Buzz
Tài liệu PowerPoint siêu nhẹ giúp bạn dễ dàng chia sẻ và tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách nén file PowerPoint để làm cho dung lượng slide trở nên hiệu quả.
1. Sử dụng công cụ nén file PowerPoint trực tuyến
Bước 1: Truy cập trang web https://www.wecompress.com/en/
Kế tiếp, bạn bấm vào biểu tượng dấu (+) để tải lên file PowerPoint.
Sau đó, bạn chọn file cần nén (1) => nhấn Mở (2).
Bước 2: Khi quá trình chuyển đổi thành công, hãy bấm vào Tải về để lưu xuống máy.
Bước 3: Sau khi tải về file PowerPoint đã được nén, kiểm tra và so sánh file để đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra là đã thành công.
2. Đổi định dạng file PowerPoint từ PPT sang PPTX
PPT là định dạng cũ của PowerPoint, trong khi PPTX là định dạng mới áp dụng từ Office 2007 trở lên. Định dạng PPTX mang lại nhiều ưu điểm, đặc biệt là khả năng nén file PowerPoint để giảm kích thước.
Bước 1: Bạn mở file PowerPoint và nhấp vào menu Tệp.
Tiếp theo, bạn chọn menu Lưu Dưới Dạng (1) => Duyệt (2).
Bước 2: Bạn chọn đường dẫn lưu file (1) => chọn Loại file lưu là PowerPoint presentation (*.pptx) (2) => đặt tên mới cho file (3) => Lưu (4).
Bước 3: Khi đã hoàn tất lưu file ở định dạng PPTX, bạn hãy so sánh dung lượng của 2 file để thấy rằng file PowerPoint PPTX có dung lượng nhỏ hơn so với file PPT.
3. Tối ưu hóa kích thước ảnh trước khi lưu với tính năng Nén Hình Ảnh
Bước 1: Bạn mở file PowerPoint cần nén và thực hiện Lưu Dưới Dạng theo Bước 1 ở phần hướng dẫn trước.
Tiếp theo, bạn click vào Tools (1) => Compress Pictures… (2).
Bước 2: Bạn chọn tùy chọn nhỏ nhất là E-mail (96dpi) (1) => OK (2).
Bước 3: Bạn đặt tên mới cho file (1) => Lưu (2).
Bước 4: Bạn hãy kiểm tra và so sánh file PowerPoint trước và sau khi nén. Nếu file sau khi nén có dung lượng nhỏ đi là thành công.
4. Tối ưu hóa ảnh trước khi thêm vào PowerPoint
Trước khi chèn ảnh vào PowerPoint, hãy xử lý hình ảnh cần chèn bằng cách sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh hoặc công cụ nén ảnh trực tuyến để tối ưu hóa file ảnh một cách tốt nhất. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Photoshop, Paint, Snagit... để giảm độ phân giải (Kích thước) và mật độ điểm ảnh (ppi - pixel per inch) một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo hướng dẫn nén ảnh đã được trình bày trong các bài viết trước đó trên trang Mytour
3 Phương pháp nén ảnh, giảm dung lượng ảnh một cách hiệu quả
Cách giảm dung lượng ảnh hàng loạt nhanh nhất
Cách giảm dung lượng file PNG, nén file PNG
5. Thêm ảnh thông qua menu Chèn trong PowerPoint
Để thêm ảnh và video một cách nhanh chóng, thường chúng ta sử dụng lệnh Sao Chép/Dán (Ctrl + C và Ctrl + V). Tuy nhiên, cách làm này có thể làm tăng kích thước file PowerPoint vì ảnh và video được chèn trực tiếp giữ nguyên thuộc tính gốc.
Bước 1: Bạn nhấp vào vị trí muốn chèn liên kết (1) => Chèn (2) => Liên Kết (3) => Liên Kết (4).
Bước 2: Chọn Tồn Tại - Tập Tin hoặc Trang Web (1) => chọn file ảnh, video (2) => OK (3).
6. Tạo liên kết ảnh, video gián tiếp trong PowerPoint
Nếu ảnh, video minh họa quá lớn, nên chèn liên kết bên ngoài để giảm dung lượng file PowerPoint. Thực hiện như sau:
7. Hướng dẫn chèn liên kết ảnh, video một cách thông minh trong PowerPoint
Nếu bạn muốn giảm dung lượng file PowerPoint, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấp chuột tại vị trí muốn chèn liên kết (1) => Chèn (2) => Liên kết (3) => Liên kết (4).
Bước 2: Chọn Tồn tại - Tập tin hoặc Trang web (1) => chọn file ảnh, video (2) => OK (3).
8. Tối ưu hóa dung lượng bằng cách tắt nhúng font trong PowerPoint
Bước 1: Nhấp vào Tệp.
Bước 2: Chọn mục Tùy chọn.
Bước 3: Chọn Lưu (1) => bỏ chọn Nhúng font trong tệp (2) => OK (3).
8. Vô hiệu hóa tính năng tự động lưu (AutoRecover)
Chức năng AutoRecover thường xuyên làm chúng ta có thể khôi phục tài liệu sau khi gặp sự cố như mất điện. Tuy nhiên, tính năng này có thể làm tăng kích thước của file PowerPoint bằng cách tạo ra các bản sao lưu thường xuyên. Nếu bạn thường xuyên lưu tài liệu thủ công, bạn có thể tắt chức năng này.
Hướng dẫn mở Tùy chọn như đã hướng dẫn ở Bước 6 (Bước 1, Bước 2). Sau đó, chọn Lưu (1) => bỏ chọn Lưu thông tin AutoRecover mỗi... phút (2) => nhấn Đồng ý (3).
9. Xóa các thông tin và thuộc tính không cần thiết trong tài liệu PowerPoint
Bước 1: Bạn nhấp chuột vào thực đơn File.
Sau đó, chọn Thông tin (1) => Kiểm tra vấn đề (2) => Điều tra Tài liệu (3).
Bước 2: Đánh dấu tích vào tất cả các mục (1) => nhấn Điều tra (2).
Bước 3: Sau khi kiểm tra hoàn tất, nhấp chuột vào Loại bỏ Tất cả trong mục Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân.
Sau đó, nhấp vào Đóng để tắt cửa sổ.
10. Tắt chức năng lưu hình ảnh xem trước
Bước 1: Bạn bấm vào thực đơn Tệp.
Sau đó, chọn mục Thông tin (1) => Tính năng (2) => Chọn Tính năng Nâng cao (3).
Bước 2: Nhấp vào mục Tóm tắt (1) => hủy chọn mục Lưu hình xem trước (2) => nhấn Đồng ý (3).
11. Nén tập tin PowerPoint bằng WinRAR, 7-Zip
Phương pháp này rất hữu ích khi bạn muốn nén nhiều tập tin PowerPoint và giảm kích thước của chúng đáng kể. Đối với phần mềm WinRAR, 7-Zip, thực hiện như sau:
Bước 1: Click chuột phải vào tập tin PowerPoint (1) => Thêm vào lưu trữ... (2).
Bước 2: Chọn định dạng là RAR (1). Trong Phương pháp nén (2) bạn chọn Tốt nhất (3) => Đồng ý (4).
Với những gợi ý chia sẻ trong bài viết, bạn có thể giảm kích thước file PowerPoint một cách hiệu quả và thuận lợi khi chia sẻ. Chúc các bạn thành công!
