Buzz
Cách sắp xếp tệp tin trên máy tính rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và ổn định. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số cách quản lý tệp tin trên máy tính đơn giản nhưng hiệu quả!
Bí quyết quản lý và sắp xếp tệp tin máy tính một cách hiệu quả
- Xóa bớt tệp rác
- Nhóm tệp vào thư mục
- Đặt tên tệp một cách nhất quán
- Truy cập thư mục và tệp tin một cách nhanh chóng
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây
- Loại bỏ tệp trùng lặp và sử dụng phím tắt
- Sử dụng ứng dụng ghi chú
- Chỉ lưu lại tệp cũ khi cần thiết
Loại bỏ dữ liệu không cần thiết
Nếu có dữ liệu không cần thiết trên máy tính, hãy xóa chúng ngay lập tức khi có thể. Điều này giúp dọn dẹp ổ đĩa và tạo không gian cho dữ liệu mới. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cụ thể về cách dọn dẹp Windows 10 một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn vô tình xóa dữ liệu quan trọng, bạn luôn có thể khôi phục nó từ Recycle Bin.
Nhóm tệp tin vào thư mục
Thư mục đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hệ thống tệp tin. Chúng cho phép bạn nhóm các tệp tin thành các bộ sưu tập hợp lý. Mặc định, Windows cung cấp các thư mục như Tài liệu và Hình ảnh. Trong File Explorer, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Mới > Thư mục để bắt đầu tạo thư mục mới.
Trước khi bắt đầu sắp xếp, bạn có thể lập kế hoạch cấu trúc thư mục trên giấy. Ví dụ, bạn có thể phân chia thư mục Hình ảnh thành các sự kiện, người, địa điểm... hoặc phân loại Tài liệu thành công việc và cá nhân. Bạn cũng có thể tạo thư mục con bên trong thư mục. Tuy nhiên, đừng phân cấp quá sâu vì điều này sẽ làm cho việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn.
Đặt tên một cách nhất quán
Làm thế nào để đặt tên thư mục và tệp tin một cách nhất quán là điều rất quan trọng. Quy tắc đặt tên nên ngắn gọn và minh bạch để bạn có thể hiểu nội dung mà không cần phải mở ra. Đừng quên rằng File Explorer cung cấp nhiều thông tin về metadata. Trong thanh Ribbon, bạn có thể chọn Xem > Thêm cột. Tại đây, bạn có thể thêm các cột như Ngày sửa đổi, Loại và Tác giả. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải bao gồm thông tin này trong tên tệp tin.
Một số gợi ý về cách đặt tên:
- Khi sử dụng số thứ tự, hãy sử dụng số 0 đứng đầu để sắp xếp dễ dàng hơn (ví dụ: 001, 002).
- Đảm bảo viết chính xác và phát âm đúng để tìm kiếm dễ dàng.
- Tránh việc sử dụng viết tắt vì bạn có thể quên nó sau một thời gian không sử dụng thường xuyên.
Truy cập nhanh vào thư mục và tệp tin
Tận dụng tính năng tìm kiếm trên Windows
Bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Windows, bạn không cần phải lục tung qua cấu trúc thư mục mỗi khi muốn tìm kiếm một thứ gì đó. Chỉ cần mở menu Start, bắt đầu nhập từ khóa và Windows sẽ tìm kiếm trên toàn bộ PC của bạn.
Bạn có thể ghim các thư mục mà bạn thường xuyên sử dụng vào menu Start. Nhấp chuột phải vào thư mục đó và chọn Ghim vào Start. Bạn cũng có thể kéo thư mục đó vào thanh tác vụ để ghim nó ở đó. Sau đó, nhấp chuột phải vào biểu tượng File Explorer để hiển thị nó trong phần Ghim.
Tùy chỉnh File Explorer
Tận dụng dịch vụ lưu trữ đám mây
Nếu bạn thường xuyên chia sẻ tập tin hoặc di chuyển giữa các thiết bị như laptop & desktop, việc gửi file qua lại có thể gây rối và khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, hãy sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí như OneDrive, Google Drive. Các dịch vụ này thường tích hợp trực tiếp vào File Explorer giúp bạn quản lý tất cả file ở cùng một nơi và đồng bộ hóa chúng trên tất cả các thiết bị.
Loại bỏ file trùng lặp và sử dụng phím tắt
Sở hữu nhiều bản sao của cùng một tập tin không chỉ tốn dung lượng mà còn gây ra sự không đồng bộ giữa chúng. Điều này dẫn đến việc có nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng một chương trình quét file trùng lặp như dupeGuru để loại bỏ chúng kịp thời.
Sử dụng ứng dụng ghi chú
Tận dụng ứng dụng ghi chú miễn phí như OneNote, Evernote... để lưu trữ thông tin quan trọng trong công việc hoặc cuộc sống hàng ngày thay vì phải mua giấy nhớ chỉ dùng một lần rồi vứt đi. Hầu hết các ứng dụng ghi chú cho phép bạn lưu file cục bộ hoặc trực tuyến, dễ dàng sử dụng trong tổ chức hoặc cá nhân.
Chỉ giữ lại file cũ khi thực sự cần
Một số người thích tạo thư mục “Archive” trên máy tính để đưa các file cũ vào đó. Tuy nhiên, thường thì hành động này là 'giấu bụi dưới thảm'. Thông thường, một thư mục lưu trữ được sử dụng để chứa các tập tin mà không cần truy cập thường xuyên nhưng vẫn cần giữ lại. Nó thường được tách ra khỏi ổ đĩa chính và bạn cũng có thể sử dụng các giải pháp lưu trữ rẻ hơn.
Để tìm lịch sử của một file, click chuột phải vào nó và chọn Properties. Tại đây, bạn có thể xem thời gian tạo file - Created, sửa đổi - Modified và truy cập - Accessed.
Gom nhóm các file theo ngày chỉnh sửa là một quá trình đơn giản. Trong File Explorer, click vào ô tìm kiếm ở phía trên bên phải, sau đó chọn Date modified từ Ribbon. Bạn có thể kết hợp tham số này với các điều kiện tìm kiếm khác. Ví dụ, tìm file Doc được chỉnh sửa gần đây nhất vào năm 2019.
Nói chung, việc lưu trữ file cũ không ảnh hưởng đến hệ thống. Tuy nhiên, bạn nên tránh làm điều này nếu ổ đĩa chính gần đầy.
Đó là một số mẹo giúp bạn tổ chức và quản lý file một cách hiệu quả trên PC. Nếu bạn biết thêm cách nào khác, hãy chia sẻ với Mytour nhé!
