Buzz
Chi phí cho các loại vật dụng văn phòng đôi khi khá cao, vì vậy việc quản lý số lượng và nhu cầu sử dụng vật dụng văn phòng thường rất quan trọng. Nếu chưa từng thực hiện việc kiểm kê, có thể bạn sẽ cảm thấy bối rối. Đừng lo lắng, dưới đây là bài viết sẽ hỗ trợ bạn hiểu rõ quy trình để có thể quản lý vật dụng văn phòng một cách chuyên nghiệp! Chúng ta sẽ bắt đầu với các mẹo thiết lập cơ bản và sau đó chuyển sang tìm hiểu các bước cụ thể trong quy trình theo dõi và đặt hàng.
Các bước
Chỉ định người quản lý vật dụng văn phòng.
Việc giao trách nhiệm cho một người nào đó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý. Người quản lý vật dụng văn phòng có trách nhiệm sắp xếp, giám sát và theo dõi việc sử dụng vật dụng văn phòng mỗi ngày. Mọi câu hỏi liên quan đến vật dụng văn phòng đều sẽ được chuyển đến người này để được giải đáp ngay lập tức.
Tổ chức kho văn phòng phẩm tại một điểm.
Chọn một vùng riêng biệt để quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn. Bạn nên có một không gian riêng biệt cho văn phòng phẩm để việc quản lý và theo dõi trở nên đơn giản hơn.
- Nếu không gian trong văn phòng hạn chế, bạn có thể sử dụng kệ, tủ hoặc không gian trống để tổ chức.
Xếp đặt văn phòng phẩm một cách gọn gàng.
Phân loại và gắn nhãn để dễ dàng tìm kiếm và theo dõi. Bắt đầu bằng việc phân loại các vật dụng văn phòng và sắp xếp chúng theo nhóm. Sau đó, xếp vật dụng văn phòng trong kho một cách hợp lý. Bạn cần phân loại theo tần suất sử dụng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Tiếp theo, sắp xếp sao cho các vật dụng cần sử dụng thường xuyên dễ nhìn thấy và dễ lấy. Khi đã hoàn thành, hãy gắn nhãn trên kệ, rổ hoặc thùng với tên của từng món đồ.
- Ví dụ, đặt các vật dụng cần sử dụng thường xuyên ở mức độ dễ nhìn thấy và lấy. Còn các món đồ như mực và máy in có thể đặt ở kệ cao hơn nếu không cần sử dụng thường xuyên.
- Nếu bạn có nhiều văn phòng phẩm, việc xếp theo thứ tự bảng chữ cái sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm.
- Bạn cũng có thể phân loại theo nhu cầu của từng phòng ban. Ví dụ, đặt văn phòng phẩm của phòng kế toán và phòng hành chính ở hai khu vực khác nhau.
Lập danh sách toàn bộ văn phòng phẩm.
Giờ đây, việc tạo danh sách dễ dàng hơn sau khi văn phòng phẩm được phân loại và sắp xếp. Bạn chỉ cần lấy bút và giấy ra và liệt kê mọi thứ. Hãy ghi rõ thương hiệu, tên, số hiệu, màu sắc và các chi tiết khác để bạn biết khi nào cần đặt hàng.
- Ví dụ, ghi chú thương hiệu và loại mực mà máy in thường sử dụng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần thay mực máy in.
Chuyển danh sách văn phòng phẩm thành bảng tính.
Quản lý văn phòng phẩm bằng bảng tính là phù hợp với các văn phòng quy mô nhỏ hoặc vừa. Bạn không cần phải mua phần mềm đắt tiền để quản lý văn phòng phẩm! Sử dụng bảng tính trên Excel hoặc Google Sheets cũng rất hiệu quả. Đầu tiên, tạo một cột cho từng loại văn phòng phẩm và điền tên của chúng vào các ô. Tiếp theo, tạo một cột khác để ghi chi tiết như thương hiệu, số hiệu, màu sắc, v.v.
