bạn Theo Dõi Không Chỉ Những Gì Bạn Đã Làm Mà Còn Cách Bạn Làm Như Thế Nào Cũng Như/hoặc Cảm Nghĩ Của Bạn Về Công Việc Đó. Ví Dụ, Có Thể Ngay Dưới Mục 'Đến Phòng Tập Thể Dục' Trên Lịch Làm Việc, Bạn Muốn Không Chỉ Đánh Dấu Vào Mục Đó Mà Còn Ghi Chú Là: 'Đã Chạy Thêm 2km Hôm Nay Và Cảm Thấy Thật Tuyệt!' Viết Thêm Các Ghi Chú Có Thể Giúp Bạn Theo Dõi Thái Độ Của Mình Tốt Hơn.
- Nếu Bạn Chuyển Sử Dụng Từ Lịch Giấy Sang Lịch Điện Tử, Có Thể Bạn Thấy Háo Hức Trong Một Vài Ngày Cho Đến Khi Quen Với Cách Thức Mới. Hãy Duy Trì Cả Hai Cách Này Trong Vài Ngày Đầu Và Kiểm Tra Để Không Ghi Trùng Hay Bỏ Sót Việc Nào.
Tổ Chức Công Việc. Lịch Làm Việc Điện Tử Cho Phép Bạn Phối Màu Các Nhiệm Vụ Khác Nhau. Ví Dụ, Bạn Có Thể Tô Màu Đỏ Đối Với Những Nhiệm Vụ Liên Quan Đến Công Việc, Màu Xanh Lam Đối Với Hoạt Động Ở Trường, Màu Xanh Lá Cây Đối Với Việc Nhà, Màu Da Cam Đối Với Các Kỳ Nghỉ, Và Màu Hồng Đối Với Hoạt Động Thể Dục. Bạn Cũng Có Thể Làm Việc Này Dễ Dàng Khi Sử Dụng Lịch Làm Việc Bằng Giấy Hoặc Sổ Ghi Chép; Đơn Giản Là Dùng Bút Màu Hoặc Bút Đánh Dấu. Khi Đã Phân Biệt Được Các Nhiệm Vụ Khác Nhau Cần Lên Lịch, Bạn Có Thể Nghiên Cứu Ưu Tiên Làm Việc Gì Trước.
- Tổ Chức Và Tô Màu Nhiệm Vụ Cũng Là Cách Giúp Bạn Hình Dung Và Hiểu Được Phần Lớn Thời Gian Của Bạn Dành Để Làm Gì. Ví Dụ, Bạn Thấy Rất Nhiều Màu Đỏ (Công Việc) Và Xanh Lá Cây (Việc Nhà) Trong Lịch Làm Việc, Nhưng Rất Ít Màu Hồng (Tập Thể Dục). Nhìn Thấy Việc Tập Thể Dục Rất Ít Sẽ Giúp Bạn Có Động Lực Sắp Xếp Nhiều Thời Gian Hơn Cho Hoạt Động Này.
Ưu Tiên Các Nhiệm Vụ. Điều Quan Trọng Là Bạn Xác Định Được Nhiệm Vụ Nào Quan Trọng Nhất, Cần Làm Trước Không Thể Đợi Được. Ta Hãy Lấy Ví Dụ Để Hiểu Thế Nào Là Ưu Tiên. Giả Sử Ta Có Hai Bài Kiểm Tra, Một Báo Cáo Thí Nghiệm, Một Bài Luận Và Phải Trình Bày Cả Hai Trong Cùng Một Tuần. Phải Làm Sao Bây Giờ!
- Tự Đặt Cho Mình Một Số Câu Hỏi Để Xem Việc Nào Cần Làm Trước Và Thời Gian Hoàn Thành Là Bao Lâu: Nhiệm Vụ Nào Đến Hạn Trước? Nhiệm Vụ Nào Mất Nhiều Thời Gian Để Hoàn Thành Nhất? Nhiệm Vụ Nào Quan Trọng Nhất, Xét Về Giá Trị? Ví Dụ, Các Bài Kiểm Tra, Báo Cáo Thí Nghiệm, Bài Luận, Bài Trình Bày Chiếm Bao Nhiêu Phần Trăm Trong Điểm Thi Cuối Kỳ Của Bạn? Nhiệm Vụ Nào Khó Nhất?
