Buzz
Bạn cảm thấy lạc hậu khi phải tìm kiếm email trong hộp thư đến của Gmail? Bạn đang tìm kiếm giải pháp để sắp xếp lại hộp thư đến của mình? Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó ngay trên laptop của bạn.
1. Khái niệm cơ bản về thư mục, nhãn và tab trong Gmail
- Thư mục là gì?
Thư mục là nơi bạn lưu trữ và quản lý email của mình. Trong nhiều hệ thống email, mỗi email được lưu trong một thư mục riêng. Tuy nhiên, Gmail lại sử dụng cách tiếp cận khác.
- Nhãn là gì?
Nhãn là các nhóm dễ nhìn thấy trên trang chính của Gmail. Chúng giúp bạn nhóm các email có liên quan với nhau. Điều quan trọng là mỗi email có thể thuộc nhiều nhãn, điều này là đặc điểm của Gmail.
Nhãn hữu ích trong Gmail
- Tab là gì?
Tab là bộ sưu tập các chủ đề được hiển thị ở đầu trang Gmail, ngay dưới thanh tìm kiếm, bao gồm 5 tab: Chính, Mạng xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Khi bạn nhận được một email, Gmail sẽ tự động phân loại nó vào tab phù hợp.
Cách sử dụng tab trong Gmail
2. Hướng dẫn sử dụng nhãn để tổ chức và phân loại email trên Gmail
- Tạo nhãn và gán nhãn cho email
+ Bước 1: Tạo nhãn mới
Truy cập trang chính Gmail tại đây > Trên thanh cột bên trái, kéo chuột đến Danh sách Mở rộng.
Danh sách Mở rộng trong Gmail
Chọn Tạo nhãn mới > Nhập tên mới cho nhãn > Chọn Tạo.
Tạo nhãn mới trong Gmail
Sau khi hoàn thành, nhãn mới của bạn sẽ xuất hiện trong cột bên trái như ví dụ dưới đây.
Một ví dụ về nhãn
+ Bước 2: Gán nhãn cho thư trong hộp thư đến
Chọn Hộp thư đến trong cột bên trái màn hình > Chọn Email muốn gắn nhãn > Bấm vào biểu tượng Nhãn > Chọn nhãn của bạn > Nhấn Áp dụng.
Gắn nhãn cho hộp thư đến
Dưới đây là hình ảnh cho thấy Nhãn đã được thêm vào Hộp thư đến của bạn.
Nhãn trong Hộp thư đến
Trên màn hình Soạn thư > Bấm vào biểu tượng ba chấm ở góc phải trên màn hình > Chọn Nhãn > Chọn nhãn bằng cách nhấn đôi vào tên nhãn.
Gắn nhãn cho hộp thư đi
Sau khi hoàn thành, hãy kiểm tra thư đã gửi của bạn để xem Nhãn đã được gắn như dưới đây chưa nhé!
Nhãn trong hộp thư đi
+ Bước 4: Di chuyển nhãn
Thực hiện tương tự như việc gắn nhãn cho hộp thư đến. Sau khi bạn nhấp chọn vào biểu tượng nhãn, bạn có thể chọn nhãn khác cho thư của mình theo ý muốn.
Di chuyển nhãn
Nhãn của bạn đã được chuyển từ nhãn Công việc sang nhãn khác.
- Cách thay đổi tên và màu sắc cho nhãn
+ Bước 1: Sửa tên nhãn
Trong cột bên trái của màn hình Gmail, di chuột đến nhãn bạn muốn sửa tên > Bấm vào biểu tượng ba chấm > Chọn Chỉnh sửa > Nhập tên mới cho nhãn > Bấm Lưu.
Sửa tên nhãn
+ Bước 2: Đổi màu sắc cho nhãn
Trong cột bên trái của màn hình Gmail, di chuột đến nhãn bạn muốn thay đổi màu sắc > Bấm vào biểu tượng ba chấm > Chọn Màu nhãn > Chọn màu sắc mới cho nhãn.
