Bí Quyết Nâng Cao Kỹ Năng Viết Hiệu Quả

Kỹ năng viết là khả năng biểu đạt ý tưởng một cách hiệu quả và súc tích. Một tác giả xuất sắc là người có thể truyền đạt quan điểm của mình một cách rõ ràng đến độc giả mà không cần dùng quá nhiều từ và bằng cách mà độc giả có thể dễ dàng hiểu được.

Kỹ năng viết không chỉ bao gồm việc viết ra các đoạn văn. Nó còn bao gồm các kỹ năng như nghiên cứu, lập kế hoạch và tổ chức ý tưởng, biên tập, điều chỉnh, sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.

Kỹ năng viết là phương tiện giao tiếp hiệu quả, được nhiều nhà tuyển dụng xem như một kỹ năng then chốt trong công việc. Thực tế, khả năng giao tiếp mạnh mẽ—bao gồm viết, nói, phi ngôn ngữ hoặc hình ảnh—là một trong những kỹ năng phổ biến mà các chuyên gia tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên.

Cho dù bạn ở vị trí nào, với kỹ năng viết xuất sắc, bạn có thể truyền đạt suy nghĩ của mình một cách rõ ràng thành những thông điệp ý nghĩa. Điều này giúp bạn chia sẻ ý tưởng, xây dựng mối quan hệ và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân.

Trước khi bắt tay vào viết, việc nghiên cứu về chủ đề là bước quan trọng. Thu thập thông tin mới nhất và chính xác là một phần không thể thiếu của kỹ năng viết, giúp bạn tạo ra nội dung chất lượng. 

Tùy theo nội dung bạn viết, việc nghiên cứu có thể liên quan đến việc hiểu về đối tượng mục tiêu của bạn—dù đó là thị trường tổng thể hoặc một công ty cụ thể—đánh giá các nguồn tài liệu, nói chuyện với chuyên gia, phân tích dữ liệu hoặc trao đổi ý kiến với thành viên trong nhóm.

Dàn ý là bản tóm tắt chi tiết về các điểm hoặc chủ đề sẽ được bao gồm trong tài liệu bạn viết và cách bạn sẽ tổ chức thông tin. Điều này giúp bạn có một kế hoạch để tuân thủ khi viết. Tạo và tuân thủ dàn ý đảm bảo rằng bạn tích hợp tất cả thông tin quan trọng theo đúng trình tự mà không bị lặp lại hoặc đi xa hướng quan điểm của mình.

Thu thập thông tin từ bên ngoài về dàn bài thường dễ dàng hơn việc viết toàn bộ tài liệu chỉ để phát hiện ra thiếu sót. Kỹ năng lập dàn ý cũng có thể được áp dụng để lập kế hoạch cho một dự án viết hoặc một quy trình, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần phối hợp hoặc làm việc nhóm.

Chỉnh sửa là quá trình chỉnh sửa và điều chỉnh một phần của văn bản để làm cho nó mạnh mẽ hơn. Đây là một phần quan trọng của kỹ năng viết chuyên nghiệp. Bạn có thể thực hiện sửa đổi hoặc điều chỉnh bằng cách thay đổi cấu trúc, câu văn hoặc nội dung của một hoặc nhiều phần. Hoặc bạn có thể đọc lại văn bản để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sử dụng từ.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể chỉnh sửa các câu hoặc đoạn văn để làm cho chúng trở nên mạch lạc hơn hoặc thể hiện một phong cách riêng. Kỹ năng chỉnh sửa thành thạo có thể hữu ích trong nhiều tình huống chuyên nghiệp—từ xem qua báo cáo cho đồng nghiệp đến tìm lỗi trong email chuẩn bị gửi cho công ty.

Cuối cùng, việc sử dụng ngữ pháp chính xác là một kỹ năng viết quan trọng mà bạn cần lưu ý. Ngữ pháp là tập hợp các quy tắc quản lý việc sử dụng ngôn ngữ. Nó hướng dẫn cách mọi người giao tiếp và giúp chúng ta hiểu nhau hơn. Bạn cần biết các quy tắc ngữ pháp cơ bản của tiếng Việt và tiếng Anh.