- Cuối Cùng, Bạn Cần Quyết Định Đâu Là Ưu Tiên Của Bạn, Hạn Nộp, Thời Gian Hoàn Thành Hay Giá Trị Nhiệm Vụ. Bạn Biết Bản Thân Và Khả Năng Của Bạn Rõ Nhất. Hãy Chọn Cơ Chế Ưu Tiên Phù Hợp Với Bạn.
Đánh Dấu Nhiệm Vụ Được Ưu Tiên. Sau Khi Quyết Định Ưu Tiên Nhiệm Vụ Nào, Hãy Đánh Dấu Vào Lịch Làm Việc. Bạn Có Thể Xem Toàn Bộ Lịch Làm Việc Hàng Ngày Và Ghi Chữ 'A' Bên Cạnh Những Nhiệm Vụ Quan Trọng Cần Làm Đầu Tiên, 'B' Cạnh Những Việc Phải Làm Trước Ngày Hôm Sau, 'C' Cạnh Những Nhiệm Vụ Phải Hoàn Thành Trước Thứ Sáu, V.v...
Đặt Thời Hạn Cho Từng Nhiệm Vụ. Ghi Ra Thời Gian Bạn Dự Kiến Dành Cho Mỗi Nhiệm Vụ. Ví Dụ, Bạn Có Thể Lên Lịch Cho Một Ngày Nào Đó Để Học (2 Giờ), Tập Thể Dục (1 Giờ), Viết Hai Email (30 Phút), Và Dắt Chó Đi Dạo (30 Phút). Điều Mấu Chốt Là Dành Đủ Thời Gian Cần Thiết Để Hoàn Thành Từng Nhiệm Vụ; Bạn Sẽ Chỉ Khiến Bản Thân Bị Căng Thẳng Nếu Lên Lịch Quá Dày Và Tính Toán Lượng Thời Gian Để Thực Hiện Nhiệm Vụ Không Thực Tế.
- Hãy Nhớ Tính Cả Thời Gian Đi Lại Khi Lên Lịch Làm Việc. Ví Dụ, Bạn Có Cần Đạp Xe Từ Thư Viện, Nơi Bạn Học, Đến Phòng Tập Thể Dục Không?
Thêm Thời Gian Nghỉ Vào Lịch Làm Việc. Hầu Hết Mọi Người Thường Tính Không Đủ Lượng Thời Gian Để Làm Các Nhiệm Vụ. Tính Tất Cả Thời Gian Được Sử Dụng Kể Cả Chuẩn Bị Cho Việc Thực Hiện Nhiệm Vụ Và Thu Dọn Sau Đó Sẽ Giúp Bạn Sắp Xếp Lịch Làm Việc Hàng Ngày Chính Xác Hơn.
- Luôn Cố Gắng Tính Dư Thời Gian Làm Việc Thêm Vài Phút. Cộng Thêm 25% Vào Thời Gian Dành Để Thực Hiện Nhiệm Vụ Trong Lịch Làm Việc. Ví Dụ, Với Một Việc Chỉ Mất 4 Phút Thực Hiện, Hãy Lên Lịch Làm Trong 5 Phút, Với Những Nhiệm Vụ Mất 8 Phút Thực Hiện, Hãy Lên Lịch Là 10 Phút, V.v… Số Phút Dư Ra Như Vậy Sẽ Được Cộng Vào Và Giúp Bạn Có Thời Gian Đệm Tránh Bị Muộn Hoặc Chậm Lại.
