Buzz
Cùng tham khảo cách bố trí và sắp xếp thư mục một cách gọn gàng, khoa học để dễ dàng tìm kiếm tài liệu của bạn.
Nơi nào cần phải làm việc với file? Có thể là file cá nhân, file học tập, file làm việc full-time hoặc part-time, file làm tự do.Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu được cấu trúc tổng quát của cây thư mục cần chia, đồng thời là cách gọn gàng để sắp xếp, tìm kiếm file. Hãy vẽ mindmap hoặc sử dụng app để phác thảo cấu trúc thư mục của bạn.
Sử dụng ngay các thư mục sẵn có từ hệ điều hành. Chúng sẽ giúp bạn tổ chức file một cách tiện lợi và gọn gàng, đồng thời tăng tốc độ tìm kiếm khi cần.Dù là Windows hay macOS, máy tính của bạn đã có sẵn một số thư mục chuẩn từ hệ điều hành. Hãy tận dụng chúng để tiết kiệm thời gian và tổ chức file một cách hiệu quả.Ghi chú: Nếu bạn sử dụng bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào (Dropbox, OneDrive, Google Drive...), chỉ cần thêm thư mục của dịch vụ đó vào trong cấu trúc thư mục hiện tại. Ví dụ, bạn có thể đặt thư mục Dropbox bên ngoài và lồng tất cả các thư mục tài liệu cá nhân và công ty vào trong đó.
Trên Windows và macOS, các thư mục sau sẽ được tự động tạo ra:- Nhạc: chứa file âm nhạc
- Tài liệu: chứa mọi loại tài liệu của bạn
- Phim / Video: chứa các file video
- Ảnh: chứa mọi loại hình ảnh
- Tải về: chứa mọi file bạn đã tải về từ internet
Phân loại file theo mục đích sử dụng, tính chức năng thay vì theo định dạng
Thấy nhiều người xung quanh tôi tổ chức file theo cách này: gom tất cả các file MP3 vào một nơi, tất cả file Word vào một nơi, và tất cả các file PowerPoint vào một nơi khác. Trong mỗi thư mục lớn, họ lại chia ra thành nhiều thư mục con, như thư mục PowerPoint thuyết trình, thư mục Excel tính tiền lương, hoặc thư mục Nhạc ngoại chẳng hạn.
Tuy nhiên, cách này không phải là lựa chọn tốt vì khi cần xem tất cả các file liên quan đến một môn học cụ thể hoặc một dự án nhất định, bạn sẽ phải lướt qua nhiều thư mục khác nhau, rất phiền phức. Thực tế, hiếm khi một dự án chỉ tạo ra một loại file duy nhất. Thường thì bạn sẽ cần nhiều loại file như file Word, file Excel, file PDF, và nhiều loại file khác.
Đừng sợ phân chia thành nhiều thư mục con
Tôi đã hỏi một số người về việc tại sao họ không chia file thành nhiều thư mục con mà lại gom tất cả vào một nơi. Dưới đây là những lí do phổ biến nhất mà tôi được nghe:
- Việc phân chia thư mục con nên được thực hiện một cách cân nhắc, không nên quá phức tạp. Tôi khuyên rằng việc chia thành 4-5 lớp thư mục là đủ. Không nên chia quá nhỏ vì có thể gây ra lỗi đường dẫn và làm cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn. Một cách phân loại hợp lý giúp cho việc sắp xếp và tìm kiếm trở nên thuận lợi hơn.
Khi cần di chuyển một file từ thư mục này sang thư mục khác, thay vì sao chép, bạn có thể tạo một liên kết tới file đó. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian ổ đĩa mà còn giúp cho việc quản lý file trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, lưu ý rằng điều này chỉ áp dụng cho những file mà bạn không cần chỉnh sửa.