Tuy nhiên, trừ khi bạn là một nhà văn hoặc biên tập viên chuyên nghiệp, việc hiểu biết sâu sắc về ngữ pháp thường không cần thiết. Quan trọng nhất là bạn biết cách viết câu rõ ràng, dễ hiểu để có thể giao tiếp bằng văn bản một cách hiệu quả.

Ngữ pháp và chính tả là cơ sở của một bài viết chuyên nghiệp. Việc sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác sẽ truyền đạt sự chuyên nghiệp và sự chú ý đến từng chi tiết của bạn cho độc giả. Nó cũng giúp làm cho văn bản của bạn dễ hiểu hơn.

Bên cạnh đó, biết cách sử dụng dấu câu một cách hợp lý, như dấu hai chấm, dấu chấm phẩy và dấu gạch ngang, có thể mở ra những cách mới để cấu trúc câu và nâng cao chất lượng bài viết của bạn.

Hiểu rõ cấu trúc của một bài viết đã hoàn thành sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng viết của mình. Nếu bạn đang cố gắng viết một câu chuyện ngắn hài hước, hãy đọc các câu chuyện ngắn cùng thể loại. Hãy chú ý đến những yếu tố làm cho chúng xuất sắc và những điểm mạnh bạn muốn học hỏi (tất nhiên, không nên sao chép ý tưởng). Nếu bạn đang viết bài tập ở trường, hãy tham khảo các ví dụ về các tác phẩm thành công của các sinh viên trước đó từ người hướng dẫn của bạn.

Hãy tích cực đọc hàng ngày để nâng cao khả năng viết của bạn. Bạn có thể đọc tin tức vào buổi sáng hoặc chọn một cuốn sách trước khi đi ngủ. Nếu bạn không thường đọc sách, hãy bắt đầu với những chủ đề bạn quan tâm hoặc theo gợi ý từ bạn bè và gia đình. Dần dần, bạn sẽ hiểu rõ những chủ đề, thể loại và tác giả mà bạn thích.

Để viết lách hiệu quả, bạn cần hiểu rõ đối tượng đọc và lựa chọn văn phong phù hợp.

Xem xét mức độ trang trọng của ngôn ngữ bạn sử dụng - khi nhắn tin trên Slack, bạn có thể sử dụng ngôn từ thoải mái hơn so với khi viết email cho khách hàng hoặc chuẩn bị bài thuyết trình. Trong môi trường chuyên nghiệp, hãy tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc và dấu câu thừa.

Trước khi viết, hãy cân nhắc trình độ hiểu biết của độc giả về chủ đề. Ví dụ: nếu bạn viết cho đồng nghiệp về một tính năng kỹ thuật, bạn có thể sử dụng thuật ngữ chuyên môn, nhưng nếu bạn viết cho khách hàng, hãy giải thích mọi thứ một cách rõ ràng và sử dụng từ ngữ phổ biến.

Đặc biệt khi viết một phần quan trọng và dài, kỹ năng viết và lập dàn ý giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn. Cách tốt nhất để lập dàn ý phụ thuộc vào sở thích cá nhân và bản thân công việc bạn đang làm.

Thường thì, bạn sẽ chia dàn ý thành các phần (có thể là các chương, đoạn văn, hoặc trang trình bày) và xác định mục đích của từng phần. Bạn cần biết rằng mỗi phần phải làm gì và câu hỏi nào nó đang trả lời cho độc giả của bạn.

Khi bạn đã rõ về điều đó, bạn có thể nhanh chóng ghi lại thông tin cần thiết cho mỗi phần của bài viết. Hãy đảm bảo rằng thứ tự các phần trong dàn ý của bạn là hợp lý.

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng viết, việc nhận phản hồi từ người khác về cách bạn viết là rất quan trọng. Bạn có thể không nhận ra những lỗi như sử dụng từ vựng sai hoặc viết câu quá dài, nhưng người khác có thể nhận thấy được.

Thường người viết sẽ lặp lại các từ và cụm từ mà họ không nhận ra. Tương tự, bạn có thể nghĩ rằng bài viết của mình dễ hiểu và trực tiếp, nhưng độc giả có thể cảm thấy chúng thiếu thông tin. Khi bạn nhận được phản hồi từ nhiều người, hãy tập trung vào những phần mà nhiều người đã chú ý và cố gắng cải thiện chúng trước tiên.