Bí quyết nâng cao kỹ năng tổ chức của bạn

Cuộc sống hối hả với công việc, gia đình, bạn bè và những hoạt động giải trí có thể làm bạn rối bời. Kỹ năng tổ chức không chỉ giúp bạn quản lý tốt hơn mọi thứ mà còn giúp bạn đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả. Hãy khám phá cách để trở nên tổ chức hơn và có cuộc sống hạnh phúc hơn.

Lập danh sách công việc cần làm hàng ngày. Sắp xếp nhiệm vụ theo độ ưu tiên và xem xét tính cấp bách của từng việc. Lập kế hoạch cho ngày mai trước khi đi ngủ để bắt đầu một ngày mới một cách tổ chức.

Tạo danh sách mở rộng cho những công việc liên tục

Ghi chép khi trò chuyện với người khác

Tận dụng bảng lịch kế hoạch

Làm sạch tâm trí

Loại bỏ đồ không cần thiết

Chia sẻ từ chuyên gia

Tạo hộp từ thiện

Tổ chức hồ sơ quan trọng

Sử dụng không gian tường hiệu quả

Thời trang cho phòng ngủ. Đừng quên sắm sửa không gian nghỉ ngơi. Hãy mua những chiếc tủ và hộp để cất giữ đồ đạc. Hãy tổ chức đồ đạc theo từng loại vào trong tủ và sắp xếp sao cho gọn gàng. Hãy chọn mua tủ và hộp với nhiều kích thước khác nhau để có thể cất giữ các vật dụng như đồ ngủ, sách báo, trang sức, đồ chơi, và quần áo.

Mua tủ đựng giày dép. Bạn có thể đến các cửa hàng chuyên bán đồ gia dụng và mua một loạt các tủ với nhiều kích thước khác nhau để cất giữ giày dép, túi xách, và các vật dụng khác.

• Mua tủ, hộp, giá đỡ, và các loại đồ có chức năng để sắp xếp đồ giày dép.

Mua máy in nhãn thông minh. Nếu bạn muốn sắp xếp đồ trong tủ một cách ngăn nắp mà không muốn bỏ thời gian kiểm tra từng cái, máy in nhãn sẽ là một công cụ hữu ích. Hãy sử dụng máy in nhãn để ghi chú cho mỗi tủ đựng đồ. Ví dụ, bạn có thể ghi nhãn “Giày dép” cho tủ chứa giày thể thao, giày cao gót, và dép lê, hoặc ghi nhãn “Phụ kiện” cho tủ chứa dây nịt, kính râm, và nước hoa.

• Đảm bảo ghi nhãn cho tất cả các vật dụng trong nhà bao gồm cả hộp đựng đồ, kệ sách, và tủ quần áo.

Phân loại hồ sơ dựa trên mục đích sử dụng. Thay vì sắp xếp giấy tờ theo địa điểm nhận được, bạn có thể sắp xếp chúng theo cách sử dụng trong tương lai. Ví dụ, nếu bạn có hồ sơ về các dự án tại Hà Nội trong khi đi công tác, bạn có thể sắp xếp chúng vào thư mục “Hà Nội” thay vì thư mục “Dự án”.

• Tạo thêm các thư mục phụ. Tạo ra thư mục “Dự án” nhưng chia thành các thư mục con tương ứng với từng địa điểm bạn thường xuyên công tác.

Tạo bản thiết kế hoặc 'Sơ đồ' cho không gian làm việc. Để dễ dàng sắp xếp đồ đạc, hãy tạo bản thiết kế cho từng khu vực hoặc tủ đồ và ghi chú các vật dụng cần thiết.

• Bản thiết kế này cũng giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại đồ đạc sau khi đã sử dụng xong.

Phân chia khu vực 'Cần làm' và 'Đã hoàn thành' trên bàn làm việc. Tạo hai khu vực riêng biệt trên bàn, một cho các nhiệm vụ cần làm (ký hợp đồng, đọc báo cáo, vv...) và một cho các nhiệm vụ đã hoàn thành. Với việc phân chia rõ ràng như vậy, bạn sẽ không còn bị rối tung với đống giấy tờ không biết đã hoàn thành hay chưa.