Thay đổi màu sắc của nhãn
Nhãn của bạn đã được thay đổi từ màu xanh sang màu đỏ.
Thay đổi màu sắc của nhãn
- Cách ẩn và xóa nhãn
+ Bước 1: Ẩn nhãn
Tại màn hình chính của Gmail, chọn Cài đặt ở góc phải trên cùng > Chọn Xem tất cả tùy chọn Cài đặt > Chọn Nhãn > Hiển thị các nhãn của bạn, sau đó bạn có thể ẩn nhãn theo ý muốn.
Ẩn nhãn trong Gmail
Nếu muốn hiện lại nhãn đã ẩn, bạn thực hiện lại thao tác ẩn nhãn > Chọn Hiển thị lại nhãn đã ẩn.
+ Bước 2: Xóa nhãn
Bạn có thể thực hiện lại những thao tác quen thuộc như đã hướng dẫn. Trên cột bên trái của màn hình Gmail, di chuột đến nhãn mà bạn muốn xóa > Bấm vào biểu tượng ba chấm > Chọn Xóa nhãn.
Xóa nhãn trên Gmail
Nhãn vừa xóa sẽ không còn xuất hiện trong cột bên trái nữa.
3. Hướng dẫn sử dụng Tab để sắp xếp, phân loại email trên Gmail
- Cách tắt Tab
+ Bước 1: Tắt Tab
Bạn chỉ cần chọn Cài đặt > Chọn Xem tất cả tùy chọn Cài đặt > Chọn Hộp thư đến > Tại Danh mục, để vô hiệu hóa Tab, bạn nhấp chọn ô tương ứng > Chọn Lưu thay đổi ở cuối trang.
Tắt Tab
Tab Quảng cáo sẽ không còn hiển thị trên trang chính của Gmail.
Tab sẽ biến mất khỏi Gmail
+ Bước 2: Bật lại
Để bật lại tab, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như khi tắt tab > Bấm chọn vào tab bạn muốn bật lại. Tab đã bị tắt sẽ hiện trở lại trên màn hình của bạn.
- Hiển thị tin nhắn được đánh dấu sao từ Tab
Hiển thị tin nhắn được đánh dấu sao cũng dễ dàng như việc tắt tab. Bạn chỉ cần chọn Cài đặt > Chọn Xem tất cả tùy chọn Cài đặt > Chọn Hộp thư đến > Tại mục Danh mục, nhấp chọn vào Thư được đánh dấu sao > Chọn Lưu thay đổi ở cuối trang.
Thư được đánh dấu sao trong Gmail
4. Cách lưu trữ tin nhắn và tập tin cũ trên Gmail
- Cách lưu trữ tin nhắn
Tại màn hình chính của Gmail > Chọn một thư muốn lưu trữ > Bấm vào biểu tượng Lưu trữ.
Lưu trữ tin nhắn trên Gmail
Sau khi đã lưu trữ, tin nhắn sẽ không còn hiển thị trên màn hình chính nữa.
- Cách tìm kiếm tin nhắn đã lưu trữ
Dùng khung tìm kiếm Gmail để tìm thư đã lưu trữ. Chỉ cần nhập thông tin vào khung tìm kiếm, tất cả thư, kể cả thư đã lưu trữ, sẽ xuất hiện.
Tìm kiếm thư đã lưu trữ trong Gmail
- Cách hủy lưu trữ tin nhắn
Trong cột bên trái của màn hình, di chuột đến Danh sách mở rộng > Chọn Tất cả thư > Chọn Thư muốn hủy lưu trữ > Chọn Chuyển về Hộp thư đến.
Chuyển thư đã lưu trữ trở lại Hộp thư đến
Như vậy, thư của bạn đã được trả về Hộp thư đến.
Hy vọng bài viết này giúp bạn sắp xếp và phân loại thư trong Gmail. Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn thành công!