Kiểm tra và ghi lại tổng số văn phòng phẩm vào bảng tính.
Thêm một cột cuối cùng để theo dõi số lượng văn phòng phẩm hiện có. Nhập số lượng hiện có của từng mục vào cột cuối cùng của bảng tính. Lưu bảng tính này và đặt nó trên màn hình chính của máy tính để dễ dàng truy cập và cập nhật.
- Nếu bạn muốn bảng tính chi tiết hơn, hãy tạo cột “mức tối thiểu” và nhập số vào đó. Mức tối thiểu cho biết số lượng văn phòng phẩm tối thiểu phải có. Khi số lượng văn phòng phẩm dưới mức tối thiểu, bạn phải đặt hàng! Điều này giúp bạn tránh tình trạng thiếu văn phòng phẩm.
Áp dụng phần mềm quản lý kho cho văn phòng quy mô lớn.
Phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình quản lý lượng lớn văn phòng phẩm. Với văn phòng có quy mô lớn và nhiều văn phòng phẩm, việc sử dụng phần mềm quản lý kho là một quyết định thông minh! Bạn chỉ cần nhập tên và số lượng văn phòng phẩm vào phần mềm. Sau đó, người quản lý văn phòng phẩm sẽ cập nhật số lượng còn lại sau khi sử dụng.
- Nếu không thể cập nhật trực tuyến, bạn có thể ghi lại thông tin vào giấy và nhập vào phần mềm sau này.
- Thiết lập phần mềm để nhận thông báo khi số lượng văn phòng phẩm dưới mức tối thiểu để tránh thiếu hụt!
- Mỗi phần mềm có cách hoạt động khác nhau, vì vậy bạn cần chọn phần mềm phù hợp với văn phòng của bạn. Ví dụ, một số phần mềm cho phép bạn quét mã vạch để cập nhật số lượng văn phòng phẩm. Đây là lựa chọn phù hợp cho văn phòng có nhiều vật dụng.
Thực hiện kiểm đếm định kỳ để theo dõi số lượng văn phòng phẩm.
Kiểm đếm văn phòng phẩm là một công việc quan trọng để cập nhật bảng tính. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể kiểm đếm hàng tuần, hàng hai tuần hoặc hàng tháng. Vào ngày kiểm đếm, hãy đếm số lượng văn phòng phẩm trong kho và cập nhật bảng tính. Sau đó, đặt hàng khi cần thiết.
- Nếu đã thiết lập mức tối thiểu, hãy so sánh với số lượng thực tế thay vì chỉ xem tổng số sản phẩm còn lại.
Lên lịch đặt hàng để tránh thiếu hụt văn phòng phẩm.
Đặt lịch đặt hàng vào một ngày cố định để tránh nhầm lẫn. Dành một ngày để đặt hàng giúp bạn tránh tình trạng thiếu văn phòng phẩm và không phải đặt hàng nhiều lần vào các thời điểm khác nhau. Bạn chỉ cần đặt mua tất cả những gì cần thiết trong một ngày để tất cả được gửi đến cùng một lúc.
- Tần suất đặt hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm và thời gian kiểm đếm định kỳ.
Hạn chế số lượt vào ra của kho văn phòng phẩm.
Thiết lập quy định chỉ người quản lý được phép ra vào kho văn phòng phẩm. Cho phép nhân viên tự lấy văn phòng phẩm sẽ làm bạn mất kiểm soát số lượng và tăng chi phí vì văn phòng phẩm thường 'biến mất' nhanh chóng. Để giải quyết vấn đề này, hãy khóa kho hoặc chỉ cho phép người quản lý (và một số nhân viên được chỉ định) ra vào kho văn phòng phẩm.
- Nhân viên cần phải thông báo với người quản lý (hoặc nhân viên hỗ trợ được chỉ định) mỗi khi họ cần lấy văn phòng phẩm.