Loại bỏ những vật phẩm không cần thiết. Khi sắp xếp đồ vào hộp và tủ, hãy cân nhắc loại bỏ những vật phẩm không cần thiết. Hãy loại bỏ những vật phẩm không sử dụng trong một năm, vật phẩm hỏng, và trả lại những vật phẩm văn phòng phẩm dư thừa.

• Bạn có thể hủy bỏ giấy tờ cũ và hỏi đồng nghiệp nếu họ cần những tài liệu bạn đang cân nhắc loại bỏ.
• Nếu không thể loại bỏ, bạn có thể quyên góp những vật phẩm đó.

Tổ chức máy tính. Bạn có thể tổ chức đồ đạc vật lý xung quanh, nhưng nếu máy tính không được tổ chức, sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc và tạo ra cảm giác bừa bộn. Tạo các thư mục mới và lưu tập tin vào cùng một vị trí, sắp xếp gọn gàng máy tính để dễ dàng tìm kiếm, xóa bỏ các bản sao, đặt tiêu đề rõ ràng cho văn bản, và loại bỏ các phần mềm và tài liệu không cần thiết.

Dành một ít thời gian mỗi ngày để dọn dẹp nhanh chóng. Bạn đã bỏ ra rất nhiều thời gian để sắp xếp đồ đạc, vì vậy cần duy trì tình trạng đó. Mỗi tối, đặt báo thức để dành mười phút để sắp xếp lại vật dụng vào vị trí ban đầu và dọn dẹp ngăn kéo và rổ đựng đồ.

Khi mua đồ mới, hãy loại bỏ đồ cũ đi. Trước khi mua sách mới, hãy kiểm tra kệ sách một lượt và loại bỏ những quyển không đọc nữa. Quyên góp hoặc vứt bỏ chúng để nhường chỗ cho sách mới.

• Hãy đi một bước xa hơn và loại bỏ hai hoặc ba món đồ cũ để tạo chỗ cho đồ mới.

Luôn có sẵn thùng 'Quyên góp'. Hãy để sẵn một chiếc thùng trống để cho đồ vào khi muốn quyên góp. Khi thấy có món đồ không sử dụng nữa, hãy cho vào thùng quyên góp ngay lập tức.

• Nếu có món đồ không sử dụng nhưng không thể quyên góp, hãy vứt vào thùng rác ngay lập tức.

Khi thấy ngăn kéo mở ra, hãy đóng lại. Không cần phải chờ đến khi dọn dẹp mới bắt đầu sắp xếp ngăn nắp. Mỗi khi thấy đồ đạc không đúng vị trí, hãy sắp xếp chúng trở lại. Khi thấy thùng rác đầy, hãy mang đi đổ ngay. Nếu có giấy tờ rơi khắp nơi, hãy nhặt chúng và sắp xếp gọn gàng. Tạo ra thói quen ngăn nắp sẽ mang lại hiệu quả trong công việc và cuộc sống.

• Không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ. Đừng để ngăn kéo mở ra khi không cần thiết. Nếu bạn đang trên đường đi đến cuộc họp và thấy ngăn kéo mở ra, hãy đóng lại ngay. Nếu làm gián đoạn công việc chỉ để đóng ngăn kéo, bạn sẽ giảm hiệu suất làm việc xuống đến 25%!

Tận dụng công nghệ để giữ cho mọi thứ ngăn nắp. Hiện nay có hàng ngàn ứng dụng hỗ trợ duy trì sự gọn gàng của bạn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng liệt kê danh sách như Evernote, ứng dụng nhắc nhở như Beep Me, phần mềm quản lý chuyến đi như TripIT, và ứng dụng giúp ưu tiên nhiệm vụ như Last Time.

• Chọn các ứng dụng có khả năng đồng bộ với thiết bị để bạn có thể truy cập từ mọi nơi.