- Tự Hỏi Bản Thân Liệu Còn Có Những Nhiệm Vụ Nhỏ Nào Khác Bên Cạnh Những Nhiệm Vụ Lớn Hơn Mà Cần Đưa Vào Trong Lịch Làm Việc? Ví Dụ, Bạn Có Cần Tắm Sau Khi Tập Thể Dục? Bạn Có Thường Dành 15 Phút Tán Gẫu Với Bạn Mình Trong Phòng Thay Đồ? Hầu Hết Mọi Người Đều Thấy Thời Gian Tập Thể Dục Lên Lịch Là 1 Giờ Nhưng Thực Tế Kéo Dài Hơn 2 Giờ.
Chuẩn bị cho những việc phát sinh. Dành thời gian cuối tuần hoặc thời gian rảnh rỗi trong tuần để chuẩn bị cho những công việc bổ sung hoặc việc phát sinh. Điều này có thể là việc sắp xếp lại tủ quần áo hoặc tổ chức tài liệu tại nhà. Đừng để những công việc như vậy trở thành áp lực, hãy xem chúng như là cơ hội để giải trí và thư giãn.
Theo dõi Lịch Làm việc
Xem lại lịch làm việc hàng ngày. Tạo thói quen xem lại lịch làm việc mỗi buổi sáng và buổi tối để chuẩn bị cho ngày tiếp theo. Xem xét việc gì cần hoàn thành trong ngày, cần thêm nhiệm vụ mới hoặc đánh dấu công việc đã hoàn thành.
- Chỉnh sửa lịch làm việc trước khi bắt đầu có thể giúp tạo động lực cho ngày làm việc của bạn!
- Sử dụng đồng hồ báo thức trên điện thoại hoặc máy tính để nhắc nhở bạn về công việc hoặc cuộc hẹn. Ví dụ, bạn có thể đặt nhắc nhở về cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ từ trước một tuần để có thời gian chuẩn bị.
Hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Bắt đầu làm việc từ nhiệm vụ ưu tiên nhất và tiếp tục cho đến khi hoàn thành danh sách công việc.
Điều chỉnh lịch làm việc nếu cần. Bạn nên tuân thủ lịch làm việc nhưng đôi khi bạn cần phải điều chỉnh. Hãy thay đổi các công việc linh hoạt hoặc ít quan trọng hơn sang ngày khác nếu cần thiết.
- Đừng để công việc dồn lại hoặc chuyển sang ngày hôm sau quá thường xuyên. Nếu thấy tình trạng này xảy ra, hãy dành thêm thời gian cho từng nhiệm vụ mỗi ngày thay vì lùi lại một số ngày sau.
Đánh dấu công việc đã hoàn thành. Đây như một phần thưởng! Hãy chuyển công việc chưa hoàn thành sang lịch làm việc hôm sau.
Tự thưởng cho bản thân! Sau khi hoàn thành công việc, hãy thưởng cho bản thân mình bằng thời gian thư giãn hoặc thưởng thức những món ăn ngon. Bạn xứng đáng với những phần thưởng đó!
Đánh giá và điều chỉnh nếu cần. Đánh giá lịch làm việc để xem liệu nó phù hợp với bạn hay không. Nếu cần, hãy điều chỉnh lịch làm việc để phản ánh cảm xúc và suy nghĩ của bạn.
- Nếu bạn thấy quá nhiều công việc bị dồn lại, hãy điều chỉnh lịch làm việc.
- Xác định vấn đề và điều chỉnh thứ tự ưu tiên nếu cần thiết.
- Thay đổi lịch làm việc là bình thường và phải mất nhiều thời gian để có lịch làm việc phù hợp nhất.
Lời khuyên
- Duy trì lịch làm việc giúp bạn tận dụng thời gian hiệu quả hơn.
- Lịch làm việc giúp bạn phát hiện ra những thói quen thường bị bỏ qua và điều chỉnh chúng.
- Lên lịch làm việc giúp bạn tránh lý do 'Không có đủ thời gian!' và làm việc hiệu quả hơn.
Cảnh báo
- Đừng chần chừ. Điều đó chỉ làm bạn căng thẳng, thiếu tổ chức và dễ cáu bẳn.
